ADVIES (A21.007) van de CGR op het verzoek van [X] op 28 oktober 2021 uit hoofde van artikel 2.5.1 van het Reglement Naleving geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de Keuringsraad.

1. Het verzoek

[X] is een onafhankelijk congresbureau voor de medische sector en organiseert wetenschappelijke nascholingen en congressen en ondersteunt daarnaast medische werkgroepen en verenigingen.

[X] heeft het voornemen een nascholing te organiseren op de locatie Kasteel De Vanenburg in Putten. Hier wil zij van een vrijdagmiddag tot en met de volgende zaterdagochtend casuïstiekbesprekingen houden voor [artsen Y] en wellicht ook andere voorschrijvers. Voor in specifieke aandachtsgebieden gespecialiseerde [artsen Y] heeft [X] al vaker casuïstiekbesprekingen georganiseerd. Tijdens zo’n bijeenkomst kunnen maximaal 20 behandelaars, in een ronde tafel setting, met elkaar discussiëren over de te volgen strategie, bij door de deelnemers ingebrachte patiënten casuïstiek met uiteenlopende problematiek. De cursusleiding bestaat uit medisch specialisten met veel expertise op hun vakgebied, die ook vaak als spreker optreden. Deze formule bestaat al lange tijd met veel succes binnen de [zorg Z] waar de jaarlijkse ‘[bijeenkomst A]’ inmiddels een begrip is onder [ziekte Z] behandelaars. [X] hoopt een dergelijke traditie ook te kunnen opbouwen binnen andere gebieden. Vergunninghouders die mogelijk willen sponsoren, twijfelen echter of Kasteel De Vanenburg in overeenstemming is met de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (hierna: Gedragscode) en als ‘passende locatie’ in de betekenis van artikel 6.4.1 onder d van de Gedragscode kan worden aangemerkt.

De voorwaarde om deel te mogen nemen is dat alle deelnemers vooraf een interessante casus insturen. Doelstellingen voor de bijeenkomst zijn kleinschaligheid, diepgang en zelfwerkzaamheid van de deelnemers, ondersteund door een enthousiaste cursusleiding. Van de deelnemers wordt verwacht dat zij vooraf een casuspresentatie aanleveren en het gehele programma actief zullen bijwonen. Omdat gemiddeld 25-30 minuten nodig is per casus, wordt het programma over twee dagen verdeeld met een overnachting en een diner. Omdat het allemaal specialisten zijn met eenzelfde aandachtsgebied, vindt men het ook prettig en nuttig om elkaar weer te spreken en helpt het om een mooie rustige omgeving te kiezen. Men is al druk en de keuze van de locatie speelt dan ook mee. De extra kosten voor overnachting en diner, worden echter grotendeels door de deelnemers zelf bekostigd. Er wordt namelijk een eigen bijdrage van € 200,- per persoon gevraagd. Deelname is inclusief overnachting, ontbijt, diner en lunch. Voor de bijeenkomst wordt accreditatie aangevraagd bij de [wetenschappelijke vereniging B]. Er is een begroting bij de aanvraag gevoegd, waaruit blijkt dat de totale arrangementskosten voor het verblijf € 250,00 per persoon bedragen:
Lunch: € 25,-
Diner: € 42,-
Dranken: € 15,- (nacalculatie)
Voor het overige bestaat het arrangement uit kosten voor de overnachting, koffie/thee en zaalhuur.

2. Het oordeel van de CGR

Op grond van artikel 6.4.1 van de Gedragscode dienen vergunninghouders er zorg voor te dragen dat bij het verlenen van gastvrijheid aan beroepsbeoefenaren in het kader van bijeenkomsten en manifestaties deze gastvrijheid a. beperkt blijft tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor de deelname aan de bijeenkomst of manifestatie, b. strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst of manifestatie beoogde doel en c. zich niet uitstrekt tot anderen dan de beroepsbeoefenaren. Bovendien dient d. de bijeenkomst/manifestatie plaats te vinden op een passende locatie.

