ADVIES (AA20.002) van de Codecommissie op het verzoek van [mevrouw Y] namens [X] (een onderdeel van [bedrijf Z]), nader te noemen verzoekster, op de voet van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter van de Codecommissie.
De Codecommissie heeft kennis genomen van de adviesaanvraag met bijlagen van 20 januari 2020 en de aanvullende e-mailcorrespondentie.

1. Het verzoek

1.1 Op [een dag in 2020] vindt in het Thon Hotel te Brussel (België) een samenkomst plaats onder de titel “[A]”. Dit betreft een multi-stakeholder samenkomst, geïnitieerd en bekostigd door verzoekster, waarbij experts uit de gehele EU op [vakgebied B] bijeengebracht worden. Het doel van het initiatief is bewustwording creëren wat de impact is van [ingreep C] op patiënten, support networks, gezondheidszorg systemen en op de gehele maatschappij. Het overkoepelende doel is om gezamenlijk tot een in de EU afgestemde visie en leidraad te komen om de zorg rondom, en de uitkomst van, [management D] voor patiënten te verbeteren. De samenkomst is een onderdeel van een gefaseerd project dat in 2019 en 2020 loopt. Op [een dag in 2019] was er een eerste multi-stakeholder bijeenkomst in Brussel, waaruit een rapport E] is ontstaan, waarin het huidige [ingreep C] landschap en de policy aanbevelingen zijn verwoord. In de samenkomst [A] zal een en ander verder worden afgestemd met multi-stakeholders om zodoende tot vervolgstappen te kunnen komen.

1.2 Bij de bijeenkomst [in 2019] zijn geen Nederlandse stakeholders aanwezig geweest. Omdat de Nederlandse stakeholders in de visie van verzoekster een groot belang hebben bij het meedenken omtrent een juist [management D] beleid op EU-gebied en een belangrijke bijdrage aan ervaringen en kennis kunnen meegeven tijdens deze bijeenkomst, wenst verzoekster de kaders voor deelname van deze groep van beroepsbeoefenaren (physicians en pharmacists) en niet-beroepsbeoefenaren (PAG, ziekenhuisbestuurders, policy makers) helder te krijgen.

1.3 Verzoekster stelt in haar aanvraag dat de inhoud van de bijeenkomst informatief is. Op geen enkele manier zullen producten worden gepresenteerd, besproken of vermeld. Doel is het hele [management D] in kaart te brengen. Daarbij zullen wel alle ziektebeelden, waarbij [ingreep C] een belangrijk en intensief onderdeel van de behandeling vormt, benoemd worden. De sprekers zijn geselecteerd uit verschillende EU-landen en zij beschikken over diverse expertises. De sprekers zullen geen presentaties gebruiken tijdens de meeting; enkel het (eerder genoemde) rapport zal worden gepresenteerd. Er zijn geen Nederlandse sprekers voorzien in het programma.

1.4 De samenkomst [A] start om 10.30 uur met een introductie video en een inleiding. Vervolgens zal het onder 1.1 bedoelde [rapport E] worden gepresenteerd, waarna tussen 11.10 uur en 12.50 uur een aantal thematische paneldiscussies zullen plaatsvinden, ten behoeve van welke thema’s steeds enkele deskundige sprekers in het panel zullen plaatsnemen. De samenkomst wordt, nadat de resultaten van de dag zullen zijn samengevat en conclusies zullen zijn getrokken, om 13.00 uur afgesloten met een eenvoudige lunch.

1.5 Verzoekster streeft naar 50 deelnemers, komende uit meer dan 15 verschillende EU-landen. Voor een optimale verdeling wordt 25% HCP (artsen/apothekers), 25% PAG’s, 25% policy makers en 25% overige stakeholders (incl. gezondheidseconomen) aangehouden.
Verzoekster is voornemens om de in een bijlage bij haar aanvraag genoemde (16) personen te benaderen voor deelname en het leveren van input c.q. het meepraten tijdens de meeting. Het betreft 5 PAG’s, 1 policy maker, 2 health economists, 4 HCP’s (artsen/apothekers), 1 vertegenwoordiger van een [instelling F], 2 bestuurders/adviseurs van een ziekenhuis en 1 zorgverzekeraar.

