ADVIES (AA17.044) van de Codecommissie op het verzoek van de [instelling X] van 26 april
2017 op de voet van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie
van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter
van de Codecommissie.
De Codecommissie heeft kennis genomen van de adviesaanvraag van [mevrouw Y] van
bovengenoemde datum en de nadien door haar nog verstrekte informatie.

1. De aanvraag
De [instelling X] organiseert [op drie dagen in 2017] op Vlieland een huisartsentraining. Het
programma neemt een aanvang op de eerste dag om 10.45 uur en wordt afgesloten op de
derde dag om 16.15 uur. Afgezien van de gebruikelijke onderbrekingen is in het programma
een vrije middag opgenomen op de tweede dag gedurende welke middag men kan kite
surfen, branding kayaken of strandzeilen.
De kosten bedragen per deelnemer € 1.324,63 van welk bedrag verzoekster een gedeelte
groot € 329,63 voor haar rekening zal nemen. Accreditatie is toegekend door [instelling X].
Verzoekster vraagt een en ander te toetsen aan de Code.

2. De beoordeling
In artikel 6.4.1 van de Code is bepaald dat vergunninghouders er zorg voor dragen dat bij het
verlenen van gastvrijheid aan beroepsbeoefenaren in het kader van bijeenkomsten en
manifestaties deze gastvrijheid binnen redelijke perken blijft, strikt beperkt blijft tot het met de
bijeenkomst of manifestatie beoogde doel en zich niet uitstrekt tot anderen dan de
deelnemers aan het inhoudelijke gedeelte van de bijeenkomst of manifestatie. Hieraan moet
nog worden toegevoegd dat de bijeenkomst of manifestatie op een passende locatie moet
plaats vinden.
In het onderhavige geval kan niet aangenomen worden dat verzoekster vergunninghouder is
in de zin van artikel 3.1 sub e van de Code. De Codecommissie ziet hierin evenwel geen
bezwaar om de aanvraag te beoordelen omdat in artikel 6.4.4 van de Code is bepaald dat de
eisen die aan gastvrijheid worden gesteld niet alleen gelden voor bijeenkomsten of
manifestaties die direct of indirect door de vergunninghouder worden georganiseerd, maar
ook voor bijeenkomsten of manifestaties die direct of indirect door de vergunninghouder
worden gesponsord. Daarbij gelden twee eisen: de sponsoring dient voorafgaand aan de
sponsoring schriftelijk te worden vastgelegd in een overeenkomst en de sponsoring mag zich
niet uitstrekken tot andere kosten dan algemene organisatiekosten en gastvrijheidskosten
met in achtneming van de artikelen 6.4.1 tot en met 6.4.3.

Alvorens te onderzoeken of aan artikel 6.4.1 zal worden voldaan, zal de Codecommissie
eerst moeten nagaan of de eisen van artikel 6.4.4 in acht zullen worden genomen.
Verzoekster heeft terzake meegedeeld dat de kosten wegens gastvrijheid die niet door de
deelnemers zelf zullen worden gedragen, te weten het bedrag van € 329,63, door haar zelf
of door enig farmaceutisch bedrijf zullen worden voldaan. De Codecommissie zal verder niet
in gaan op de eerstbedoelde situatie omdat er zich dan geen situatie voor doet, waarop de
bepalingen van de Code van toepassing zijn. Het staat verzoekster immers vrij zelf te
bepalen welke kosten zij voor haar rekening wil nemen. Mochten de bedoelde kosten door
een farmaceutisch bedrijf worden vergoed, dan ligt een en ander anders. Verzoekster zal
dan met dat bedrijf een overeenkomst moeten sluiten die schriftelijk wordt vastgelegd en
waarin een precieze omschrijving van de gesponsorde bijeenkomst/manifestatie en van de
rechten en verplichtingen van alle betrokken partijen is opgenomen. Voorts moet die
overeenkomst dan tot stand zijn gekomen en schriftelijk zijn vastgelegd voordat de
bijeenkomst/manifestatie plaats vindt. De Codecommissie zal aannemen dat verzoekster in
het geval een farmaceutisch bedrijf de bedoelde kosten voor haar rekening neemt, een
overeenkomst als zojuist bedoeld zal opstellen. Zij zal deze ook aan de Codecommissie
moeten toesturen. Hiervan uitgaande overweegt de Codecommissie voorts als volgt.

