ADVIES (AA13.038) van de Codecommissie op het verzoek van de besloten vennootschap [X] van 14 mei 2013 op de voet van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter van de Codecommissie.

De Codecommissie heeft kennis genomen van de adviesaanvraag van [mevrouw Y], werkzaam bij [X].

Het verzoek

[X] vraagt advies over de toelaatbaarheid van de volgende activiteit. Steeds vaker komen ziekenhuizen met het verzoek aan [X] om hen te ondersteunen bij het organiseren van een informatiebijeenkomst of beweegdag voor een specifieke populatie van patiënten, hierna de Patiëntendag.

De toelaatbaarheid van inwilliging van het specifieke sponsorverzoek wordt door [X], aldus haar aanvraag, steeds getoetst aan de Gedragsregel Sponsoring. Naast financiële sponsoring draagt [X] bij “in kind” door mee te denken en soms zelfs mee te helpen in het organisatieproces en het programma van de dag. Dit zonder daarbij de onafhankelijkheid en geloofwaardigheid van een der partijen aan te tasten. Doel is een goede informatievoorziening richting de patiënt en zijn omgeving. Het ziekenhuis is en blijft verantwoordelijk voor de dag, aldus het verzoek. [X] heeft vooralsnog – om iedere schijn van ongeoorloofde reclame richting het algemeen publiek te vermijden – de uitvoering van de sponsoring altijd zodanig vorm gegeven dat geen marketing- en/of salesmedewerkers aanwezig zijn op de Patiëntendag.

In de praktijk levert dit teleurstellingen op. De artsen begrijpen niet goed waarom de marketing- en/of salesmedewerkers wel meehelpen en meedenken in de voorbereiding, maar niet aanwezig zijn op de dag zelf. Veel gehoorde klacht van artsen is “Wij besteden er toch ook onze vrije avond of zaterdag aan”. De marketing- en/of salesmedewerkers missen de daadwerkelijke uitvoering van de Patiëntendag, die ze mee hebben helpen organiseren en kunnen dus niet goed helpen te evalueren hoe de Patiëntendag de volgende keer nog beter te laten verlopen en aan de behoeften van patiënten te laten voldoen.

De voorgestelde werkwijze waarvoor advies wordt gevraagd is dat [X] onder strikte regels aan marketing en/of salesmedewerkers toe wil staan om aanwezig te zijn op de Patiëntendag. Deze voorwaarden zijn aldus [X]:

In de planningsfase moet er een projectplan worden gemaakt, dat inclusief sponsorverzoek en eventuele presentaties, moet worden goedgekeurd in [X]’s interne goedkeuringssystemen om te waarborgen dat geen vigerende regels worden overtreden;

Aan deelnemers wordt bekend gemaakt dat [X] een financiële ondersteuning heeft gegeven. De wijze waarop moet in het goed te keuren projectplan worden beschreven;

De organiserende artsen worden geïnformeerd over de zeer beperkte betrokkenheid van [X] medewerkers die tijdens de uitvoering van zo’n bijeenkomst

Helpen met de inschrijving – achter de schermen, Audio Visuele ondersteuning, de computer (doorklikken dia’s);

Aanwezigen de weg wijzen;

Geen vragen beantwoorden en dus ook niet doorverwijzen indien het [X] producten betreft;

De aanwezigen namens [X] moeten zichtbaar een naambadge dragen;

Geen pennen, waterflesjes, mintjes, opschrijfblokken, etc. met productnamen erop. Het [X] logo mag wel op pennen e.d. staan;

Geen herkenbare foto’s maken van de aanwezigen in de zaal;

Medewerkers van [X] die aanwezig zijn op de patiënten bijeenkomsten moeten voordat ze voor het eerst actief mee gaan werken aan een bijeenkomst een training doorlopen waarin zij worden getraind in de do’s en de dont’s;

Marketing- en Salesmedewerkers: mogen geen contact met patiënten en/of algemeen publiek hebben, dat betekent geen vragen beantwoorden en mensen direct doorverwijzen naar het aanwezige personeel van het ziekenhuis (specialisten, nurse practitioners).

Het oordeel van de Codecommissie

Bij de beoordeling van de adviesaanvraag geldt als uitgangspunt dat het door [X] gedane verzoek verband houdt met sponsoring van informatiebijeenkomsten of beweegdagen georganiseerd door ziekenhuizen. Dat brengt met zich mee dat als toetsingskader mede heeft te gelden, hetgeen is bepaald in de Gedragsregels Sponsoring van de Codecommissie Geneesmiddelenreclame.

In de Gedragsregels Sponsoring is als hoofdregel opgenomen dat sponsoring is toegestaan mits daarbij aan de in de gedragsregels opgenomen regels wordt voldaan. Dat brengt met zich dat de werkelijke toets of sales- en marketingmedewerkers aanwezig kunnen zijn bij een Patiëntendag nauw samenhangt met de wijze waarop de bijeenkomst wordt georganiseerd en aan de sponsoring invulling wordt gegeven en hoe zich dat verhoudt met de in de Gedragsregel genoemde kernbegrippen van integriteit, de doelstelling van de sponsoring, de transparantie en de tegenprestatie.

Bij de beoordeling van de thans aan de orde zijnde algemene vraag over de toelaatbaarheid zoals door [X] thans is gedaan, geldt dat zowel in deze Gedragsregels Sponsoring maar ook in de Gedragsregels Geneesmiddelenreclame het uitgangspunt geldt dat zoveel mogelijk ongewenste beïnvloeding van respectievelijk beroepsbeoefenaren en patiënten (organisaties) moet worden voorkomen.

De aanwezigheid van de sales- en marketingmedewerkers bij een Patiëntendag brengt naar het oordeel van de Codecommissie het evidente risico met zich voor een dergelijke ongewenste beïnvloeding, nu deze medewerkers er nu juist voor zijn opgeleid om reclame te maken voor de producten van [X].

Dat leidt ertoe dat terughoudendheid van contacten tussen deze medewerkers van [X] en het publiek op Patiëntendagen op zijn plaats is.

Dit is in de aanvraag ook onderkend door de instructie op te nemen dat deze medewerkers geen contact mogen hebben met patiënten en/of het algemene publiek, maar een dergelijke algemene instructie geeft daarvoor onvoldoende garantie, met name ook nu uit de aanvraag niet duidelijk wordt waarom – indien dat contact niet plaatsvindt – [X] toch sales- en marketingmedewerkers wenst in te zetten. Bovendien is het voorkomen van beïnvloeding van de beroepsbeoefenaren in algemene zin in de aanvraag niet opgenomen, maar slechts beperkt tot de organiserende artsen.

Het vorenstaande leidt ertoe dat het advies negatief dient te luiden.

De kosten

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten separaat aan [X] in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Amsterdam op 11 juli 2013 door mr. E. Pennink, voorzitter.