In de toelichting bij dit laatste onderdeel staat het volgende:
“Ten aanzien van de locatie van de bijeenkomst/manifestatie bepaalt artikel 6.4.1, laatste alinea dat deze dient plaats te vinden op een passende locatie, waarmee wordt beoogd dat gastvrijheid bescheiden wordt gehouden en uitwassen worden voorkomen. Dit kan zowel een fysieke locatie zijn als een virtuele locatie, zoals bij online nascholing. Getoetst wordt of de locatie:
a. qua uitstraling en faciliteiten ondergeschikt is aan het hoofddoel van de bijeenkomst/manifestatie en
b. qua geografische ligging objectief gerechtvaardigd is.

Een locatie is qua uitstraling en faciliteiten ondergeschikt aan het hoofddoel van de bijeenkomst/manifestatie indien deze niet dermate aantrekkelijk is dat aannemelijk is dat de locatie op zichzelf de reden vormt voor de beroepsbeoefenaar om aan de bijeenkomst/manifestatie deel te nemen (bijvoorbeeld een sterrenrestaurant of een luxe resort). Een locatie met een (zeer) luxe uitstraling (bijvoorbeeld een kasteeltje of landgoed) met uitgebreide faciliteiten, zal niet snel passend zijn voor een wetenschappelijke bijeenkomst.”

In het onderhavige geval betreft de locatie een kasteel en de vraag is in hoeverre er sprake is van een locatie met een (zeer) luxe uitstraling en uitgebreide faciliteiten. Het landgoed heeft weliswaar een luxe uitstraling, maar er is geen sprake van uitgebreide faciliteiten. Zo is er geen wellness afdeling of een fitnessruimte en ook buitenactiviteiten als golf behoren niet tot de mogelijkheden. Het restaurant van Kasteel De Vanenburg is niet bekroond met speciale onderscheidingen. Bovendien zijn in het programma van de nascholing geen ontspannende elementen opgenomen en is daar ook geen ruimte voor ingepland binnen de tijdsindeling. De Keuringsraad kan zich vinden in de onderbouwing van de keuze voor een rustige locatie als Kasteel De Vanenburg.

De geografische ligging van Kasteel De Vanenburg in Putten is centraal in Nederland en daarmee voldoende objectief gerechtvaardigd.

De adviesvraag richt zich in dit geval specifiek op de locatie, maar de vraag of deze passend is, kan niet geheel los worden gezien van de andere voorwaarden uit artikel 6.4.1 van de Gedragscode. Conform artikel 6.4.1 onder a. blijven de gastvrijheidskosten beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor deelname, nu er geen maaltijden van meer dan € 75, – worden geserveerd en – ervan uitgaande dat accreditatie wordt verleend en daarmee sprake is van een wetenschappelijke bijeenkomst – de totale gastvrijheidskosten conform artikel 6.4.6 van de Gedragscode onder € 500,- blijven (en tevens voor meer dan 50 % door de beroepsbeoefenaren zelf worden betaald). Bovendien staan de gastvrijheidskosten in relatie tot de duur van de bijeenkomst.

Gelet op het bij de aanvraag gevoegde programma blijft de gastvrijheid conform artikel 6.4.1 onder b. tevens beperkt tot het met de bijeenkomst beoogde doel; het grootste deel van de voor de bijeenkomst ingeruimde tijd wordt besteed aan wetenschappelijke onderdelen en pauzes vormen logische onderbrekingen van het programma.

Tot slot nemen uitsluitend beroepsbeoefenaren deel, waarmee tevens wordt voldaan aan artikel 6.4.1 onder c.

Gezien het bovenstaande luidt het advies onder de in de aanvraag geschetste omstandigheden positief.

3. De kosten

De aan deze adviesaanvraag verbonden kosten zullen separaat aan [X] in rekening worden gebracht.