ADVIES (AA19.067) van de Codecommissie op het verzoek van [mw. Y] namens [X], op de voet van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter van de Codecommissie. De Codecommissie heeft kennis genomen van de adviesaanvraag van 14 november 2019.

1. Het verzoek

1.1 Bij e-mail van 14 november 2019 vraagt [X] advies betreffende de volgende vragen:
a. is de locatie passend?
b. vallen de kosten van zaalhuur voor het diner onder gastvrijheid of algemene kosten? Ook als er minder dan 100 mensen zouden deelnemen aan het diner?
c. vallen in het algemeen kosten van zaalhuur en kosten van vervoer per boot onder algemene kosten of kosten van gastvrijheid? Als de kosten binnen gastvrijheid vallen zijn het dan maaltijd- of inschrijfkosten?

Ter toelichting heeft [X] aangegeven, dat:
– zij een tweedaagse cursus organiseert voor [artsen Z];
– het doel van de bijeenkomst is de laatste stand van zaken op het gebied van [ziekten A] te bespreken en de expertise van [medisch centrum B] te delen met andere [artsen Z] in Nederland;
– er een optie is gegeven om in de avond deel te nemen aan een diner;
– het niet zeker is maar naar verwachting ca. 100 mensen deelnemen aan het diner;
– uit informatie blijkt dat restaurants in de omgeving van de congreslocatie geen groep van deze grootte kunnen ontvangen en uitgeweken moet worden naar een aparte ruimte;
– die ruimte is gevonden in de Amsterdam Toren aan het IJ;
– de congreslocatie ook aan het IJ ligt en de deelnemers i.v.m. de spits per boot naar de dinerlocatie gaan, welke boot eenvoudig is, geen luxe kent, zelfs geen zitplaatsen;
– zij met de aanstaande deelnemers niet communiceert over de dinerlocatie en die locatie ook nergens wordt genoemd, zodat de deelnemers zich niet aanmelden voor het congres om mee te kunnen gaan naar de dinerlocatie;
– de zaalhuur voor het diner hoog is, zeker als het minder dan 100 deelnemers betreft; de kosten van huur bedragen namelijk € 5.500,00 incl. huur van personeel;
– indien de kosten van zaalhuur niet tot de gastvrijheid worden gerekend, de deelnemers ruimschoots meebetalen aan hun eigen diner;

– de inschrijftarieven zijn:
* kosten van hotel met diner: € 355,00;
* de kosten (zonder hotel maar enkel) van diner: € 235,00.
* de hotelkosten: € 146,44 incl. btw en stadsbelasting.

[X] heeft onder overlegging van de door Amsterdam Toren overgelegde offerte in twee, hierna volgende, opties berekend wat de hoogte van de dinerkosten is indien de locatiekosten (zaalhuur) tot de algemene kosten worden gerekend, te weten € 111,93 incl. btw, en indien de locatiekosten tot de kosten van gastvrijheid worden gerekend, te weten
€ 178,48 incl. btw.

Optie 1
algemene kosten € 6.836,50, op basis van 100 personen excl. btw
locatiekosten € 5.500
techniek pakket € 895
personeel € 93
meubilair en styling € 121
€ 127,50
€ 100
€ 6.836,50

gastvrijheidskosten excl. btw
drankarrangement € 31
mastiek tbv walking dinner € 9
walking dinner € 52,50
dinerkosten € 92,50 excl. btw, zijnde € 111,925 incl. btw

Optie 2
algemene kosten € 1.336,50 op basis van 100 personen excl. btw
techniek pakket € 895
personeel € 93
meubilair en styling € 121
€ 127,5
€ 100
€ 1.336,50

gastvrijheidskosten excl. btw
locatiekosten € 5.500 € 55
drankarrangement € 31
mastiek tbv walking dinner € 9
walking dinner € 52,50
dinerkosten excl. btw: € 147,50, zijnde € 178,475 incl. btw.

[X] gaat ervan uit dat de dinerlocatie passend is en heeft aangegeven dat de kosten van gastvrijheid voor het hele congres beneden € 500,00 liggen en de deelnemers een groot deel zelf betalen.