1.6 Verzoekster is voornemens alle algemene kosten van de bijeenkomst voor haar rekening te nemen. Voorts wil zij per deelnemer gastvrijheid aanbieden. De daarmee gemoeide kosten worden door haar begroot op € 80,00 per deelnemer. In dat bedrag is begrepen: huur meeting ruimte, AV apparatuur, meeting materialen (papier, pen, water op tafel, koffiemachine) en catering (koffie/thee en een simpele sandwich lunch). Van de deelnemers wordt geen eigen bijdrage verlangd.
Verzoekster wijst erop dat de uitnodiging in beginsel niet voorziet in een vaste extra vergoeding voor overnachting of reiskosten. Zij wil evenwel de mogelijkheid bieden aan Nederlandse deelnemers – wanneer dit te rechtvaardigen en noodzakelijk is – reiskosten te vergoeden (geschatte kilometervergoeding op basis van € 0,19 per kilometer Amsterdam-Brussel 76 euro + eventuele parkeerkosten) of treinkosten (Amsterdam-Brussel: € 164,00 + eventuele taxikosten (geschat op € 30,00).

1.7 Verzoekster vraagt advies over de geoorloofdheid van haar voornemen in het licht van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (nader: de Gedragscode). Zij stelt in dat verband de volgende (hier en daar enigszins geparafraseerde) vragen:
a) wordt deze meeting qua inhoud gelijkgesteld met een wetenschappelijk programma volgens de CGR-code?
b) wat zijn limieten en acceptabele onkostenvergoedingen voor deelnemers vanuit Nederland?
c) is de voorgestelde gastvrijheid van € 80,00 per persoon acceptabel om aan te bieden aan alle deelnemers?
d) is de voorgestelde gastvrijheid in verband met reiskosten en overnachting te rechtvaardigen voor de beroepsbeoefenaren c.q. niet-beroepsbeoefenaren? Zo neen, welke gastvrijheid is wel/niet acceptabel en welke limieten dienen er per groep maximaal aangehouden te worden? Wordt hierbij onderscheid gemaakt voor de niet-beroepsbeoefenaren? Welke criteria worden acceptabel geacht indien een deelnemer
kampt met beperkingen door ziekte? Extra overnachting? Is vergoeding voor deze kosten door verzoekster (ongeacht eventuele maximale limieten) acceptabel, nu PAG’s vaak niet in staat zijn om deze financiële bijkomende kosten op zich te nemen?
e) Is, indien voor de deelnemers (beroepsbeoefenaren en niet-beroepsbeoefenaren) enkel € 80,00 betaald wordt aan gastvrijheid, een contract noodzakelijk? Is dit anders indien aan de betrokken deelnemer ook overnachtings- en/of reiskosten worden vergoed?
f) Rapportage van ToV in het transparantie register is normaliter enkel noodzakelijk voor beroepsbeoefenaren die een contract (inclusief overnachting) hebben. Zijn er op basis van deze meeting nog andere rapportages waar rekening mee moet worden gehouden?

De antwoorden op die vragen zullen hierna aan de orde komen en ook aan het slot van dit advies concreet worden weergegeven.

2. De beoordeling

2.1 De Codecommissie stelt voorop dat het onderhavige oordeel alleen betrekking heeft op de deelname door Nederlandse (niet-) beroepsbeoefenaren aan de door verzoekster geïnitieerde samenkomst.

2.2 Alvorens de onder 1.7 gestelde vragen van verzoekster te kunnen beantwoorden moet het volgende onder ogen worden gezien.

2.3 In artikel 1.2 van de Gedragscode is bepaald dat de Gedragscode normen stelt aan activiteiten die te maken hebben met een verantwoorde gang van zaken bij de omgang tussen vergunninghouders en beroepsbeoefenaren, zorgprofessionals, patiëntenorganisaties en andere betrokkenen en die direct of indirect invloed hebben op het voorschrijven, ter hand stellen en/of gebruiken van geneesmiddelen. Daarbij kan het gaan om het verstrekken van algemene informatie over geneesmiddelen, het verlenen van gastvrijheid tijdens een bijeenkomst of manifestatie, het verstrekken van/vragen om premies of voordelen in geld of natura, het verstrekken van monsters van geneesmiddelen en marktonderzoek inzake het gebruik van geregistreerde geneesmiddelen.