Voorts moet worden onderzocht of aan de vereisten van de artikelen 6.4.1 tot en met 6.4.3
zal worden voldaan. In deze artikelen van de Code worden aparte regels gegeven voor
bijeenkomsten en voor manifestaties. De Codecommissie zal daarom moeten nagaan of van
een bijeenkomst of van een manifestatie moet worden uitgegaan. Van een bijeenkomst is
onder andere sprake indien de inhoud van de bijeenkomst door een wetenschappelijke
vereniging of een van de farmaceutische industrie onafhankelijke en door de betrokken
beroepsgroep erkende instantie als wetenschappelijk is aangemerkt. Waar accreditatie is
toegekend kan hier van uit worden gegaan. Hierna zal daarom van een bijeenkomst worden
uitgegaan.

Bij bijeenkomsten wordt aangenomen dat de gastvrijheid binnen redelijke perken blijft indien
de voor rekening van de vergunninghouder komende kosten van die gastvrijheid per
beroepsbeoefenaar en per therapeutische klasse niet meer bedragen dan strikt noodzakelijk
en in ieder geval niet meer dan € 500,– per keer en € 1.500,– per jaar, waarbij voor het
maximum van € 1.500,– per jaar ook de bedragen die reeds ontvangen zijn voor andere
bijeenkomsten georganiseerd door derden voor dezelfde therapeutische klasse worden
meegeteld. Aan die vereiste zal worden voldaan, immers is het bedrag dat door het nog te
bepalen farmaceutische bedrijf zal worden vergoed, lager dan het genoemde bedrag van
€ 500,–. De Codecommissie heeft voorts geen aanleiding gevonden om aan te nemen dat
niet aan de twee volgende vereisten van artikel 6.4.1 zal worden voldaan. Zij tekent hierbij
aan dat verzoekster heeft meegedeeld dat de kosten die deelnemers tijdens de vrije middag
op de tweede dag zullen maken, niet uit het bedrag van € 329,63 zullen worden vergoed.

Er moet daarom thans alleen nog worden nagegaan of de bijeenkomst op een passende
locatie zal plaats vinden. Verzoekster heeft als motivatie voor de locatie het volgende laten
weten: “Het is van grote waarde, ook voor de cursus, om naar deze locatie toe te gaan om in
alle rust met collega’s te kunnen praten, netwerken en ideeën uit te kunnen wisselen. Het is
van belang dat niemand van het eiland af kan, waardoor ook de docenten continue aanwezig
zijn.” De bijeenkomst zal door beroepsbeoefenaren uit Midden Nederland worden bezocht en
zou daarom ergens in het midden van het land moeten plaats vinden. De Codecommissie
heeft evenwel begrip voor de keuze van de locatie omdat deze het voordeel heeft dat men
voortdurend met elkaar in overleg zal zijn en zich daar niet eenvoudig uit zal kunnen terug
trekken. Er kan om die reden van een passende locatie worden uitgegaan.

Een en ander leidt tot een positief advies onder de voorwaarde dat verzoekster in het geval
de kosten voor een deel door een farmaceutisch bedrijf worden gedragen met dat bedrijf een
schriftelijke overeenkomst is aangegaan die voldoet aan de voorwaarden van artikel 6.4.4
van de Code en die overeenkomst aan de Stichting heeft toegezonden.

3. De kosten
De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten aan
verzoekster separaat in rekening zullen worden gebracht.
Aldus gedaan te Amsterdam op 8 mei 2017 door mr. P.A. Offers, voorzitter.