Op 23 maart 2010 is het volgende advies (A10.014) gegeven.

1. Het verzoek:

X heeft het voornemen om op een donderdag en vrijdag in november 2010 haar jaarlijkse wetenschappelijk congres te houden in Amsterdam, waaraan ook wordt meegewerkt door farmaceutische bedrijven zijnde vergunninghouders in de zin van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame. X presenteert zich als een onafhankelijke netwerkorganisatie van 60 bij haar aangesloten Y-maatschappen. Haar doelstelling is het uitvoeren van multicenter trials op gebied Y voor de farmaceutische industrie, non profit onderzoeksinstituten en klinische researchorganisaties en als partners samen te werken in dit soort projecten.

X organiseert jaarlijks eind november een 2-daags wetenschappelijk congres voor al haar leden, de Nederlandse Y-arts en research professionals. Het totale programma van het X-congres is interessant gemaakt voor het hele research team, dus zowel voor Y-artsen als voor research professionals. Hierbij ligt de nadruk op theoretische en praktische zaken en toekomstige ontwikkelingen binnen (onderzoek in) de Y geneeskunde. Een speciaal parallelprogramma richt zich op de research professionals en locale stafmedewerkers van de research afdelingen en bevat actuele onderwerpen uit de klinische research. Tevens vinden er tijdens het congres enkele (verplichte) onderzoekersbijeenkomsten plaats van lopende X-studies, waarbij er per studie een overzicht gegeven wordt van de stand van zaken m.b.t. inclusie, voortgang etc. Het wetenschappelijke programma zal geclusterd worden met enkele actuele thema’s in de Y-geneeskunde rondom lopende studies, zoals: ziekte A, ziekte B en ziekte C. Ook vindt er elk jaar tijdens het congres een algemene ledenvergadering van X plaats. De programmaopzet voor 2010 zal overeenkomen met die van de afgelopen twee jaar, waarvan het programma bij de aanvraag is gevoegd. Er worden 300 à 450 deelnemers verwacht, in wisselende samenstelling, deels met deels zonder hotelovernachting. De sociale activiteiten worden door X zelf gefinancierd uit de ledencontributie. Van de deelnemers met hotelovernachting zal een eigen bijdrage worden gevraagd van € 250 (van deelnemers die slechts 1 dag aanwezig zijn € 50). Een gespecificeerde kostenbegroting is bij de aanvraag meegestuurd. Daaruit blijkt dat – op een totaalbegroting van € 274.610 – een bedrag van ca. € 224.610 door middel van sponsoring zou moeten worden bekostigd (de post eigen bijdragen van de deelnemers is begroot op € 50.000). In bovengenoemd totaalbedrag zijn onder meer begrepen verscheidene bedragen van in totaal € 96.900 voor reis- en verblijfkosten, dranken en maaltijden. X heeft in vorige jaren steeds accreditatie verkregen en zal ook nu accreditatie aanvragen bij de Vereniging Y, zo stelt zij.

Een sponsor van het congres heeft de volgende opties:
– Plaatsen van een corporate stand in de exhibitie ruimte op beide dagen, waarbij er rekening gehouden dient te worden met reclame-uitingen naar niet beroepsbeoefenaren (research professionals)
– Organiseren van een onderzoekersbijeenkomst (studies in overleg met X)
– Naamsvermelding op congresmaterialen
– Advertentie in het programmaboek (tevens rekening houdend met niet beroepsbeoefenaren)
– Materialen/brochures in de congrestas
– Deelname aan het gehele congres met enkele vertegenwoordigers (inclusief het sociale programma)
– Overnachting op donderdagavond
Aan verzoekster is een aantal vragen gesteld, welke vragen zij in haar e-mailbericht d.d. 15 maart 2010 heeft beantwoord. Daaruit blijkt onder meer het volgende.