2.4 Uit de adviesaanvraag volgt dat verzoekster voornemens is voor de door haar geïnitieerde samenkomst zowel beroepsbeoefenaren als een gemêleerd gezelschap aan niet-beroepsbeoefenaren uit te nodigen. Voor het aangaan van een financiële relatie met leden uit de eerste groep geldt zonder meer dat die relatie onder de werkingssfeer van de Gedragscode valt. Datzelfde geldt ten aanzien van de personen uit de groep niet-beroepsbeoefenaren, voor zover zij met zoveel woorden in artikel 1.2 van de Gedragscode worden genoemd. Ten aanzien van andere, niet expliciet in artikel 1.2 van de Gedragscode genoemde personen, geldt dat dient te worden nagegaan of zij zijn aan te merken als “andere betrokkenen die direct of indirect invloed hebben op het voorschrijven, ter hand stellen en/of gebruiken van geneesmiddelen”. Indien die vraag ontkennend wordt beantwoord, leidt dat tot de conclusie dat ten aanzien van de voorgenomen financiële relatie met die personen de Gedragscode niet van toepassing is, terwijl – in het geval aan die personen inderdaad directe of indirecte invloed op het voorschrijven, ter hand stellen en/of gebruiken van geneesmiddelen moet worden toegedicht – de bepalingen van de Gedragscode wél van toepassing zijn.

2.5 Uit de toelichting op artikel 6.5.2 van de Gedragscode volgt dat bij de hiervoor bedoelde groep niet-beroepsbeoefenaren kan worden gedacht aan zorgverleners die bij het verstrekken van geneesmiddelen zijn betrokken maar geen bevoegdheid hebben geneesmiddelen voor te schrijven of af te leveren, zoals praktijkondersteuners, zorgprofessionals die zijn betrokken bij diagnosestelling, onderzoekers, bestuurders van zorginstellingen, zorggroepen of zorgverzekeraars en aan vertegenwoordigers van patiëntenorganisaties. Naar het oordeel van de Codecommissie is er voldoende grond om de door verzoekster genoemde, voor deelname te benaderen niet-beroepsbeoefenaren – voor zover niet reeds expliciet in artikel 1.2 Gedragscode genoemd – vanwege hun nauwe betrokkenheid bij de behandeling van aandoeningen waarbij [management D] een rol speelt, als personen met directe of indirecte invloed op het voorschrijven, ter hand stellen en/of gebruiken van geneesmiddelen aan te merken. Er is dan ook geen, althans onvoldoende, grond om te oordelen dat de Gedragscode op de met deze personen aan te knopen financiële relatie niet van toepassing te achten.

2.6 Nu is vastgesteld dat het onderhavige voornemen van verzoekster, zowel ten aanzien van beroepsbeoefenaren als ten aanzien van niet-beroepsbeoefenaren, onder de werkingssfeer van de Gedragscode valt, komt aan de orde de vraag of de voorgenomen financiële relatie kwalificeert als gunstbetoon. Immers, gunstbetoon is verboden, tenzij wordt beantwoord aan de gedragsregels van Hoofdstuk 6 van de Gedragscode. Daarbij gelden voor beroepsbeoefenaren de specifieke bepalingen van de paragrafen 6.2 tot en met 6.4 van de Gedragscode en voor de niet-beroepsbeoefenaren de bepalingen van paragraaf 6.5.
De Codecommissie zal die twee groepen van deelnemers aan de samenkomst daarom hierna apart bespreken.

