ADVIES (AA12.008) van de Codecommissie op het verzoek van X op de voet van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter van de Codecommissie.
De Codecommissie heeft kennis genomen van de adviesaanvraag.

 

1. Het verzoek:

X, een onderneming die zich bezig houdt met het organiseren van (onder meer) medische congressen, heeft zich tot de Codecommissie gewend inzake het volgende. Zij is momenteel bezig met de organisatie van een symposium onder de naam “Y”, bedoeld voor artsen-A, artsen-B, artsen-C, artsen-D en artsen-E. Het is een eendaags symposium te houden in Paleis Soestdijk, met als doel de genoemde beroepsbeoefenaren te informeren over de laatste ontwikkelingen inzake aandoening F.

Dit symposium wordt jaarlijks gehouden – in eerdere jaren in het Museum G in Leiden resp. in Slot H – en staat onder de specialisten met als interessegebied aandoening F bekend als een succesvol symposium waar ieder jaar vrijwel dezelfde artsen aan deelnemen. Er worden ca. 70 deelnemers verwacht, alsmede een tiental sprekers en facultyleden. Verzoekster gaat ervan uit dat de bijeenkomst zal worden geaccrediteerd door meerdere beroepsverenigingen, evenals in de voorgaande jaren (5 punten). De organisatie is in handen van X in samenwerking met Prof. J, arts-B in het academisch ziekenhuis K te Amsterdam, onafhankelijk van farmaceutische bedrijven. Een aantal van die bedrijven (tenminste vijf) zullen het congres financieel ondersteunen, aldus verzoekster.

De bedoeling is het symposium te laten beginnen om 13.00 uur (na een ontvangst met lunch); dit programma wordt omstreeks 17.30 uur afgesloten waarna een “borrel met hapjes” wordt aangeboden. Vooraf, tussen 11.00 en 12.00 uur, kan men desgewenst nog door het paleis wandelen (zonder rondleiding).

Een uitvoerig gespecificeerde offerte van Paleis Soestdijk is bij de aanvraag gevoegd. Daaruit blijkt dat voor catering voor 80 personen een bedrag van € 4.500,- à € 5.000,- incl. BTW is voorzien (€ 4.486,- + P.M. dranken op nacalculatie) en voor de huur van twee zalen in het paleis circa € 6.900,- incl. BTW.

Verzoekster wil graag vóór alles weten of Paleis Soestdijk als een passende locatie voor de bijeenkomst mag worden beschouwd.

 

2. Het oordeel van de Codecommissie:

Verzoekster heeft niet alle informatie verstrekt die nodig zou zijn om het geplande congres op alle onderdelen te toetsen aan de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (hierna: de Code). Zij stelt, kort gezegd, dat het hier gaat om een spoedeisende aanvraag waarvoor allereerst nodig is te vernemen of men verder kan met de locatie in Z, mede omdat het verzamelen van verdere informatie, bijvoorbeeld in de vorm van curricula van sprekers, in dit voorbereidend stadium te tijdrovend zou zijn. De Codecommissie zal hierin meegaan en hieronder een advies geven met name over de vraag of de locatie – Paleis Soestdijk- passend is. Daarbij zal vooralsnog, en in afwachting van accreditatie, worden aangenomen dat hier sprake is van een wetenschappelijke bijeenkomst in de zin van artikel 7b van de Uitwerking Normen Gunstbetoon; in dat kader zou immers de keuze van de locatie als een van de toetsingscriteria mede aan de orde kunnen komen.

In dit geval mag op grond van het door verzoekster gestelde worden aangenomen dat de organisatie direct noch indirect in handen is van een vergunninghouder (farmaceutisch bedrijf) maar onafhankelijk van laatstgenoemde door verzoekster plaatsvindt, in samenwerking met Prof. J.

