ADVIES (AA19.018) van de Codecommissie op verzoek van [de heer Y en mevrouw Z], ontvangen op 29 maart 2019, namens het Koninklijk Instituut voor de Tropen (hierna te noemen het KIT) op de voet van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter van de Codecommissie.

1. Het verzoek van het KIT

1.1 Het KIT heeft te kennen gegeven dat zij een aantal aanvragen van organiserende partijen heeft ontvangen om als locatie te dienen voor een bijeenkomst of manifestatie voor beroepsbeoefenaren maar – zo begrijpt de Codecommissie – de aanvragen volgens de organisatoren niet daadwerkelijk in haar instituut hebben kunnen plaatsvinden omdat de locatie niet zou passen binnen de door de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (hierna: de Gedragscode) aangegeven richtlijnen. Zij verzoekt als belanghebbende de Codecommissie om een advies dienaangaande.

1.2 Ter toelichting stelt het KIT in haar begeleidende mail d.d. 29 maart 2019 en nadere mail
van 19 april 2019, dat organiserende partijen aangeven dat haar locatie niet in aanmerking komt als passende locatie in de zin van artikel 6.4.1 van de Gedragscode vanwege de luxe uitstraling.
In de bijbehorende adviesaanvraag / toelichting geeft het KIT voorts aan, dat:
– zij is geregistreerd in het register van de Amsterdamse Kamer van Koophandel en een ANBI-status heeft;
– een not-for-profit kennis- en expertiseorganisatie voor duurzame en internationale en interculturele samenwerking is en zich richt op innovatieve en praktische oplossingen met de focus op ontwikkelingslanden en internationale handelsketens;
– haar werkgebied omvat onderzoek, advies en training en opleiding voor internationale organisaties, bedrijven, NGO’s, overheden en studenten, waarbij het meer specifiek gaat om het verbeteren van gezondheidszorg, en om duurzame economische, sociale en organisatorische veranderingen in ontwikkelingsladen;
– zij gehuisvest is in een monumentaal pand te Amsterdam en het eerste zogenaamde “SDG house” is in Nederland voor bedrijven en organisaties die zich bezighouden met duurzame ontwikkeling en interculturele samenwerking;
– in haar gebouw ook 48 andere innovatieve organisaties gehuisvest zijn, die allen bijdragen aan een duurzame wereld onder één dak en aldus een plek is gecreëerd waar bedoelde bedrijven en organisaties elkaar kunnen ontmoeten en kennis kunnen delen en samenwerken;
– het gebouw naast de functie die het heeft als SDG House ook -in de rechter vleugel- gebruikt wordt als locatie voor het ontvangen van congressen en evenementen en zij organisaties de unieke gelegenheid biedt om evenementen te organiseren op een bijzondere historische locatie;
– die rechter vleugel losstaat van het Tropenmuseum; gasten zullen, aldus het KIT, “hierdoor niet het hoofddoel voorbijstreven, door bijvoorbeeld gratis gebruik te maken van het Tropenmuseum”;
– aldaar congressen en evenementen kunnen worden georganiseerd tot 800 personen;
– zij als onderdeel van het kennisinstituut waarde hecht aan haar duurzame imago en een duurzame toekomst, hetgeen wordt teruggevoerd in alle facetten van de bedrijfsvoering (scholarship fund opzetten voor het volgen van een masterprogramma, samenwerking met leveranciers, aantrekken van personeel en producten op de menukaart) en wordt uitgedragen naar ook klanten en gasten;
– zij tevens beschikt over een hotelaccommodatie, het Amsterdam Tropen Hotel, een driesterrenhotel met overnachtingsprijzen vanaf € 79,–;
– de kosten van lunches die zij serveert variëren van € 18,75 tot € 24,75;
– een warme lunch € 24,75 kost en een streetfoodlunch € 32,75;
– een diner varieert in prijs van € 7,25 voor een walking diner, tot € 41,50 voor een sit down dinner;
– alle prijzen inclusief BTW zijn.