Ten aanzien van de beroepsbeoefenaren

2.7 De Codecommissie heeft in de door verzoekster verstrekte gegevens onvoldoende raakpunten aangetroffen om de onderhavige door verzoekster geïnitieerde samenkomst te kwalificeren als een bijeenkomst als bedoeld in artikel 6.4.5 van de Gedragscode of als een manifestatie als bedoeld in artikel 6.4.7 van de Gedragscode. Deze samenkomst onderscheidt zich namelijk van de bijeenkomst of manifestatie door de actieve inbreng die van de deelnemers wordt gevraagd om tot een in de EU afgestemde [management D] visie en leidraad te komen. De samenkomst kwalificeert daardoor als een samenkomst in het kader van een dienstverleningsovereenkomst in de zin van artikel 6.3.4 Gedragscode.
Het gevolg daarvan is dat ten aanzien van de beroepsbeoefenaren zal dienen te worden beoordeeld of wordt voldaan aan de specifiek voor deze beroepsbeoefenaren geldende bepalingen van paragraaf 6.3 van de Gedragscode.

2.8 Artikel 6.3.1 van de Gedragscode bepaalt dat dienstverlening verricht door een beroepsbeoefenaar in opdracht van een vergunninghouder van belang dient te zijn voor de uitoefening van de geneeskunst, de farmacie, de tandheelkunst, de verpleegkunst of de verloskunst, dat vergunninghouders er zorg voor dragen dat de honorering van beroepsbeoefenaren – ongeacht of dat geschiedt in geld of in natura – voor de verleende diensten in een redelijke verhouding staat tot de door de beroepsbeoefenaren geleverde prestaties en dat met de verleende diensten geen andere binding tussen vergunninghouders en beroepsbeoefenaren ontstaat dan direct verband houdend met de verleende dienst.

2.9 De Codecommissie heeft in de aanvraag van verzoekster geen indicatie(s) aangetroffen die dienen te leiden tot het oordeel dat in strijd met artikel 6.3.1 wordt gehandeld. Met verzoekster is de Codecommissie van oordeel dat met de deelname van de beroepsbeoefenaar aan de onderhavige samenkomst, waarbij van hem/haar wordt verlangd vanuit zijn/haar kennis en ervaring input te leveren c.q. mee te praten en aldus een bijdrage te leveren aan het met de samenkomst beoogde doel om binnen de EU tot een afgestemde visie en leidraad inzake [management D] te komen, een belang als bedoeld in artikel 6.3.1 Gedragscode wordt gediend.

2.10 Artikel 6.3.3 van de Gedragscode bepaalt dat de te betalen tegenprestatie in redelijke verhouding dient te staan tot de te verrichten werkzaamheden. Daarbij geldt dat de werkelijk gemaakte kosten voor vergoeding in aanmerking komen en dat een vergoeding op zijn plaats is voor de tijd die de beroepsbeoefenaar (naar redelijke schatting aan de betrokken werkzaamheden) heeft besteed (en wel tegen een redelijk uurtarief).

2.11 Uit de aanvraag van verzoekster blijkt dat de deelnemers aan de samenkomst geen vergoeding voor de door hen te besteden tijd zullen ontvangen maar dat eventueel alleen gemaakte (reis-)kosten – en onder omstandigheden – hotelkosten zullen worden vergoed.

2.12 Uit artikel 6.3.3 onder a van de Gedragscode (juncto 7:406 BW) volgt dat de dienstverlener recht heeft op vergoeding van gemaakte, redelijke kosten. Met betrekking tot de onkosten in relatie tot dienstverlening, kan onderscheid worden gemaakt tussen gemaakte reiskosten en de kosten omtrent het verblijf (diner en overnachting). Uitgangspunt daarbij behoort te zijn dat de onkosten binnen redelijke perken dienen te blijven.

2.12a. Verzoekster is voornemens – in de gevallen dat dit te rechtvaardigen is en noodzakelijk wordt bevonden – reiskosten te vergoeden. Daarbij wenst zij uit te gaan van een bedrag van € 0,19 per kilometer + eventuele parkeerkosten bij gebruik van eigen vervoer en in het geval van gebruikmaking van openbaar vervoer van de kosten van een treinticket + eventuele taxikosten. De Codecommissie is van oordeel dat deze vergoedingen als vallend binnen redelijke perken zijn aan te merken, waarbij zij aantekent dat het door verzoekster genoemde tarief voor een treinretour Amsterdam – Brussel haar hoog voorkomt. Ten aanzien van vergoeding van kosten van treinkosten hanteert zij als regel dat het redelijk is uit te gaan van de daadwerkelijke treinkosten op basis van eerste klasse (ongeacht of er een abonnement is), te vermeerderen met een volledige vergoeding van (eventuele) taxikosten.

