ADVIES (AA15.022) van de Codecommissie op het verzoek van [X] van 4 maart 2015, op de voet van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter van de Codecommissie.

De Codecommissie heeft kennis genomen van de adviesaanvraag en de bijlage.

1. Het verzoek van [X]

1.1. [X], vergunninghouder, hecht er belang aan dat juist medisch specialisten in opleiding in gelegenheid zullen zijn kennis te nemen van de actuele internationale wetenschappelijke ontwikkelingen binnen hun vakgebied. [X] meent dat voor deze groep van beroepsbeoefenaren eerder financiële belemmeringen zullen bestaan dan voor de al gevestigde medisch specialisten.

[X] heeft daarom het voornemen haar beleid ten aanzien van het verlenen van gastvrijheid aan beroepsbeoefenaren als bedoeld in artikel 6.4.1 env. van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame te wijzigen en daartoe de “[X] Scholarship” op te zetten.

1.2. De “[X] Scholarship” heeft de volgende opzet.

1.2.1. [X] biedt aan Universitaire Medische Centra in Nederland een scholarship, hierna ook te noemen het Budget, aan.

1.2.2. De afspraken met betrekking tot dit Budget worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst.

1.2.3. De scholarship komt er op neer dat [X] aan het betreffende UMC op jaarbasis een bedrag (Budget) beschikbaar stelt, dat door het UMC kan worden aangewend om bij te dragen in de kosten voor de deelname van medisch specialisten in opleiding aan internationale wetenschappelijke bijeenkomsten, binnen bepaalde geografische en andere beperkingen.

1.2.4. De verantwoordelijkheid voor de selectie van medisch specialisten in opleiding die voor een bijdrage uit het Budget in aanmerking komen berust volledig bij het betreffend UMC. [X] krijgt noch vooraf noch achteraf inzage in de persoonsgegevens van medisch specialisten in opleiding die een bijdrage uit het Budget hebben ontvangen.

1.2.5. [X] stelt wel eisen aan het soort bijeenkomsten waaraan een bijdrage uit het Budget mag worden verleend en de aard en de hoogte van de kosten die uit het Budget mogen worden voldaan. Deze eisen zijn bedoeld om er voor te zorgen dat de bijdragen die individuele medisch specialisten in opleiding uit het Budget ontvangen voldoen aan de regels over gastvrijheid in de Gedragscode Geneesmiddelenreclame, hierna de Gedragscode. Kort samengevat komen de eisen die [X] voor het gebruik van het Budget stelt op het volgende neer:

a. het moet gaan om deelname aan een internationale bijeenkomst, die binnen de Gedragscode in ieder geval als wetenschappelijk wordt aangemerkt (geaccrediteerd en georganiseerd door een van de farmaceutische industrie onafhankelijke wetenschappelijke vereniging of instantie);

b. de wetenschappelijke bijeenkomst moet plaatsvinden binnen Europa, met inbegrip van Turkije en Rusland en betrekking hebben op een van de volgende therapeutische domeinen: [aandoeningen A t/m C en vakgebieden D t/m I];

c. de bijdrage uit het Budget mag niet meer bedragen dan € 500 per bijeenkomst per deelnemende medisch specialist in opleiding;

d. de bijdrage uit het Budget is uitsluitend bestemd ter dekking van inschrijvingskosten, reiskosten en kosten van overnachting. Kosten van maaltijden en drank mogen niet uit het Budget worden vergoed;

e. reiskosten mogen alleen uit het Budget worden vergoed voor zover deze redelijk zijn;

f. verblijfskosten mogen alleen uit het Budget worden vergoed voor zover deze redelijk zijn.

1.2.6. [X] keert het Budget niet op voorhand uit aan het UMC, maar vergoedt aan het UMC achteraf, op kwartaalbasis, de bedragen die gedurende dat kwartaal door het UMC uit het Budget aan medisch specialisten in opleiding zijn uitgekeerd. [X] ontvangt daartoe een overzicht van het UMC van de bijeenkomsten die in dat kwartaal hebben plaatsgevonden, het aantal deelnemende medisch specialisten in opleiding die aan die congressen hebben deelgenomen en het totale bedrag dat in dit kader door het UMC ten laste van het Budget aan deze deelnemers is toegekend ter dekking van kosten van inschrijving, reis en overnachting. Indien het Budget niet volledig wordt aangewend, komt het resterende bedrag aan het einde van het jaar te vervallen.

1.2.7. Het is de verantwoordelijkheid van het UMC om een adequate administratie bij te houden waaruit blijkt dat de toekenning en betalingen uit het Budget in overeenstemming zijn met de overeenkomst en de wet- en regelgeving voor gunstbetoon, waarbij contractueel bepaald is dat de medisch specialisten in opleiding bewijs moeten overleggen van de door hen gemaakte kosten van inschrijving, reis en overnachting in het kader van de deelname aan de wetenschappelijke bijeenkomst.