2. De beoordeling

2.1 De Codecommissie gaat eerstens in op de ontvankelijkheid van de adviesaanvraag.[X] is kennelijk geen vergunninghouder en ook geen beroepsbeoefenaar. Ook is niet bekend of zij het congres zelf organiseert voor eigen rekening dan wel voor een derde (vergunninghouder) – voor diens rekening en risico -, die het congres sponsort.
In geval [X] zelf de organisator is zal het advies haar niet binden. Daarentegen zijn beroepsbeoefenaren, die deelnemen aan het te organiseren congres en aan wie door een bijdrage in de kosten gunstbetoon wordt verstrekt, gebonden aan de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (hierna: Gedragscode). Of en zo ja, welke vergunninghouders een bijdrage zullen doen is evenzo niet bekend, maar de Codecommissie veronderstelt dat het hier betreft vergunninghouders als bedoeld in artikel 18 (jo. artikel 1, onder mm en nn van de Geneesmiddelenwet) jo. artikel 3.1 onder d Gedragscode; zij zijn eveneens aan de Gedragscode gebonden. In dit kader is van belang dat, gelet op de strekking van de Gedragscode, vergunningshouders en beroepsbeoefenaren steeds alert moeten zijn op wederzijds niet toelaatbare beïnvloeding, die gevolgen kan hebben voor (niet rationeel) voorschrijfgedrag. Elke beroepsbeoefenaar dient daarom bekend te zijn met hem – al dan niet door tussenkomst van derden – verleende gunsten en met de verstrekker ervan, opdat hij zelf een beoordeling kan maken over de toelaatbaarheid daarvan. Voor de vergunninghouder geldt mutatis mutandis, dat deze bekend dient te zijn met de beroepsbeoefenaar aan wie de gunst wordt verleend; zie in dit verband bijvoorbeeld het bepaalde in artikel 6.4.6 Gedragscode en de in het algemeen vereiste transparantie (hoofdstuk VII Gedragscode).
Met deze impliciete verwijzing naar het advies van de Codecommissie van 1 maart 2016 (AA16.005), ook aangehaald in de nieuwsbrief van 2 juni 2016, is [X] – gelet ook op het bepaalde in artikel 59 van het Reglement Codecommissie en Commissie van Beroep van de Stichting CGR – dan ook ontvankelijk te achten in haar verzoek om advies.
De Codecomissie ziet geen reden voor toepassing van artikel 62 van het Reglement.

2.2 De Codecommissie zal hierna ingaan op de voorgelegde vragen.
Deze toetsing zal, waar sprake kan zijn van sponsoring van de bijeenkomst/manifestatie, geschieden tegen de achtergrond van het bepaalde in artikel 6.4.4 Gedragscode. Gelet op het bepaalde in dat artikel en toelichting daarop gelden de eisen die zijn opgesteld voor het verlenen van gastvrijheid in artikel 6.4.1 jo. artikel 6.4.3 Gedragscode ook voor bijeenkomsten/manifestaties die direct of indirect door de vergunninghouder worden gesponsord. Dat betekent dat, indien aan die laatstbedoelde eisen wordt voldaan in beginsel ook sprake kan zijn van een geoorloofd gunstbetoon, verstrekt in het kader van een door die vergunninghouder direct of indirect te organiseren bijeenkomst/manifestatie.
De Codecommissie gaat er overigens veronderstellenderwijs van uit dat de bijeenkomst -naast hetgeen hierna, ingaande op de vragen, specifiek wordt overwogen – overigens voldoet althans zal voldoen, aan hetgeen in hoofdstuk VI, par. 6.4 Gedragscode is bepaald met betrekking tot bijeenkomsten en manifestaties. Dat zal dienen te blijken uit een nader (door de betreffende vergunninghouder) in concreto aan te vragen advies.

2.3 In artikel 6.4.1 Gedragscode, waarnaar in artikel 6.4.4. Gedragscode wordt verwezen, is bepaald dat vergunninghouders ervoor zorg dienen te dragen, dat bij het verlenen van gasvrijheid aan de beroepsbeoefenaar in het kader van bijeenkomsten en manifestaties die gastvrijheid:
(a) beperkt blijft tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor deelname aan de bijeenkomst/manifestatie;
(b) strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst/manifestatie beoogde doel en
(c) zich niet uitstrekt tot anderen dan de beroepsbeoefenaren, waarbij
(d) tevens geldt dat de bijeenkomst/manifestatie plaatsvindt op een passende locatie.