Afspraken met sponsors worden door X schriftelijk vastgelegd, waarna bedrijven zelf hun eigen contracten opstellen. In 2009 zijn 206 research professionals als deelnemer geregistreerd, van wie ca. 100 gebruik maakten van de mogelijkheid te overnachten.
Onder research professionals worden verstaan stafmedewerkers werkzaam bij afdelingen Y-geneeskunde en betrokken bij de opzet en de uitvoering van klinisch onderzoek, zoals “research nurses, stafmedewerkers, coördinatoren etc.” Zij nemen deel aan het congres. “Binnen het congres zijn er sessies met gedeelde interesse voor zowel Y-artsen als research professionals, als aparte sessies voor research professionals”, aldus X. Op de vraag of mogelijkerwijs niet-beroepsbeoefenaren aanwezig zijn bij gelegenheden waar reclame voor receptgeneesmiddelen wordt gemaakt, antwoordde X dat een zorgvuldige scheiding wordt gemaakt en sponsors in de algemene ruimte met stands in hun reclame-uitingen rekening houden met de aanwezigheid van niet-artsen. Aan badges herkent men wie arts is en wie niet. Tevens zijn er twee versies van programmaboeken.
Wat de kosten betreft is nadere specificatie gevraagd naar deelnemers resp. sprekers of faculty. Hierop is geantwoord dat de opgegeven kosten betrekking hebben op het gemiddelde van de aanwezige deelnemers. In de begroting is uitgegaan van 400 personen inclusief faculty, deelnemers, sponsors en staf. De samenstelling van de deelnemers wisselt gedurende het congres. De hotelkosten zijn reeds gesplitst, aldus X.

X verzoekt haar voornemens te toetsen aan de Gedragscode Geneesmiddelenreclame en haar daarover te adviseren.

2. Het oordeel van de Codecommissie:

1.
Op het voorgenomen evenement zijn in elk geval (ook) van toepassing de Gedragsregels Sponsoring, waarin sponsoring is gedefinieerd als het door een vergunninghouder verlenen van financiële dan wel anderszins op geld waardeerbare ondersteuning aan (samenwerkingsverbanden van) beroepsbeoefenaren. X, die van vergunninghouders een financiële ondersteuning wil vragen, is een samenwerkingsverband als in de gedragsregels bedoeld. Wel moet hierbij worden aangetekend dat de Gedragsregels Sponsoring niet van toepassing zijn op samenkomsten bedoeld in artikel 12 van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame, te weten bijeenkomsten waarvoor door vergunninghouders gastvrijheid wordt verleend; daarvoor geldt immers bij uitstek de regeling vervat in de ‘Uitwerking Normen Gunstbetoon’ (afgekort UNG).
Ook van laatstgenoemde bijeenkomsten in de zin van artikel 12 is in het aan de commissie voorgelegde geval sprake. X deelt immers mee dat aan de verschillende farmaceutische bedrijven, naast financiële ondersteuning van het congres zelf, apart de mogelijkheid wordt geboden om tijdens het X congres bijeenkomsten voor onderzoekers te organiseren. De commissie zal hieronder allereerst het aspect gunstbetoon behandelen.