1.2.8. [X] houdt zich het recht voor naleving van de overeenkomst door het UMC te controleren door middel van een audit.

1.2.9. Om elke mogelijke schijn van beïnvloeding te voorkomen zal onderdeel van de overeenkomst tussen [X] en het betreffende UMC zijn dat deelnemers niet op de hoogte worden gesteld van het feit dat hun deelname aan een internationale wetenschappelijke bijeenkomst financieel mede mogelijk wordt gemaakt doordat het UMC daarvoor een bijdrage van [X] ontvangt.

1.3. [X] heeft een concept van de overeenkomst die zij met één of meer Universitaire Medische Centra beoogt te sluiten bij haar adviesaanvraag gevoegd.

1.4 [X] vraagt aan de Codecommissie of haar voornemen om op de hiervoor weergegeven wijze een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van de medische wetenschap en kwalitatief hoogstaande beroepsuitoefening door medisch specialisten in overeenstemming is met de Gedragscode Geneesmiddelenreclame.

2. De beoordeling door de Codecommissie

2.1 De Codecommissie stelt voorop dat terbeschikkingstelling van een budget als hiervoor beschreven aan een Universitair Medisch Centrum door een vergunninghouder als [X] gunstbetoon is in de zin van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame, nu dat budget is bedoeld om medisch specialisten in opleiding in de gelegenheid te stellen op (wetenschappelijke) bijeenkomsten kennis te nemen van actuele ontwikkelingen op hun vakterrein. Tot dergelijke actuele ontwikkelingen behoren ook (vernieuwing en vernieuwde) toepassing van medicamenten, zodat een dergelijke financiële bijdrage, ook indien voor de betreffende medisch specialist in opleiding verborgen blijft van wie die bijdrage afkomstig is, tot kennelijk doel heeft het voorschrijven, ter hand stellen of gebruiken van een geneesmiddel te bevorderen. Dergelijk gunstbetoon dient daarom te voldoen aan de daaraan in de Gedragscode gestelde eisen.

2.2. Het verlenen van gastvrijheid is een vorm van gunstbetoon. Gastvrijheid kan op tal van manieren worden verleend, maar dient, zoals [X] ook erkent, steeds in overeenstemming te zijn met de normen die daarvoor in de Gedragscode zijn neergelegd. Art. 6.4.3 van de Gedragscode staat er niet aan in de weg dat een vergunninghouder de door hem aangeboden gastvrijheid niet direct maar indirect aan een beroepsbeoefenaar verleent, en dat die beroepsbeoefenaar er niet mee bekend wordt uit wiens middelen hij die gastvrijheid ontvangt.

Dat betekent dat de door [X] voorgenomen verlening van gastvrijheid door tussenkomst van een UMC, terwijl de medisch specialist in opleiding er niet mee bekend is van wie hij een bijdrage ontvangt, toelaatbaar is indien overigens aan de eisen die de Gedragscode stelt wordt voldaan.

2.3 De Codecommissie heeft vastgesteld dat, behoudens een hierna te maken bemerking, de overeenkomst die [X] beoogt aan te gaan met een of meer Universitaire Medische Centra, en die in concept bij haar verzoek is overgelegd, overeenstemt met de beschrijving van haar voornemen om haar beleid ten aanzien van het verlenen van gastvrijheid aan beroepsbeoefenaren te wijzigen, een en ander met inachtneming van de Gedragscode.

2.4 Die overeenkomst geeft echter aanleiding tot het maken van de volgende bemerking.
Artikel 3 van die overeenkomst ziet op de voorwaarden waaraan het betreffende UMC dient te voldoen bij toekenning van bijdragen (het verlenen van gastvrijheid uit de door [X] daarvoor beschikbare middelen, het Budget) aan medisch specialisten in opleiding. In artikel 3.d wordt van het betreffende UMC verlangd dat het totale bedrag van de financiële tegemoetkoming ten laste van het budget voor deelname aan een internationale wetenschappelijke bijeenkomst per deelnemer per bijeenkomst niet meer dan € 500,00 zal bedragen. Dit is in overeenstemming met het bepaalde in art.6.4.6 van de Gedragscode, zij het dat in de conceptovereenkomst de beperking ontbreekt dat dit per jaar maximaal € 1.500,00 mag bedragen, waarbij voor dat maximum ook worden meegeteld bedragen die al zijn ontvangen voor andere bijeenkomsten georganiseerd door derden voor dezelfde therapeutische klasse.