1.3 Voorts verwijzende naar de in artikel 6.4.1, aanhef en onder d van de Gedragscode geformuleerde eisen en de toelichting op dat artikelonderdeel stelt het KIT, dat zij luxe faciliteiten biedt op het gebied van service en kennis om de desbetreffende bijeenkomst zo succesvol mogelijk te organiseren in een historisch pand met een duurzaam karakter, maar dat daarbij geen overmatige luxe faciliteiten worden geboden, als bij een sterrenrestaurant of vijf-sterrenresort, de locatie centraal is gelegen voor bezoekers, een sterke relatie heeft met het kennisinstituut en meent zij dat de locatie als passend in de zin van de Gedragscode valt aan te merken.

2. De beoordeling door de Codecommissie

2.1 In artikel 59 van het Reglement is bepaald dat iedere belanghebbende de Codecommissie kan verzoeken een advies te geven omtrent de verenigbaarheid van een eigen handelen of nalaten met de bepalingen van de Code of de geest en strekking daarvan. Het KIT wil graag een deel van haar gebouw aanbieden – zo begrijpt de Codecommissie – als locatie voor het organiseren van bijeenkomsten en/of manifestaties, georganiseerd voor beroepsbeoefenaren als bedoeld in de Gedragscode. Het KIT kan aldus als belanghebbende in de zin van deze bepaling worden aangemerkt. Hierbij doet niet ter zake dat verzoekster geen vergunninghouder is in de zin van artikel 3,1 sub e van de Gedragscode.

2.2 De Codecommissie stelt voorop dat de beoordeling in deze of een locatie passend is in de zin van de Gedragscode staat in de context van (de mogelijkheid van) gunstbetoon en te verlenen gastvrijheid en meer specifiek in het kader van het organiseren van samenkomstem door vergunninghouders, als bedoeld in de Gedragscode en gelet op het karakter van het verzoek deels ook slechts hypothetisch van aard kan zijn.

2.3 In artikel 6.4.1 van de Gedragscode is in dit verband bepaald dat de vergunninghouders ervoor zorgdragen dat bij het verlenen van gastvrijheid aan beroepsbeoefenaren in het kader van bijeenkomsten en manifestaties die gastvrijheid:
a. beperkt blijft tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor deelname aan de bijeenkomst of manifestatie; en
b. strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst of manifestatie beoogde doel, waarbij met name het evenwicht in tijdsbesteding tussen het wetenschappelijk programma en de overige onderdelen een essentiële rol speelt; en
c. zich niet uitstrekt tot anderen dan de beroepsbeoefenaren; en
d. bovendien de bijeenkomst/manifestatie dient plaats te vinden op een passende locatie.
Een en ander houdt in dat, wil een advies inzake een door een vergunninghouder geplande bijeenkomst of manifestatie positief worden beoordeeld, niet enkel aan de onder d formuleerde eis dient te zijn voldaan maar ook het voldoen aan de overige in artikel 6.4.1 van de Gedragscode gestelde eisen een rol speelt.

2.4 Aannemende dat een bij het KIT georganiseerde bijeenkomst of manifestatie zich niet uitstrekt tot anderen dan de beroepsbeoefenaren en alsdan tevens voldaan wordt aan artikel 6.4.6 van de Gedragscode (waarin is bepaald in hoeverre de kosten van gastvrijheid mogen bedragen) ziet de Codecommissie, gelet op de hiervoor vermelde en door KIT gehanteerde prijzen en tarieven geen beletsel om ervan uit gaan dat alsdan aan de onder a van artikel 6.4.1 van de Gedragscode geformuleerde eis wordt voldaan.
Hier voegt de Codecommissie aan toe, dat alsdan aan de aan de bijeenkomst of manifestatie deelnemende beroepsbeoefenaars die in de directe omgeving van Amsterdam wonen, geen overnachting dient te worden aangeboden (het begrip “ directe omgeving” wordt in redelijkheid gedefinieerd als de omgeving die, gelet op het aanvangstijdstip en tijdstip van einde, binnen drie kwartier met het openbaar vervoer te bereizen is).

