ADVIES (AA16.016) van de Codecommissie op het verzoek van [X] van 8 februari 2016 op de voet van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter van de Codecommissie.
De Codecommissie heeft kennis genomen van de adviesaanvraag van [mevrouw Y], naar de Codecommissie begrijpt werkzaam bij [X].

1. Het verzoek

Met als titel “[Z]” en met als onderwerp “[A]” zal op [twee dagen in 2016] te Amsterdam een samenkomst plaatvinden met als doelgroep [artsen B, C en D] uit diverse landen. Het programma omvat onder meer 4 buitenlandse sprekers, start de eerste dag om 12.00 uur (tot 18.30 uur, waarna een diner volgt) en de tweede dag om 08.30 uur (einde: 14.00 uur). Er is behalve genoemd diner en lunches en “coffee breaks” op beide dagen, geen sociaal en/of ontspanningsprogramma. Accreditatie is niet aangevraagd.

De kosten voor de Nederlandse deelnemer(s) zijn begroot op € 451,- (per persoon) en betreffen alle gebruikelijke kosten, met uitzondering van transportkosten. [X] wil dit bedrag integraal voor haar rekening nemen en vraagt toetsing van dit voornemen.

2. Het oordeel van de Codecommissie

Ingevolge artikel 6.4.1. van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame dragen vergunninghouders er zorg voor dat bij het verlenen van gastvrijheid aan beroepsbeoefenaren in het kader van samenkomsten de gastvrijheid binnen redelijke perken blijft en strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst of manifestatie beoogde doel. Gastvrijheid mag zich alleen uitstrekken tot deelnemers van het inhoudelijke programma en er dient sprake te zijn van een passende locatie. Nu er bij een bijeenkomst met een wetenschappelijk karakter ruimere mogelijkheden voor het verlenen van gastvrijheid bestaan dan bij een manifestatie, dient allereerst te worden beoordeeld hoe de voorgenomen samenkomst in dit geval te kwalificeren is.

Nu er geen accreditatie is aangevraagd en er kennelijk sprake is van een door de vergunninghouder georganiseerde samenkomst, dient beoordeeld te worden of voldaan is aan de vereisten van artikel 6.4.5. onder 3. van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame. De Codecommissie wil er op basis van het overgelegde programma wel van uitgaan dat er sprake is van een onafhankelijke informatiebehoefte van de deelnemende beroepsbeoefenaren. Er zijn voorts geen aanwijzingen dat de presentaties en/of de sprekers, aan wie op grond van hun functies in ieder geval wetenschappelijk gezag kan worden toegeschreven, niet objectief zijn. Daarbij moet wel worden opgemerkt dat de informatie die met name over de sprekers is verstrekt nogal summier is. Rechtstreekse banden met [X] zijn echter niet gebleken. Mochten die toch op enigerlei wijze bestaan, dan gaat de Codecommissie er van uit dat de betreffende spreker(s) die band vóór de bijeenkomst op de in de Gedragscode omschreven wijze bekend zal (zullen) maken. Met dit voorbehoud is de Codecommissie van oordeel dat in voldoende mate is voldaan aan de vereisten van genoemd artikel en dat derhalve sprake is van een bijeenkomst in de in de Gedragscode Geneesmiddelenreclame onder 6.4.5. bedoelde zin.

In een dergelijk geval blijft de gastvrijheid binnen redelijke perken onder meer wanneer de voor rekening van de vergunninghouder komende kosten van gastvrijheid niet meer bedragen dan strikt noodzakelijk en in ieder geval niet meer dan € 500,- per keer en € 1.500,- per jaar. Op zichzelf voldoet [X] aan dit criterium, met dien verstande dat er vraagtekens kunnen worden gezet bij de noodzaak van een hotelovernachting voor deelnemers afkomstig uit Amsterdam en of directe omgeving. De Codecommissie gaat er van uit dat de gastvrijheid voor die deelnemers zich niet zal uitstrekken tot vergoeding van de hotelkosten, waarbij “directe omgeving” in redelijkheid wordt gedefinieerd als de omgeving die binnen circa drie kwartier met het openbaar vervoer te bereizen is.

Met in achtneming van het in de vorige alinea opgemerkte is de keuze van de locatie op zichzelf begrijpelijk, want vlak bij een internationale luchthaven en derhalve goed bereikbaar voor buitenlandse sprekers en deelnemers. Van excessieve kosten in verband met de plaats van samenkomst is niet gebleken. Het programma bevat voorts geen aanwijzing dat de gastvrijheid niet ondergeschikt is aan het met de bijeenkomst beoogde doel.

Met het voorbehoud dat hiervoor ten aanzien van eventuele banden van de sprekers met [X] is gemaakt, alsmede met het voorbehoud dat ten aanzien van de deelnemers uit Amsterdam en directe omgeving is gemaakt, komt de Codecommissie tot een positief advies.

3. De kosten

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten separaat aan [X] in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Amsterdam op 7 maart 2016 door mr. J. Thomas, voorzitter.