2.5 Behoudens de bemerking ten aanzien van artikel 3.d van de conceptovereenkomst oordeelt de Codecommissie dat het voornemen van [X] om gastvrijheid voor deelname aan internationale bijeenkomsten te verlenen door tussenkomst van een UMC, dat daarvoor budget ontvangt van [X], als zodanig geen strijd oplevert met de Gedragscode.

2.6 Ervan uitgaande dat [X] de conceptovereenkomst die zij met een UMC wil sluiten zal aanpassen, zodat volledig zal worden voldaan aan het bepaalde in art. 6.4.6 van de Gedragscode (zie de bemerking onder 2.4 hiervoor) kan het advies positief zijn nu blijkt dat [X] met de voorgestelde overeenkomst(en) beoogt in overeenstemming met de Gedragscode te handelen.

2.7 De Codecommissie acht het echter van belang nog het volgende op te merken.[X] kan haar verantwoordelijkheid als vergunninghouder voor handhaving van de Gedragscode bij de uitvoering van de tussen haar en een UMC gesloten overeenkomst niet volledig verleggen naar het betreffende UMC of de beroepsbeoefenaar aan wie de bijdrage is verleend.

Doordat zij blijkens art. 5 van de te sluiten overeenkomsten eerst achteraf, aan het einde van een kwartaal, van het betreffende UMC verneemt voor welke internationale bijeenkomsten hoeveel deelnemers uit het Budget een bijdrage hebben ontvangen, moet er rekening mee worden gehouden dat eerst achteraf aan [X] blijkt dat een of meer bijdragen in strijd met de Gedragscode door het UMC zijn toegekend.

Zo stelt de Codecommissie vast dat art. 6.4.9 van de Gedragscode eist dat een bijeenkomst die plaatsvindt in het buitenland ter goedkeuring aan de Codecommissie dient te worden voorgelegd, tenzij die bijeenkomst, samengevat, een waarlijk internationaal karakter heeft en een belangrijk deel van de sprekers en deelnemers uit andere landen dan Nederland afkomstig is, en die bijeenkomst bovendien georganiseerd is door een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren, door een wetenschappelijke organisatie of andere van de farmaceutische industrie onafhankelijke groeperingen of instanties, of waarvan de inhoud door een wetenschappelijke vereniging of een farmaceutische industrie onafhankelijke en door de beroepsgroep erkende instantie als wetenschappelijk is aangemerkt.

De definitie in art. 1.b van de conceptovereenkomst van het begrip Wetenschappelijke Bijeenkomst is niet helemaal gelijk aan het begrip buitenlandse bijeenkomst als bedoeld in art. 6.4.9 van de Gedragscode. Voor een buitenlandse bijeenkomst is derhalve slechts geen voorafgaande toestemming nodig indien een belangrijk deel van de sprekers en deelnemers afkomstig is uit Nederland, terwijl in de definitie van art. 1.b van de conceptovereenkomst slechts wordt gesproken over een bijeenkomst die openstaat voor deelnemers uit meerdere landen, waarbij dus niet vaststaat dat ook een belangrijk deel van de deelnemers uit andere landen dan Nederland komt en evenmin blijkt dat een belangrijk deel van de sprekers van buiten Nederland afkomstig is.

Indien in een voorkomend geval zou blijken dat is nagelaten voorafgaand aan een bijeenkomst deze ter goedkeuring aan de Codecommissie voor te leggen is, ook indien zij daarmee eerst achteraf bekend wordt, [X] (mede)verantwoordelijk voor een dergelijke overtreding van de Gedragscode.

Hetzelfde geldt indien bij de door [X] achteraf uitgevoerde audit zou blijken dat UMC bij de uitvoering van de overeenkomst er niet voor heeft zorg gedragen dat de gastvrijheid binnen redelijke grenzen is gebleven als bedoeld in art. 6.4.1 van de Gedragscode of dat geen sprake is geweest van een passende locatie, ook al is de bijdrage in de kosten van de beroepsbeoefenaar niet hoger geweest dan het in de overeenkomst vastgelegde bedrag van € 500,00.

[X] zal zich, kort gezegd, indien van een overtreding van de Gedragscode blijkt, niet aan haar verantwoordelijkheid kunnen onttrekken door er op te wijzen dat een UMC in strijd heeft gehandeld met de tussen [X] en dat UMC gesloten overeenkomst.

2.8 De Codecommissie gaat er verder van uit dat [X] haar verplichtingen tot het openbaar maken in het Transparantieregister Zorg van haar financiële relatie met het betreffende UMC zal nakomen.

3. De kosten

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten aan [X] separaat in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Amsterdam, 30 maart 2015 door mr. J.A.J. Peeters, voorzitter.