2.5 Waar het betreft de eis dat de te verlenen gastvrijheid ondergeschikt is aan het hoofddoel van de bijeenkomst/manifestatie, dient te gelden dat de beroepsmatig relevante inhoud ervan de belangrijkste reden is voor de deelname. De bijeenkomst/manifestatie dient met andere woorden daarnaast geen sociale of culturele elementen te omvatten.
Kennelijk doelt het KIT op deze voorwaarde waar zij stelt dat de rechter vleugel (voor congressen en evenementen) losstaat van het Tropenmuseum en gasten “hierdoor niet het hoofddoel voorbijstreven, door bijvoorbeeld gratis gebruik te maken van het Tropenmuseum”.
Indien er daadwerkelijk van kan worden uitgegaan, dat de bijeenkomst of manifestatie zodanig is opgezet dat binnen de daarmee gemoeide tijd (inclusief de tijd van reis naar en vertrek na de bijeenkomst / manifestatie) geen ruimte aanwezig is om het museum te bezoeken, bestaat geen reden te veronderstellen dat niet aan de eis onder b van artikel 6.4.1 van de Gedragscode wordt voldaan.

2.6 Bij de vraag naar het al dan niet passend zijn van een locatie dient – aldus de ook door het KIT beschouwde toelichting op onderdeel d van artikel 6.4.1 van de Gedragscode – te worden getoetst of:
– (1) de locatie qua uitstraling of faciliteiten ondergeschikt is aan het hoofddoel van de bijeenkomst / manifestatie en
– (2) de locatie qua geografische ligging objectief gerechtvaardigd is.
Van het eerste is geen sprake als de locatie dermate aantrekkelijk is dat aannemelijk is dat deze op zichzelf de reden vormt voor de beroepsbeoefenaar om aan de bijeenkomst / manifestatie deel te nemen. Een locatie met luxe uitstaling als bijvoorbeeld een sterrenrestaurant of resort, een kasteeltje of landgoed met uitgebreide faciliteiten zal, aldus de toelichting, niet snel passend zijn voor een wetenschappelijke bijeenkomst.
De website van het KIT bekijkende kan niet worden ontkend dat het gebouw en entourage een luxe uitstaling hebben. De hotelaccommodatie betreft een driesterren hotel.
Dat constaterende hoeft naar het oordeel van de Codecommissie op zich niet ertoe toe te leiden dat de locatie in de hier te beoordelen context niet passend zou zijn. Mede in aanmerking genomen de door het KIT gehanteerde prijzen en tarieven en dat het KIT en de daarin gehuisveste bedrijven zich bezighouden met duurzame ontwikkeling en interculturele samenwerking, aan welk imago een overbodige luxe vreemd is – de prijzen en tarieven wijzen daar ook niet op – komt het de Codecommissie niet voor dat geen sprake kan zijn van een passende locatie.
Of de locatie in dezen geografisch gezien als passend valt aan te merken is afhankelijk van verschillende factoren, als – onder meer – inhoud en doelgroep en of de bijeenkomst een internationaal karakter heeft. Zo kan de locatie gerechtvaardigd zijn als de bijeenkomst gericht is op specialisten en/of artsen uit Amsterdam en omgeving of – in geval van een internationale bijeenkomst / manifestatie een groot aantal deelnemers wordt verwacht. Het verzoek leent zich er, gelet op het (deels) hypothetisch karakter ervan, niet voor dit in extenso te (kunnen) bespreken.

2.7 Het vorenstaande leidt ertoe dat het advies, onder voormelde voorbehouden, positief kan luiden.

3. De kosten

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten aan het KIT in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Amsterdam op 23 april 2019 door mr. L.A.J. Nuijten, voorzitter