ADVIES (AA16.036) van de Codecommissie op het verzoek van [de heer Y], namens [X] van 29 maart 2016, desverzocht aangevuld bij e-mails van 4 april, 12 en 19 mei 2016, op de voet van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter van de Codecommissie.

1. Het verzoek van [X]

[X] is voornemens een bijdrage gastvrijheid te verlenen aan een op [twee dagen in 2016] te Bern (Zwitserland) te organiseren bijeenkomst onder de titel “[Z]”. De bijeenkomst heeft als onderwerp: de behandeling van [problematiek A]. Het doel van de bijeenkomst wordt als volgt omschreven: casusbesprekingen, real world evidence in dagelijkse praktijk; gebruik van cutting edge imaging en klinische aspecten; discussie in up-to-date inzichten in behandelbeleid in verschillende landen. Daarbij wordt een bezoek gebracht aan een [kliniek B] in verband met workflow organisatie.

De bijeenkomst wordt georganiseerd door het Department for [specialisme C], [instelling D], en richt zich op [artsen E] met meer ervaring ìn medische [lichaamsdeel F].
Er worden beroepsbeoefenaren uit Oostenrijk, Bosnië Herzegovina, Zuid-Afrika, Litouwen, Finland, Ierland, Portugal en Polen verwacht, zowel als drie Nederlandse beroepsbeoefenaren.

Het programma vangt aan op [de eerste dag] om 09.00 uur en duurt die dag tot 17.30 uur. De volgende dag begint het programma eveneens om 09.00 uur en sluit om 12.30 uur. Het programma bestaat uit lezingen. In de middag van [de eerste dag] wordt tevens een bezoek gebracht aan de [kliniek B] te Bern.

De lezingen worden gegeven door één hoogleraar en drie (andere) specialisten C]. Van hen zijn -(zeer) summiere- cv’s overgelegd.
Er is een accreditatie aangevraagd bij en verkregen van [wetenschappelijke vereniging G].

De begroting is, voor wat betreft de Nederlandse deelname, als volgt:
– vlucht v.v.: € 150.—
– 2x overnachting (incl. ontbijt): € 515,–
– 1x diner: € 111,–
– transport airport Bern/hotel v.v.: € 126,–
– transport hotel/[kliniek B]: € 39,–
– totaal: € 941,–.
De eigen bijdrage van de Nederlandse deelnemer bedraagt € 470,50, zijnde de helft.

2. De beoordeling door de Codecommissie

2.1 Gelet op de begroting blijkt niet dat [X] bijdraagt in de kosten van de organisatie. Die kosten komen kennelijk voor rekening van de organisator van de bijeenkomst, daarin wordt althans niet bijgedragen door [X].
Tegen deze achtergrond gaat de Codecommissie ervan uit, dat de sponsoring die [X] op het oog heeft enkel ziet op het verlenen van gastvrijheid in het kader van een bijeenkomst en niet moet worden beschouwd als een vorm van sponsoring op zich dan wel dat de sponsoring ziet op een indirecte sponsoring van een bijeenkomst als bedoeld in artikel 6.4.4 van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (hierna: de Gedragscode).

2.2 Ingevolge artikel 6.4.1 van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (hierna: de Gedragscode) behoort het verlenen van gastvrijheid in het kader van bijeenkomsten / manifestaties binnen redelijke perken te blijven, strikt beperkt te blijven tot het met de bijeenkomst/manifestatie beoogde doel, zich niet uit te strekken tot anderen dan de deelnemers aan het inhoudelijk gedeelte van de bijeenkomst/manifestatie en dient de bijeenkomst/manifestatie op een passende locatie plaats te vinden. In de daarop volgende artikelen wordt aan deze eisen nader invulling gegeven en worden criteria aangegeven die daarbij gelden en in acht dienen te worden genomen.

2.3 Gelet op de verkregen accreditatie kan ervan worden uitgegaan dat sprake is van een wetenschappelijke bijeenkomst in de zin van artikel 6.4.5, lid 1 Gedragscode.

2.4 De Codecommissie ziet zich voorts gesteld voor de vraag of de in dit geval te verlenen gastvrijheid binnen redelijke perken blijft, strikt noodzakelijk blijft in verhouding tot het beoogde doel en zich niet uitstrekt tot anderen dan de deelnemers aan het inhoudelijk gedeelte van de bijeenkomst/manifestatie (zie artikel 6.4.1, aanhef en onder a en b en c Gedragscode). Dienaangaande overweegt de Codecommissie als volgt.

2.4.1 De begroting geeft geen blijk van gastvrijheid die zich uitstrekt tot anderen dan de deelnemers aan het inhoudelijk gedeelte van de bijeenkomst/manifestatie.

2.4.2 De inhoud van het programma lijkt ook niet blijk te geven van een ontspannings-element. De Codecommissie gaat er dan van uit dat de deelnemers de namiddag voor de aanvang van de bijeenkomst in Bern arriveren én aansluitend aan het einde ervan de terugreis ondernemen. Aldus is er geen grond te veronderstellen dat te verlenen gastvrijheid niet strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst beoogde doel, althans -anders gezegd- niet ondergeschikt is aan het (hoofd)doel van de bijeenkomst.

2.4.3 Er bestaat wel enige twijfel waar het betreft de vraag of het verlenen van de gastvrijheid strikt noodzakelijk blijft in verhouding tot het beoogde doel. In dit verband blijken de kosten van overnachting begroot te zijn op twee maal SFr. 280,70 ofwel € 515,–, waar de Codecommissie na raadpleging van de website van het betreffende hotel is gebleken dat kamers beschikbaar zijn op de betreffende data vanaf SFr. 174,50 en kennelijk ook groepskorting verleend kan worden. Dienaangaande is aangegeven dat bij het aanvragen van hotels door de organisator snel hotelkamers moesten worden gereserveerd in verband met een aantal beurzen die tegelijkertijd zouden gaan plaatsvinden, hetgeen de kosten hoger doet uitvallen.
De Codecommissie kan hier, zij het met enige aarzeling, begrip voor opbrengen maar wenst uitdrukkelijk op te merken dat bij tijdig reserveren de kosten wellicht lager waren uitgevallen, zulks een volgende maal ook onderkend dient te worden door de organisator en gaat ervan uit dat [X] niet enkel nog tracht de kosten te mitigeren maar ook nader aangeeft wat de definitieve kosten en bijdrage harerzijds zijn.

2.4.4 De Codecommissie wijst tenslotte nog op het bepaalde in artikel 6.4.6 van de Gedragscode, inhoudende dat de bijdragen die een deelnemer/beroepsbeoefenaar per therapeutische klasse per jaar voor dergelijke bijeenkomsten in totaal ontvangt niet meer dan € 1.500,– mogen bedragen.

2.4.5 Met betrekking tot de vraag of de bijeenkomst/manifestatie op een passende locatie plaatsvindt is desgevraagd nader aangegeven:
“[Toelichting H]”.

Dat is naar het oordeel van de Codecommissie, mede in aanmerking nemende de accreditatie en dat de deelnemers uit diverse landen afkomstig zijn, een afdoende verklaring voor een bezoek aan deze kliniek als in het programma opgenomen en voor de keuze van de locatie.

2.5. Het vorenstaande houdt in dat, met de aanmerking in de slotzin van 2.4.3, het advies positief is. De Codecommissie verwacht dat [X] de Stichting CGR op de hoogte stelt van de definitieve kosten en verleende gastvrijheid.

3. De kosten

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten aan [X] separaat in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Amsterdam op 23 mei 2016 door mr. L.A.J. Nuijten, voorzitter.