2.
De UNG stelt als eisen, onder meer, dat de door vergunninghouders te verlenen gastvrijheid in het kader van samenkomsten binnen redelijke perken moet blijven, ondergeschikt moet zijn aan het hoofddoel van de samenkomst en zich niet mag uitstrekken tot anderen dan de deelnemers aan het inhoudelijke gedeelte van de samenkomst. Elk van deze eisen is in de UNG en de toelichting daarop nader uitgewerkt.
In dit geval is voorzien in het vergoeden van diverse kosten van gastvrijheid aan de deelnemers, die in de bij het verzoek gevoegde begroting als volgt zijn becijferd:
– – –
reis- en vervoerkosten van deelnemers (€ 6.500 na aftrek van vliegticket van een buitenlandse spreker);
een hotelovernachting voor 185 deelnemers (19.900+16.915 = € 36.815);
maaltijden en dranken (€ 40.000);
in totaal derhalve € 83.315.
Hierbij moet worden opgemerkt dat een nader gespecificeerde opgave van kosten, ondanks de vraag daarnaar, niet is overgelegd, zodat de Codecommissie moet afgaan op de kosten zoals die in de aanvankelijk toegezonden begroting zijn vermeld. Anders dan X meedeelt is voor de commissie niet in alle onderdelen duidelijk welke bedragen op deelnemers dan wel op sprekers en/of faculty betrekking hebben, vandaar dat de Codecommissie het moet houden op de drie zojuist genoemde totaalbedragen.
Gelet op de mededelingen van verzoekster dat enkele honderden congresdeelnemers worden verwacht – heel ruw geschat en afgerond 100 beroepsbeoefenaren, de meesten met overnachting, en 200 niet-beroepsbeoefenaren van wie 100 gebruik zullen maken van een hotelovernachting in Amsterdam – zal de Codecommissie van
deze schattingen uitgaan en de geraamde kosten van gastvrijheid relateren aan deze bezoekersaantallen. Daaruit komt globaal het volgende beeld naar voren.
De hiervoor genoemde kosten voor gastvrijheid zijn te schatten op € 40.165 voor de deelnemende beroepsbeoefenaren en € 43.150 voor de overige deelnemers. Na aftrek van de eigen bijdragen zou hiervan voor rekening van de vergunninghouders komen: € 17.665 voor de ca. 100 beroepsbeoefenaren (van wie 85 met overnachting) en € 15.650 voor de overige 200 deelnemers, van wie 100 met overnachting. Deze bedragen blijven dus – omgerekend per deelnemer – in elk geval ruimschoots onder de in de UNG gestelde maxima, met name beneden de grens van € 500 per deelnemer per keer. In zoverre kan dus gezegd worden dat de door vergunninghouders te bieden gastvrijheid binnen redelijke perken blijft.

Voorts mag op grond van de door X genoemde feiten en omstandigheden, met name het inhoudelijk programma, worden aangenomen dat hier sprake is van een wetenschappelijke bijeenkomst en dat de meergenoemde gastvrijheid ondergeschikt is aan het hoofddoel van de bijeenkomst. Wel wordt X verzocht te zijner tijd een kopie van de daadwerkelijk verleende accreditatie aan het bureau van de CGR toe te zenden.

3.
Ten aanzien van de Gedragsregels Sponsoring wordt het volgende overwogen.
Voldaan moet zijn aan de eisen betrekking hebbende op de doelstelling van de financiële ondersteuning, de integriteit van partijen en de transparantie van de tussen hen gemaakte afspraken. Wat de doelstelling betreft wil de commissie ervan uitgaan dat de ondersteuning betrekking heeft op kwaliteitsverbetering van de zorgactiviteiten, welke verbetering op enigerlei wijze aan de patiënt ten goede zal komen. Bovendien is aannemelijk dat de bijeenkomst niet zonder hulp van sponsors kan worden gefinancierd; er zijn immers aanzienlijke bedragen mee gemoeid, die niet geheel uit de aan X ter beschikking staande middelen kunnen worden bekostigd. Ook aan de overige eisen lijkt te worden voldaan, ervan uitgaande dat de afspraken met sponsors door X worden vastgelegd op de wijze en met de inhoud vergelijkbaar met die welke zijn vermeld in een voorbeeldbrief van 30 oktober 2009, die door X met de adviesaanvraag is meegezonden, en dat de door sponsors zelf op te stellen contracten daarmee niet op enig onderdeel in strijd zijn.
Onderdeel van de afspraken met betrekking tot het zgn. Zilveren Sponsorpakket is de mogelijkheid voor vergunninghouders tot het plaatsen van een stand van 6×2 m in de algemene ruimte, naamsvermelding op de uitnodigingen, een A4 advertentie in het programmaboek en een brochure in de congrestas. Uit het verband valt af te leiden dat een dergelijke stand niet (in elk geval niet tegen marktconforme tarieven) wordt verhuurd maar in het kader van sponsoring ter beschikking van een vergunninghouder wordt gesteld, zodat daarop de Gedragsregels Sponsoring onverkort van toepassing zijn. De Codecommissie acht deze – telkens schriftelijk vast te leggen – afspraken op zichzelf niet in strijd met de Gedragsregels Sponsoring, zij het dat in dit verband moet worden verwezen naar hetgeen hierna wordt overwogen.