2.12b Uit de aanvraag blijkt dat in beginsel geen overnachting voor de deelnemers is voorzien. Verzoekster wil (uitsluitend) voor de deelnemers voor wie de reisafstand te lang is om tijdig de bijeenkomst bij te wonen, dan wel voor wie vanwege eventuele aan een ziekte gelieerde beperkingen voor reizen op een dag gelden, een overnachting in het Thon Hotel (alwaar ook de samenkomst zal plaatsvinden) aanbieden. De daarmee gemoeide kosten bedragen € 195,00 (inclusief ontbijt).
Waar het uitgangspunt is dat de dienstverlener recht heeft op vergoeding van gemaakte, redelijke kosten, kan het naar het oordeel van de Codecommissie onder bijzondere omstandigheden – zoals een, objectief bezien, te grote reisafstand naar de locatie van de samenkomst of medische/lichamelijke beperkingen die verhinderen op de dag van de samenkomst te reizen – gerechtvaardigd zijn ook die kosten aan de deelnemer te vergoeden. Reeds uit de aanvraag volgt dat verzoekster terughoudend om zal gaan met inwilliging van dergelijke verzoeken, zodat erop mag worden vertrouwd dat die kosten alleen door verzoekster zullen worden gedragen in situaties waarin de concrete omstandigheden van het geval zulks rechtvaardigen.

2.12c Verzoekster is voorts voornemens aan de deelnemers aan de samenkomst ‘gastvrijheid te verlenen en de kosten daarvan geheel voor haar rekening te nemen. Zij begroot die kosten op € 80,00 per deelnemer.
In de toelichting op artikel 6.3.3 van de Gedragscode is ten aanzien van de vergoeding van onkosten voor maaltijden vermeld dat als uitgangspunt geldt dat deze binnen redelijke perken dienen te blijven en dat daarvoor (in Nederland) een maximum van € 75,00 per maaltijd (inclusief drank) geldt (vergelijk in dit verband ook de toelichting op artikel 6.4.1 van de Gedragscode waarbij het gaat om de invulling van de norm ‘beperkt blijven tot hetgeen strikt noodzakelijk is’ en daarmee dus bij de invulling van de norm dat de kosten van de gastvrijheid binnen redelijke perken dienen te blijven, in een situatie van bijeenkomsten en manifestaties).
Nu verzoekster in het door haar genoemde bedrag tevens heeft begrepen de kosten voor de huur meeting ruimte, AV apparatuur, meeting materialen en catering, kan worden aangenomen dat voormelde maximumgrens voor het aanbieden van een (eenvoudige) maaltijd niet wordt overschreden.

De samenvattende conclusie uit hetgeen onder 2.12 a t/m c is overwogen, luidt derhalve dat het voornemen van verzoekster wat betreft het door haar dragen van kosten niet strijdig is met de Gedragscode.

2.13 Op grond van het bepaalde in artikel 6.3.4 juncto 6.4.1 van de Gedragscode behoort de samenkomst plaats te vinden op een passende locatie. Waar uit de door verzoekster verstrekte gegevens volgt dat zij deelnemers verwacht uit verscheidene EU-landen, kan de keuze voor de stad Brussel als plaats van samenkomst dan ook als passend worden aangemerkt. Ook het hotel waar de samenkomst zal plaatsvinden en waar – in specifieke gevallen (zie overweging 2.12b) – de deelnemers aan de bijeenkomst zullen verblijven wordt ondergeschikt geacht aan het hoofddoel van de bijeenkomst.

Ten aanzien van de niet-beroepsbeoefenaren

2.14 Ten aanzien van de voor de samenkomst uit te nodigen niet-beroepsbeoefenaren is de als eerste te beantwoorden vraag, te weten of deze niet-beroepsbeoefenaren invloed hebben of kunnen hebben op het voorschrijven, ter hand stellen of gebruik van geneesmiddelen, reeds beoordeeld en bevestigend beantwoord in overweging 2.5.
Dat betekent dat thans aan de hand van de cumulatieve voorwaarden van artikel 6.5.2 van de Gedragscode dient te worden bepaald of de samenkomst al dan niet een kennelijk verkoop bevorderend doel heeft. Indien een dergelijk doel ontbreekt, betekent dit dat de betreffende financiële relatie tussen verzoekster en deze niet-beroepsbeoefenaren op grond van artikel 6.5.1. onder a Gedragscode buiten het begrip gunstbetoon als bedoeld in artikel 3.1 onder j van de Gedragscode valt.

