ADVIES (AA17.027) van de Codecommissie op het verzoek van [X] van 16 maart 2017 op de voet van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter van de Codecommissie.

De Codecommissie heeft kennis genomen van de adviesaanvraag van [de heer Y] namens [X] van 16 maart 2017, welke adviesaanvraag vergezeld gaat van:
a) een uitnodiging voor de [bijeenkomst Z] [op twee dagen in 2017] in Amsterdam;
b) het programma;
c) cv’s van 5 sprekers;
d) een overzicht van het verwachte aantal deelnemers per land;
e) de kostenbegroting;
f) afschrift van de aanvraag bij de accreditatiebureaus [A en B];
g) advies A16.046 met betrekking tot een vergelijkbare conferentie in Madrid in juni 2016;
h) een e-mailbericht van [de heer Y] ter toelichting.

1. Het verzoek van [X]

[X] heeft een preventieve toetsing verzocht met betrekking tot de door haar op [een dag in 2017] in het [hotel C] in Amsterdam georganiseerde [bijeenkomst Z]. Het gaat hier om een internationale samenkomst van en voor verpleegkundigen die geneesmiddelen toedienen of verstrekken aan patiënten (in de uitoefening van hun beroep in opdracht van een arts, tandarts of verloskundige). [X] organiseerde in het verleden soortgelijke samenkomsten, o.a. in Berlijn en Madrid. Het programma voorziet in een welkomstdiner op [een vrijdagavond], waarna de volgende dag de eigenlijke conferentie volgt die om 9.00 uur begint en om 19.00 uur wordt afgesloten met een ‘educational diner’. Het dagprogramma omvat een vijftal sessies met elk een eigen moderator. Aan de orde komen ’[onderwerpen D t/m I]. Er zijn de gebruikelijke onderbrekingen voor koffie en lunch.

Er is accreditatie aangevraagd. Van de vijf inleiders/moderatoren, afkomstig uit België, Zwitserland, Denemarken, Verenigd Koninkrijk en Nederland, zijn beknopte cv’s overgelegd.

Er wordt op 125-140 deelnemers uit Europa, Canada en de Verenigde Arabische Emiraten gerekend. Het verwachte aantal Nederlandse deelnemers bedraagt 15.
De omvang van de gastvrijheid bedraagt € 419,00, verdeeld over reiskosten (€ 50,00), kosten eten en drinken (€ 70,00), overnachtingskosten (€ 214,00) en inschrijvingskosten
(€ 85,00). [X] neemt deze kosten in hun geheel voor haar rekening. In de toelichting wordt gesteld, dat aan de deelnemers uit Amsterdam en omstreken geen hotelovernachting zal worden aangeboden.

2. De beoordeling door de Codecommissie:

2.1.
De Codecommissie stelt voorop dat het advies slechts betrekking heeft op de Nederlandse deelnemers en gaat er van uit, dat de gevraagde accreditatie zal worden verleend. Mocht dat niet het geval zijn dan kunnen aan dit advies geen rechten worden ontleend en zal de Codecommissie mede aan de hand van de door de accreditatiebureaus gehanteerde argumenten opnieuw moeten adviseren.

2.2.
Ingevolge Paragraaf 6.4. van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame moeten vergunninghouders ervoor zorgen dat bij het verlenen van gastvrijheid aan beroepsbeoefenaren in het kader van bijeenkomsten en manifestaties deze gastvrijheid a) binnen redelijke perken blijft, b) strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst of manifestatie beoogde doel en c) zich niet uitstrekt tot anderen dan de deelnemers aan het inhoudelijk gedeelte van de bijeenkomst en d) wordt geboden op een passende locatie.

2.3.
Met betrekking tot 2.2.b. geldt als algemeen criterium dat de gastvrijheid strikt beperkt blijft tot het hoofddoel van de samenkomst. Die ‘strikte beperking’ staat, zoals [X] al aangeeft, in de weg aan het aanbieden en vergoeden van de overnachtingsfaciliteit aan deelnemers uit Amsterdam en omgeving. De Codecommissie zou in dit geval de grens van de redelijkheid willen trekken bij een afstand tot Amsterdam van 75 kilometer. De Codecommissie gaat er verder van uit dat de post reiskosten een gemiddelde is en dat reiskosten naar een objectieve norm zullen worden vergoed.

2.4.
Met betrekking tot 2.2.a constateert de Codecommissie dat het bedrag van € 419,00, geldend voor de ‘niet-Amsterdammers in ruime zin’ ruim beneden het maximum blijft, genoemd in artikel 6.4.6. A fortiori geldt voor de ‘Amsterdammers in ruime zin’ – bij hen valt de post van € 214,00 weg.

2.5.
Uit niets blijkt dat de gastvrijheid zich over anderen dan de deelnemers aan de conferentie uitstrekt.
De locatie – een 4-sterrenhotel – mag, mede gelet op het voornamelijk internationale deelnemersveld en de nabijheid van Schiphol en het Centraal Station, als passend worden beschouwd.

2.6.
Uitgaande van accreditatieverlening kan de Codecommissie met inachtneming van het sub 2.3. overwogene positief adviseren. Zoals al in 2.1. overwogen zal in het geval geen accreditatie wordt verleend, op de voet van art. 6.4.5. moeten worden bezien of (toch) positief kan worden geadviseerd..

3. De kosten

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten aan [X] B.V. in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Amsterdam op 29 maart 2017 door mr. C. Wallis, voorzitter.