ADVIES (AA19.006) van de Codecommissie op het verzoek van [de heer Y] namens [X] (hierna: verzoekster), op de voet van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter van de Codecommissie.
De Codecommissie heeft kennis genomen van de adviesaanvraag van verzoekster van 22 januari 2019 met begeleidende e-mail van dezelfde datum en de reacties van verzoekster per e-mailberichten van 25 januari en 12 februari 2019 op nadere vragen van de (voorzitter van) de Codecommissie.

1. De aanvraag
Verzoekster is voornemens om in Kopenhagen op [twee keer twee dagen in 2019] een samenkomst te organiseren onder de naam ‘[Z]’ voor 15 tot 20 Nederlandse beroepsbeoefenaren, inclusief een bezoek aan de productie- en onderzoeksafdeling van verzoekster.

Verzoekster drijft een farmaceutische onderneming.

Voorafgaande aan deze aanvraag en toen de sprekers nog niet bekend waren, is, volgens de aanvraag, door [wetenschappelijke verenigingen A t/m G] accreditatie voor de voorgenomen samenkomsten verleend. Deze accreditaties zijn geldig tot november 2019.

Het doel van de samenkomst is volgens de aanvraag: “[H].”

De heenvlucht naar Kopenhagen is gepland op de middag (rond 15.00 uur) op de dag voorafgaande aan het inhoudelijke programma en de terugvlucht in de namiddag van dezelfde dag van het inhoudelijke programma. De deelnemers zullen [tijdens de eerste bijeenkomst] overnachten in het CitizenM Hotel en [tijdens de tweede bijeenkomst] in het Hotel Admiral, allebei viersterren hotels te Kopenhagen. Het inhoudelijke programma vindt op [beide dagen] plaats in het hoofdkantoor van [X] te Kopenhagen en duurt in totaal 6 uur, waarin academisch vooraanstaande externe sprekers uit Nederland zullen spreken en een bezoek van 1,5 uur zal worden gebracht aan de productie- en onderzoeksafdeling van [X].

Per deelnemer bedragen de kosten voor reis en verblijf (in ieder geval) € 556,– [bij de eerste bijeenkomst] en € 505,– [bij de tweede bijeenkomst], van welk bedrag verzoekster een bedrag van € 500,– voor haar rekening zal nemen. Verzoekster is daarbij voornemens de deelnemers naast de reis en inschrijvingskosten op [beide dagen voorafgaand aan de bijeenkomst] een diner van € 75,– aan te bieden en op [de dagen van de bijeenkomst] een ontbijt, koffie, een eenvoudige lunch in haar bedrijfskantine en een eenvoudig diner ten bedrage van € 50,–.

In de afgelopen jaren is (verkort) positief advies verleend voor door [X] georganiseerde bijeenkomsten die qua opzet vergelijkbaar waren aan deze, zoals het advies A17.099 en A18.028.

Verzoekster verzoekt een en ander (verkort) te toetsen aan de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (hierna: de Gedragscode).

2. De beoordeling door de Commissie
In artikel 6.4.1 van de Gedragscode is bepaald dat vergunninghouders er zorg voor dragen dat bij het verlenen van gastvrijheid aan beroepsbeoefenaren in het kader van bijeenkomsten en manifestaties, deze gastvrijheid binnen de perken blijft en strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst of manifestatie beoogde doel. Voorts mag de gastvrijheid zich niet uitstrekken tot anderen dan de deelnemers aan het inhoudelijke gedeelte van de bijeenkomst of manifestatie en moet de samenkomst plaatsvinden op een passende locatie.

Van een bijeenkomst is onder andere sprake als de inhoud van de samenkomst door een wetenschappelijke vereniging of een van de farmaceutische industrie onafhankelijke en door de betrokken beroepsgroep erkende instantie als wetenschappelijk is aangemerkt. Aan deze eis is volgens de aanvraag voldaan, maar de verleende accreditaties zijn, ondanks een uitdrukkelijk verzoek daartoe van de voorzitter, niet ten bewijze overgelegd. Bovendien is verzoekster dit jaar voornemens om de kosten, anders dan vorig jaar, nagenoeg geheel zelf te dragen (weliswaar binnen de maximale grenzen die de Code stelt voor wetenschappelijke bijeenkomsten).
Dit is aanleiding geweest om kritisch naar de aanvraag te kijken en deze vol te toetsen. Zoals de voorzitter vorig jaar al opmerkte, dient verzoekster immers, daar de samenkomsten plaatsvinden in haar hoofdkantoor en een bezoek wordt gebracht aan haar productie- en onderzoekscentrum, te vermijden dat tijdens het door haar gefinancierde wetenschappelijke programma het voorschrijvingsgedrag van deelnemers wordt beïnvloed.

Nu alle deelnemers en sprekers afkomstig zijn uit Nederland, rijst dan ook allereerst de vraag of de locatie waar de geplande samenkomsten gehouden zullen worden passend is. Uit de aanvraag blijkt dat het inhoudelijke programma steeds 6 uur duurt, waarvan 1,5 uur wordt ingenomen door een bezoek aan het productie- en onderzoekscentrum van verzoekster. Dit betekent dat daarvoor een kwart van het inhoudelijk programma is uitgetrokken. Het bezoek aan het productie- en onderzoekscentrum wordt door verzoekster als rechtvaardiging aangedragen voor de locatie van de bijeenkomst. De Codecommissie merkt hierover op dat een bezoek aan onderzoeks- en productiefaciliteiten in zijn algemeenheid een relevant onderdeel kan vormen van het wetenschappelijk programma. Echter, wanneer de rechtvaardiging van de locatie van de bijeenkomst in een dergelijk bezoek wordt gevonden, zal vast moeten worden gesteld of een dergelijk bezoek noodzakelijk is voor het beoogde (wetenschappelijke) doel van de bijeenkomst en – vervolgens – of de duur en toegevoegde waarde van het bezoek in redelijke verhouding staan tot het totale programma van de bijeenkomst en de daarvoor verleende gastvrijheid. Uit de aanvraag volgt weliswaar dat verzoekster door meer inzicht te geven in niet alleen de theorie maar ook in de onderzoeks- en productiefaciliteiten ernaar streeft dat de deelnemers met deze kennis de best mogelijke zorg en behandeling aan patiënten met [aandoeningen I] kunnen bieden, maar niet dat daarvoor een bezoek aan haar onderzoeks- en productiecentrum noodzakelijk is. Voorstelbaar is dat de deelnemers op andere wijze ook een voldoende indruk van dit proces kunnen krijgen, bijv. door een foto/videoverslag van het productie- en onderzoekscentrum. Bovendien is uit de aanvraag en de nadere reactie van verzoekster onvoldoende helder geworden wat de klinische en/of wetenschappelijke relevantie precies is van het productieproces in Kopenhagen in relatie tot het beoogde doel van de bijeenkomst.
De locatie wordt in het onderhavige geval daarom niet (meer) passend geacht. Zonder nadere toelichting, die ontbreekt, valt immers niet in te zien dat het voorgenomen inhoudelijk programma niet ook in Nederland aan de deelnemers kan worden aangeboden. Het advies is daarom negatief.

3. De kosten

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten aan verzoekster separaat in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Amsterdam op 18 februari 2019 door mr. L. van Berkum, voorzitter.