2.15 De Codecommissie is van oordeel dat aan alle in artikel 6.5.2 genoemde (cumulatieve) voorwaarden is voldaan. Zoals reeds onder 2.9 overwogen dient de samenkomst een gezondheidsbelang. Temeer nu verzoekster heeft benadrukt dat tijdens de samenkomst geen geneesmiddelen zullen worden gepresenteerd, besproken of vermeld is er geen grond te veronderstellen dat de relatie de niet-beroepsbeoefenaar direct of indirect zal beïnvloeden de verkoop van geneesmiddelen van verzoekster te bevorderen. Met verzoekster is de Codecommissie van oordeel dat de aanwezigheid van de genoemde (categorieën) niet-beroepsbeoefenaren bij de onderhavige samenkomst alleszins zinvol is voor de beoogde (brede) kennisuitwisseling. De aard en inhoud van de relatie gaan ook niet verder dan noodzakelijk om het met de samenkomst beoogde doel te bereiken. Er is geen reden te veronderstellen dat de relatie leidt tot aantasting van de onafhankelijkheid, betrouwbaar en geloofwaardigheid van de begunstigde noch van andere betrokken partijen en van de sector en voorts geldt dat de in het vooruitzicht gestelde (onkosten-)vergoeding beperkt blijft tot hetgeen strikt noodzakelijk is en ook niet verder gaat dan vergelijkbare relaties met beroepsbeoefenaren. De Codecommissie verwijst daartoe naar hetgeen zij hierboven met betrekking tot die vergoedingen heeft overwogen ten aanzien van de deelnemende beroepsbeoefenaren.

Schriftelijke overeenkomst?

2.16 Verzoekster stelt de vraag of, indien voor de deelnemers (beroepsbeoefenaren en niet-beroepsbeoefenaren) enkel € 80,00 betaald wordt aan gastvrijheid, een contract noodzakelijk is en of dit anders is indien aan de betrokken deelnemer ook overnachtings- en/of reiskosten worden vergoed.

2.17 Bij de beantwoording van voormelde vragen is van belang voor ogen te houden dat de door verzoekster te organiseren samenkomst niet als een bijeenkomst als bedoeld in artikel 6.4.5 en evenmin als een manifestatie als bedoeld in artikel 6.4.7 van de Gedragscode kwalificeert, maar als een overeenkomst van dienstverlening.

Voor dergelijke overeenkomsten bepaalt artikel 6.3.2 (ten aanzien van beroepsbeoefenaren) dat deze – behoudens in het geval de beroepsbeoefenaar in het geheel geen tegenprestatie ontvangt (rechtstreeks of indirect) voor het verlenen van dienstverlening in welke vorm dan ook – met inbegrip van de te verrichten diensten en tegenprestatie, vooraf moeten zijn vastgelegd in één schriftelijke overeenkomst, waarin de doelstelling (omschrijving van de inhoud), uitvoering (waar en wanneer) en de vergoeding (hoeveel uur tegen welk tarief) van de te verlenen dienst helder dienen te zijn omschreven. Op die eis geldt slechts één uitzondering, te weten: de overeenkomst die enkel strekt tot het éénmalig invullen van eenvoudige vragenlijsten dan wel enquêteformulieren. Een dergelijke overeenkomst is hier niet aan de orde, terwijl, nu verzoekster de beroepsbeoefenaar in ieder geval een lunch aan zal bieden en, onder omstandigheden, ook de reis- en/of overnachtingskosten voor haar rekening zal nemen, tegenover de dienstverlening van de beroepsbeoefenaar in ieder geval enige tegenprestatie van verzoekster staat.