4.
Er is nog een belangrijk aspect van de bijeenkomst dat hieronder aan de orde moet worden gesteld, te weten de aanwezigheid van niet-beroepsbeoefenaren. In dit verband is het navolgende van belang.
Naast een honderdtal beroepsbeoefenaren (Y-artsen) worden enkele honderden andere personen tijdens de bijeenkomst verwacht, door X aangeduid als research professionals. Het zijn in hoofdzaak medewerkers werkzaam in afdelingen Y geneeskunde en als zodanig betrokken bij de opzet en de uitvoering van klinisch onderzoek, aldus X. De bedoeling is dat zij eveneens deelnemen aan het wetenschappelijk congres en een aantal in dat kader te houden sessies bijwonen, deels voor research professionals alleen, deels gecombineerd met bijeenkomsten voor Y-artsen.

Aan X is gevraagd mee te delen of niet-beroepsbeoefenaren mogelijkerwijs aanwezig zijn in gezelschappen waarop reclame voor receptgeneesmiddelen is gericht. Daarop is het volgende geantwoord: “Er wordt hierin een zorgvuldige scheiding gemaakt. In de algemene ruimte met stands houden de sponsors rekening met hun reclame-uitingen i.v.m. de aanwezigheid van niet-artsen. De deelnemers hebben ook duidelijk onderscheidende badges zodat medewerkers van sponsors herkennen wie arts is en wie niet. Tevens zijn er 2 versies met programmaboeken (1 met productadvertenties voor artsen en 1 met alleen corporate advertenties voor niet-artsen.”

Zowel uit de wet als uit de Gedragscode Geneesmiddelenreclame vloeit voort dat het verboden is reclame voor UR-geneesmiddelen te maken indien deze ook op anderen dan beroepsbeoefenaren is gericht. Vaststaat dat in dit geval veel niet beroepsbeoefenaren op het congres aanwezig zijn, sterker nog, de grote meerderheid van de aanwezige deelnemers is geen beroepsbeoefenaar in de zin van de Gedragscode. Immers, vorig jaar namen 473 personen deel aan het X-congres (gemiddeld waren 400 personen aanwezig in verschillende stadia van het congres, in wisselende samenstelling), van wie ongeveer 100 ofwel 22% beroepsbeoefenaren.
Aangenomen mag worden dat de deelnemersaantallen voor 2010 niet wezenlijk anders zullen zijn; het tegendeel is in elk geval niet gesteld of gebleken.

Onder deze omstandigheden kan niet gezegd worden dat sprake is van een bijeenkomst voor uitsluitend beroepsbeoefenaren. Ook is geen sprake van een bijeenkomst voor (hoofdzakelijk) beroepsbeoefenaren waarbij zich een beperkte groep andere in dezelfde sector werkzame personen hebben aangesloten. In geval van reclame voor UR- geneesmiddelen is dan ook sprake van verboden publieksreclame. In zoverre is de situatie dus wezenlijk anders dan in de gevallen waarover eerder een positief advies is gegeven (A09.005 d.d. 19-02-2009 en A09.098 d.d. 27-11-2009, beide in geanonimiseerde vorm op de CGR website te vinden). In een van die gevallen was bovendien de toegang tot het (internationale en buiten Nederland gehouden) congres beperkt tot wetenschappers van verscheidene disciplines en viel het aantal niet-beroepsbeoefenaren in vergelijking met het totale aantal deelnemers welhaast in het niet. In het advies is zulks met zoveel woorden overwogen en meegewogen. Voorts waren toen allerlei met name genoemde voorzorgen genomen die ervoor moest zorgen dat publieksreclame voor UR-geneesmiddelen werd voorkomen.