2.4 Het onderhavige geval toetsend aan de onder d genoemde eis, is blijkens de toelichting onder artikel 6.4.1 Gedragscode van belang dat de locatie qua uitstraling en faciliteiten ondergeschikt dient te zijn aan het doel van de bijeenkomst/manifestatie en de geografische ligging ervan objectief gerechtvaardigd moet zijn. Dat geldt gezien de strekking ervan voor zowel de plaats, de stad waar de bijeenkomst/manifestatie plaatsvindt als de ruimte(s) waarin deze plaatsvindt. Dat betekent dat een op zich – waar het betreft de keuze van stad – passend te achten locatie, niet of minder passend kan zijn indien de ruimte(s) waarin de bijeenkomst/manifestatie plaatsvindt niet voldoet (voldoen) aan de hiervoor vermelde criteria.
Zou er op zich van uitgegaan kunnen worden dat de plaats/locatie – de stad (Amsterdam) – zowel als de ruimte, waar de bijeenkomst/manifestatie voor het gedeelte van het wetenschappelijk programma (lezingen e.d.), plaatsvindt op zich passend is – de Codecommissie ontbreekt hier informatie; zie dienaangaande nader onder 2.4.1 – dan rijst vervolgens in dit geval dus de vraag of dat oordeel niet moet worden bijgesteld indien de locatie waar het diner plaatsvindt niet passend is. Met andere woorden: is tevens de dinerlocatie passend te achten?
Twijfels zijn hier op zijn plaats, waar de dinerlocatie – blijkens ook het aanbod op internet – een toeristische en hoogwaardige attractie is van combinatie van hotel en restaurant. Niettemin zou de dinerlocatie passend kunnen zijn, indien (a) in redelijkheid onvoorzienbaar is/was dat er in de nabijheid van de plaats/ruimte waar het wetenschappelijk programma plaatsvindt geen andere passende locatie voor diner aanwezig zou zijn, (b) er terecht van uitgegaan zou kunnen worden dat daadwerkelijk geen andere – in de nabijheid gelegen – (diner-)locatie beschikbaar is voor een groep van ca. 100 personen én (c) tevoren volstrekt geen bekendheid wordt gegeven aan de locatie, zodat deze op zichzelf geen reden vormt voor deelname aan de bijeenkomst/manifestatie. Het is uiteraard de verantwoordelijkheid van de vergunninghouder voor realisering van de voorwaarde onder c zorg te dragen.
In dit verband maken (de wijze van) het vervoer naar de dinerlocatie en de vervoerskosten overigens niet dat het oordeel in dit geval anders zou komen te liggen. Die kosten zouden – mits te rekenen tot kosten voor gastvrijheid – alsdan vallen onder die voor reiskosten, transfers (zie in dit verband de Handleiding “Zelfevaluatie Gunstbetoon”).

2.4.1 Echter, betreffende de in 2.4 onder a en b vermelde voorwaarden is van belang, dat niet duidelijk is en ook niet gemotiveerd is waarom in het kader van de bijeenkomst/manifestatie voor Amsterdam en niet voor een andere, voor de naar verwachting grote groep van deelnemers, toegankelijke plaats in Nederland gekozen is, hetgeen temeer klemt indien de doelgroep enkel zou betreffen [artsen Z] uit Nederland. Het moge zo zijn dat expertise van het [medisch centrum B] voor de bijeenkomst/manifestatie van belang is, dat op zich biedt evenwel onvoldoende grond om de keuze op Amsterdam te laten vallen. Aldus zou de noodzaak uit te wijken naar de voorgestelde dinerlocatie – vooralsnog – niet althans minder gegeven zijn en daarmee impliciet de passendheid van die locatie.
Het is overigens zaak in een eventueel nader aangevraagd advies de in 2.4 onder a en b vermelde voorwaarden nader te onderbouwen – zie ook het bepaalde in artikel 6.4.4 Gedragscode – en ook de daar onder in 2.4 onder c bedoelde voorwaarde aan de hand van onder meer de uitnodiging aan de beroepsbeoefenaar aan te tonen.

2.5 Toekomend aan de ten tweede door [X] gestelde vraag overweegt de Codecommissie als volgt.
Van belang is hier het bepaalde in artikel 6.4.1, onder a en b Gedragscode – zie hiervoor onder 2.3 – en artikel 6.4.3 Gedragscode, in welk laatste artikel is bepaald dat onder het verlenen van gastvrijheid wordt verstaan: de vergoeding of het voor rekening nemen van reis-, verblijf- en deelnamekosten.
Blijkens de toelichting op laatstbedoeld artikel worden onder deelnamekosten begrepen: de kosten die kunnen worden toegerekend naar de individuele deelnemer (zoals inschrijfkosten of studiemateriaal dat tijdens de bijeenkomst/manifestatie wordt verstrekt). Diezelfde toelichting geeft voorts aan, dat er ook andere kosten kunnen zijn die niet direct als reis-, verblijf- en deelnamekosten zijn aan te merken en dat, als die kosten te maken hebben met ontspanning, vrije tijdsbesteding e.d., deze niet door de vergunninghouders betaald mogen worden. Waar het betreft algemene organisatiekosten, die rechtstreeks verband houden met de bijeenkomst/manifestatie – als onder meer zaalhuur – is het, aldus de toelichting, de vraag of en in hoeverre deze voor rekening van de vergunninghouder mogen komen. Indien de gastvrijheid bij een bijeenkomst/manifestatie voldoet aan alle regels die in de Gedragscode zijn gesteld zullen algemene kosten voor organisatie dan in het algemeen geen discussiepunt vormen en in beginsel niet aangemerkt worden als kosten voor gastvrijheid. Daarbij is als reden gegeven dat het onwenselijk is indien dergelijke kosten die nauw samenhangen met de inhoud en kwaliteit van de bijeenkomst/manifestatie worden aangemerkt als kosten voor gastvrijheid (zie ook de uitspraak van Codecommissie van 7 dec. 2007, K07.15). Tenslotte geeft de toelichting aan dat zich wel omstandigheden kunnen voordoen waarin bepaalde kosten die door de organisatie worden aangemerkt als algemene organisatiekosten wel degelijk moeten worden aangemerkt als (verkapte) kosten voor gastvrijheid. Daarbij moet dan gedacht worden aan buitensporige kosten voor zaalhuur. Of hiervan sprake is zal, aldus de toelichting, door de Codecommissie van geval tot geval beoordeeld dienen te worden.