Uit het vorenstaande volgt dat de onderhavige dienstverlening (ten aanzien van beroeps-beoefenaren) op de voet van artikel 6.3.2 schriftelijk zal dienen te worden vastgelegd. Voor financiële relaties met niet-beroepsbeoefenaren geldt op grond van het bepaalde in artikel 6.5.2 onder d eenzelfde verplichting tot het schriftelijk vastleggen van de gemaakte afspraken. De (beperkte) omvang van de financiële relatie, waar verzoekster op duidt, maakt zulks niet anders. De Codecommissie tekent daarbij aan dat paragraaf 6.3 geen bepalingen kent ter zake van gastvrijheid. De door verzoekster te dragen kosten (lunch/reis- en in voorkomende gevallen overnachtingskosten voor de deelnemers) dienen dan ook niet als ‘kosten voor gastvrijheid’ te worden aangemerkt maar als (indirecte) vergoeding van de in verband met de dienstverleningsovereenkomst gemaakte ‘werkelijk gemaakte kosten’, op vergoeding waarvan de dienstverlener recht heeft.

Transparantie

2.18 Voorop wordt gesteld dat de transparantieregels uit de Gedragscode (zie Hoofdstuk 7) alleen betrekking hebben op relaties tussen vergunninghouders enerzijds en beroepsbeoefenaren, zorginstellingen en patiëntenorganisaties anderzijds en derhalve niet op (overige) niet-beroepsbeoefenaren.

2.19 Op grond van de bepalingen van Hoofdstuk 7 van de Gedragscode zijn vergunninghouders en de in 2.18 bedoelde (rechts-)personen, overeenkomstig de daarvoor vastgestelde gedragsregels, transparant over hun relaties, die mogelijk kunnen leiden tot belangenverstrengeling. In paragraaf 7.2 van de Gedragscode zijn in dat kader gedragsregels gegeven omtrent openbaarmaking van financiële relaties. Artikel 7.2.1 van de Gedragscode bepaalt vervolgens op welke financiële relaties die gedragsregels van toepassing zijn. In dat artikel is uitdrukkelijk de in artikel 6.3.2 van de Gedragscode bedoelde dienstverleningsovereenkomst genoemd.

2.20 Onder een financiële relatie wordt verstaan het direct of indirect verstrekken van een financiële of op geld waardeerbare vergoeding door een vergunninghouder aan een in Nederland praktiserende beroepsbeoefenaar respectievelijk in Nederland gevestigde patiëntenorganisatie. Die situatie doet zich hier voor. Aan de beroepsbeoefenaren worden immers de werkelijk gemaakte kosten vergoed, te weten: op indirecte wijze de lunchkosten voor alle deelnemers en – in voorkomende gevallen – de kosten van overnachting en op directe wijze – in voorkomende gevallen – de gemaakte reiskosten.

Artikel 7.2.2 van de Gedragscode bepaalt welke gegevens openbaar moeten worden gemaakt en door wie. Daarbij geldt de in de aanhef van dat artikel genoemde voorwaarde dat het totale bedrag dat uit hoofde van een of meerdere financiële relaties tussen een vergunninghouder en een beroepsbeoefenaar, samenwerkingsverband en/of instelling respectievelijk een patiëntenorganisatie hoger is dan € 500,00 per kalenderjaar. Verzoekster zal die gedragsregel in voorkomende gevallen dienen na te leven. Of aan de hiervoor bedoelde voorwaarde wordt voldaan, kan de Codecommissie op basis van de thans aan haar beschikbare gegevens niet beoordelen. Dat zal verzoekster zelf dienen te doen.

2.21 Tot slot vraagt verzoekster nog of er – naast voormelde transparantie rapportage – nog andere rapportages zijn waarmee rekening moet worden gehouden. De Codecommissie toetst verzoeken aan haar (eigen) regelgeving. In het kader daarvan zijn er geen andere rapportages waarmee verzoekster rekening dient te houden.

Samenvattende conclusie

2.22 Gelet op al het vorenstaande geldt dat het advies positief kan luiden op voorwaarde dat verzoekster, zowel ten aanzien van de beroepsbeoefenaren als de niet-beroepsbeoefenaren, de afspraken schriftelijk vastlegt en dat bij vergoeding van kosten van openbaar vervoer aansluiting wordt gezocht bij de prijs voor een trein(retour)kaartje op basis van 1e klasse (ongeacht of sprake is van een abonnement).