Zoals gezegd is de onderhavige situatie anders. Met name is de Codecommissie van oordeel dat niet voldoende duidelijk is welke voorzorgen vergunninghouders hebben genomen resp. in acht zullen nemen om publieksreclame te voorkomen. Zo is meegedeeld dat “hierin een zorgvuldige scheiding” wordt gemaakt en de sponsors ermee rekening zullen houden. Dit laatste is niet anders onderbouwd dan met de mededelingen dat de deelnemers onderscheidende badges zullen dragen en dat de programmaboeken in twee versies beschikbaar zullen zijn. Deze voorzorgsmaatregelen zijn weliswaar op zichzelf niet onbelangrijk maar in de gegeven omstandigheden lijken zij onvoldoende om publieksreclame te voorkomen. Er moet immers van uitgegaan worden dat het hoofddoel van de stands is om mondeling en/of schriftelijk reclame-uitingen te verspreiden, welke uitingen met name en noodzakelijkerwijs op UR-geneesmiddelen betrekking zullen hebben. In een situatie waar de overgrote meerderheid van de standbezoekers uit niet-beroepsbeoefenaren bestaat ligt het voor de hand te veronderstellen dat dezen onverkort voorwerp van aandacht zijn, en de reclame in nauwelijks mindere mate op hen zal zijn gericht dan op beroepsbeoefenaren. X houdt er zelf ook rekening mee dat daarvan sprake zal zijn, zo blijkt uit haar toelichting. Kortom, de Codecommissie is er zonder nadere en concreet aan te geven voorzorgen niet gerust op dat de betrokken sponsors/vergunninghouders in de praktijk de hand aan het verbod op publieksreclame kunnen houden. Aan te bevelen is de plaatsing van stands op het congres en/of de inhoud van het sponsorschap te heroverwegen en de plannen in dit opzicht aan te passen.

Tenslotte merkt de Codecommissie op dat ervan uitgegaan moet worden dat de congrestas voor niet-beroepsbeoefenaren geen reclame-uitingen voor receptgeneesmiddelen bevat en dat evenmin tijdens bijeenkomsten waar niet beroepsbeoefenaren aanwezig zijn geen zodanige reclame-uitingen worden gedaan, hetzij mondeling hetzij schriftelijk. In de adviesaanvraag wordt van dit aspect echter geen gewag gemaakt.

5.
Het moge duidelijk zijn dat niet X maar bij uitstek de farmaceutische bedrijven die als sponsor optreden, verantwoordelijk zijn voor de naleving van de geldende gedragsregels. X en de deelnemende niet-beroepsbeoefenaren zijn niet aan deze regels gebonden. Van X mag wel worden verwacht dat zij alles doet wat mogelijk is om de naleving van de CGR gedragregels te bewerkstelligen en financiële ondersteuning door de bedrijven van die naleving afhankelijk te stellen. Uit het bovenstaande blijkt reeds dat daarvan in de schriftelijke vastlegging van afspraken onvoldoende is terug te vinden.

Hoe dit alles ook zij, de Codecommissie geeft X in overweging de Inspectie voor de Gezondheidszorg in elk geval vooraf in te lichten over haar voornemens.
Samenvattend, is de Codecommissie van oordeel dat de voornemens van X in overeenstemming zijn met de Gedragscode Geneesmiddelenreclame, met uitzondering van het onderdeel betreffende stands in de algemene ruimte ten behoeve van vergunninghouders. Op dat onderdeel behoeven de plannen aanpassing.

3. Kosten:

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten aan verzoekster separaat in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Gouda op 23 maart 2010 door mr. M. de Boer, voorzitter.