Gebleken is dat een aantal vergunninghouders de bijeenkomst financieel wil ondersteunen en zij dus als sponsors willen optreden. De Codecommissie wijst daarom op de mogelijke toepasselijkheid van de Gedragsregels Sponsoring en gaat er vooralsnog vanuit dat die gedragsregels, indien en voor zover van toepassing, zullen worden nageleefd.

In de CGR regelgeving wordt onder meer als eis gesteld dat de gastvrijheid ondergeschikt dient te zijn aan het hoofddoel van de bijeenkomst. Voor zover het gaat om de kosten van verblijf, is dat om de hierna nog te noemen redenen zeker het geval. Men zou zich echter kunnen afvragen of het gebruik van deze locatie, een paleis, mede als onderdeel van de gastvrijheid moet worden aangemerkt, ervan uitgaande dat een paleis in het algemeen als een uitzonderlijk luxe ressort is te beschouwen dat dermate aantrekkelijk is dat de locatie op zichzelf voor beroepsbeoefenaren het hoofddoel vormt om deel te nemen en daarom wellicht onaanvaardbaar is. In dit verband overweegt de Codecommissie het volgende.

De Uitwerking Normen Gunstbetoon bepaalt in artikel 4 sub b: “Ten aanzien van bijeenkomsten (…) die door een vergunninghouder worden georganiseerd dan wel financieel mede mogelijk worden gemaakt geldt als aanvullende eis dat deze plaatsvinden op een passende locatie.” In dit geval is sprake van een bijeenkomst die door vergunninghouders (sponsors) financieel mede mogelijk wordt gemaakt, zodat toetsing aan bovengenoemd criterium terecht is.

De Codecommissie komt tot het oordeel dat in de gegeven omstandigheden Paleis Soestdijk als passende locatie kan worden aangemerkt. Zoals verzoekster zelf al aangeeft behoeft het congres niet de hoofdreden te zijn voor deelname, nu geïnteresseerden het paleis ook buiten dat kader tijdens rondleidingen kunnen bezichtigen, en dat nog tegen minder kosten dan bij deelname aan het congres. Het is bovendien algemeen bekend dat het interieur van Paleis Soestdijk is ontdaan van koninklijke pracht en in de huidige toestand niet als een bijzonder luxe ressort kan gelden, terwijl voorts de bijeenkomst zelf wordt gehouden in slechts twee paleisruimten. De geboden mogelijkheid om desgewenst vooraf een kijkje te nemen in andere ruimten, leidt niet tot een ander oordeel. Verder lijdt het geen twijfel dat de locatie centraal in Nederland is gelegen en daarom objectief gerechtvaardigd is. Kortom, de keuze voor Paleis Soestdijk is niet in strijd met de Gedragscode.

De Codecommissie ziet reden om nog een opmerking te maken over het aspect gastvrijheid, waaronder moeten worden verstaan de vergoeding of het (indirect) voor rekening nemen door vergunninghouders van reiskosten, verblijfkosten en inschrijvingskosten. In dit geval is alleen sprake van verblijfkosten (lunch, dranken, hapjes). De deelnemers betalen een eigen bijdrage van € 75,- per persoon. Zoals gezegd blijkt uit de offerte van Paleis Soestdijk dat de hier bedoelde kosten in totaal bedragen circa € 5.000,- inclusief BTW, hetgeen neerkomt op € 62,50 per deelnemer. Hoe verzoekster in haar e-mail aan € 11,74 komt is niet duidelijk, maar hoe dit ook zij, geconcludeerd kan worden dat de omvang van de gastvrijheid binnen redelijke perken blijft. Aan dit vereiste van de Uitwerking Normen Gunstbetoon wordt dus eveneens voldaan.

De eindconclusie is dus dat verzoekster verder kan met haar voorbereidingen voor de bijeenkomst in Paleis Soestdijk.

 

3. De kosten:

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten separaat aan X in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Gouda op 20 februari 2012 door mr. M. de Boer, voorzitter.