2.23 De Codecommissie zal tot slot – volledigheidshalve – de vragen, voor zover voldoende concreet, hierna kort beantwoorden, onder verwijzing naar de relevante overwegingen uit dit advies:

a) wordt deze meeting qua inhoud gelijkgesteld met een wetenschappelijk programma volgens CGR-code?
Antwoord: Neen, de samenkomst geldt als een samenkomst in het kader van een dienstverleningsovereenkomst (zie overweging 2.7)
b) wat zijn limieten en acceptabele onkostenvergoedingen voor deelnemers vanuit Nederland?
Antwoord: de dienstverlener heeft recht op vergoeding van werkelijk gemaakte (reële) kosten, waarbij als uitgangspunt geldt dat de onkosten binnen redelijke perken dienen te blijven (zie overweging 2.12 / vergelijk ook de toelichting op artikel 6.3.3. van de Gedragscode)
c) is de voorgestelde gastvrijheid van € 80,00 per persoon acceptabel om aan te bieden aan alle deelnemers?
Antwoord: Ja, zij het dat die kosten hier worden gekwalificeerd als vergoeding van gemaakte kosten (zie slotzin overweging 2.17).
d) is de voorgestelde gastvrijheid in verband met reiskosten en overnachting te rechtvaardigen voor de beroepsbeoefenaren c.q. niet-beroepsbeoefenaren?
Antwoord: Ja, voor zover de concrete omstandigheden van de betrokken deelnemer daartoe een voldoende rechtvaardiging vormen, in die zin dat de kosten als ‘noodzakelijk’ kunnen worden aangemerkt (zie overweging 2.12b + de kanttekening dat deze kosten niet kwalificeren als ‘gastvrijheid’ maar als vergoeding van ‘werkelijke onkosten’).
e) Is, indien voor de deelnemers (beroepsbeoefenaren en niet-beroepsbeoefenaren) enkel € 80,00 betaald wordt aan gastvrijheid, een contract noodzakelijk? Is dit anders indien aan de betrokken deelnemer ook overnachtings- en/of reiskosten worden vergoed?
Antwoord: Ja, de dienstverlening dient ten aanzien van beroepsbeoefenaren op grond van artikel 6.3.2 van de Gedragscode en ten aanzien van niet-beroepsbeoefenaren op grond van artikel 6.5.2 onder d van de Gedragscode – ongeacht de omvang van de vergoeding voor werkelijk gemaakte onkosten – schriftelijk te worden vastgelegd (zie overweging 2.17).
f) Rapportage van ToV in het transparantie register is normaliter enkel noodzakelijk voor beroepsbeoefenaren die een contract (inclusief overnachting) hebben. Zijn er op basis van deze meeting nog andere rapportages waar rekening mee moet worden gehouden?
Antwoord:
De transparantieregels van Hoofdstuk 7 van de Gedragscode zijn alleen van toepassing op relaties tussen vergunninghouders enerzijds en beroepsbeoefenaren, zorginstellingen en patiëntenorganisaties anderzijds. Op grond van het bepaalde in artikel 7.2.1 gelden de gedragsregels ter zake van openbaarmaking van financiële relaties ook voor dienstverleningsovereenkomsten. Afhankelijk van de vraag of de (onder-)grens van artikel 7.2.2 van de Gedragscode wordt overschreden, zal de financiële relatie openbaar moeten worden gemaakt conform de bepalingen van dat artikel.

2.24 Voor zover in het bovenstaande vragen van verzoekster niet mochten zijn beantwoord dan zijn die vragen (in het licht van het antwoord op een of meer andere vragen) niet relevant (meer) geacht, dan wel zodanig onbepaald dat daarop binnen de kaders van de onderhavige preventieve toets in redelijkheid geen (concreet) antwoord valt te geven. Daarbij dient te worden bedacht dat het slechts de taak is van de Codecommissie om zich te buigen over de verenigbaarheid met de CGR-regelgeving van concrete voornemens van een vergunninghouder.

3. De kosten

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten aan verzoekster separaat in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Amsterdam op 21 februari 2020 door mr. J.A.J. van den Boom, voorzitter.