Nr. 4 – Interne transparantie overgang tot juli 2025

Op 1 januari 2024 zijn nieuwe regels met betrekking tot interne transparantie in werking treden. Daarbij is aangegeven dat 2024 een overgangsjaar is wat betreft de vorm waarmee goedkeuring wordt gegeven voor het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst of sponsorovereenkomst voor een project. In deze nieuwsbrief wordt toegelicht dat de overgangstermijn met een halfjaar wordt verlengd tot 1 juli 2025.

Interne transparantie

Artikel 7.1.5 van de Gedragscode bepaalt de regels inzake interne transparantie. De regels houden in dat voor bepaalde financiële relaties toestemming moet worden verkregen van de Raad van Bestuur voordat de financiële relatie kan worden aangegaan.

Toestemming

De toestemming betekent dat door of namens de Raad van Bestuur met een handtekening op de overeenkomst is verklaard dat wordt ingestemd met de uitvoering van de overeenkomst door de betrokken beroepsbeoefenaar (al dan niet via een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam zijn). De toestemming mag door de Raad van Bestuur worden gedelegeerd.

Artikel 7.1.5 leden 2 en 3 bepaalt dat alleen uitvoering kan worden gegeven aan een dienstverleningsovereenkomst of sponsorovereenkomst voor een project als deze zijn medeondertekend door of namens de bevoegde Raad van Bestuur van het ziekenhuis. De vergunninghouder dient dit te controleren.

Op grond van de Gedragscode (artikel 7.1.5 lid 6) en de Handreiking van de NVZ/NFU/FMS dienen ziekenhuizen een procesprotocol te hebben over de wijze van toestemming en het administreren daarvan. De Handreiking bepaalt daarover het volgende:

“de schriftelijke toestemming van de Raad van Bestuur is vormvrij, dus bijvoorbeeld ook per e-mail. Als het niet wenselijk is dat de Raad van Bestuur door medeondertekening contractpartij wordt, kan toestemming ook apart worden vastgelegd en geadministreerd. Ook ondertekening onder vermelding van akkoord of voor gezien is een optie, zonder dat daarmee de Raad van Bestuur juridisch gebonden wordt aan de overeenkomst zelf. Voor vergunninghouders is het zeer wenselijk dat in één document toestemming wordt gegeven en niet in aparte documenten of correspondentie.”

Daarmee wijkt de Handreiking af van de Gedragscode, omdat geen medeondertekening van de overeenkomst zelf wordt verlangd, maar separate toestemming met een e-mail ook wordt toegestaan.

De Handreiking van de NVZ/NFU/FMS wordt komend voorjaar geëvalueerd. Daarbij zal het verschil tussen Handreiking en Gedragscode met betrekking tot de wijze waarop toestemming moet worden gegeven, aan de orde komen. Het is de verwachting dat op basis van de evaluatie, de administratieve vereisten van de Handreiking en de Gedragscodes volledig worden geharmoniseerd.

Overgangstermijn

Het jaar 2024 gold als overgangsjaar voor het vormvereiste van de Gedragscode dat toestemming moet worden gegeven door medeondertekenen van de overeenkomst. Deze overgangstermijn wordt verlengd tot 1 juli 2025. Tot die datum mogen vergunninghouders uitgaan van de vormvrije toestemming door of namens de Raad van Bestuur die door de beroepsbeoefenaar (of rechtspersoon) waarmee de betrokken overeenkomst is aangegaan, wordt aangeleverd.

Zolang er geen toestemming is, kan de vergunninghouder geen vergoeding betalen uit hoofde van de betrokken overeenkomst.

Voorlichting

Niet alle beroepsbeoefenaren blijken bekend met de regels van interne transparantie. Meer informatie wordt verstrekt vanuit de KNMG op de website Regels aannemen financiële vergoedingen leveranciers gewijzigd | KNMG en de website hoeblijfikonafhankelijk.nl.

Heeft u vragen?
Neem dan contact op met de CGR.