2.5.1 In dit geval moet geconstateerd worden dat de kosten voor zaalhuur excessief zijn. De redenen hiervoor zijn door [X] toegelicht.
Gelet op hetgeen in 2.4 en 2.4.1 is overwogen rijst zeer de vraag of aan de voorwaarde vermeld in artikel 6.4.1 onder b Gedragscode – betreffende de relatie gastvrijheid en beoogd doel – kan worden voldaan. Immers, zou er evenwicht bestaan in tijdsbesteding tussen het (veronderstelde) wetenschappelijk programma en de overige onderdelen van het programma – ook hier ontbreekt enige informatie -, dan rest nog te beantwoorden de vraag of de dinerlocatie niet op zich dermate aantrekkelijk is dat deswege voor deelname wordt geopteerd. Daarenboven geldt tegen diezelfde achtergrond, dat het zeer de vraag is of aldus de gastvrijheid beperkt blijft tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor de deelname aan de bijeenkomst/manifestatie (zijnde de voorwaarde onder a van artikel 6.4.1 Gedragscode). De in de dinerkosten opgenomen kosten drankarrangement (ad € 31,00), waardoor de dinerkosten boven het in de toelichting op artikel 6.4.1 Gedragscode geïndiceerde tarief van € 75,00 uitkomen, maken die vraag des te pregnanter. Waar voorts niet althans onvoldoende is gemotiveerd waarom op zich voor een locatie te Amsterdam is gekozen en daarmee niet afdoende gemotiveerd de noodzaak is gegeven om uit te wijken naar de voorgestelde dinerlocatie, kan in dit geval ook niet zonder meer worden gezegd, dat de (excessieve) kosten van zaalhuur nauw samenhangen met de inhoud en kwaliteit van de bijeenkomst/manifestatie en dat het onwenselijk is deze kosten als kosten voor gastvrijheid aan te merken.
Voor het geval minder dan het verwachte aantal deelnemers aan het diner deelnemen -“no show”-, verwijst de Codecommissie naar de op de website van de Stichting CGR vermelde rubriek: ”veel gestelde vragen”, waarin onder punt 4 wordt aangegeven hoe om te gaan met een dergelijke “no show” van deelnemers.
Aan het vorenstaande kan tenslotte niet afdoen het bepaalde in artikel 6.4.6 Gedragscode, volgens welk artikel de gastvrijheid binnen redelijke perken blijft als de voor rekening van de vergunninghouder komende kosten van de gastvrijheid per beroepsbeoefenaar en per therapeutische klasse niet meer bedragen dan € 500,00 per keer en € 1.500 per jaar. Immers, het bepaalde in artikel 6.4.6 Gedragscode is enkel een aanvulling op het bepaalde in artikel 6.4.1 Gedragscode en laat die laatste bepaling onverlet.

2.6 De ten derde gestelde vraag valt in zijn algemeenheid niet te beantwoorden. De beoordeling is te zeer afhankelijk van de in het betreffende geval aan de orde zijnde omstandigheden. De Codecommissie verwijst in dit kader nogmaals naar (het slot van) de toelichting op artikel 6.4.3 Gedragscode, als hiervoor ook aangehaald.

2.7. Voorzover [X] met de adviesaanvraag heeft bedoeld een positief advies te ontvangen kan daarvan gelet op hetgeen hiervoor is overwogen geen sprake zijn en is het advies als negatief te duiden.

3. De kosten

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten aan [X] separaat in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Amsterdam op 28 november 2019 door mr. L.A.J. Nuijten, voorzitter.