ADVIES (AA19.075) van de Codecommissie op het verzoek van [dhr. Y] namens [X] (nader te noemen: verzoekster) op de voet van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de voorzitter van de Codecommissie.
De Codecommissie heeft kennis genomen van de adviesaanvraag met bijlagen van
2 december 2019 en de aanvullende e-mailcorrespondentie.

1. Het verzoek

1.1 Verzoekster heeft het voornemen om op [een vrijdag en zaterdag in 2020] in Barcelona (Spanje) een samenkomst te organiseren voor beroepsbeoefenaren onder de titel: “[Z]”, en om in dat kader gastvrijheid te verlenen.

1.2 Een gedetailleerd overzicht van de inhoud van het programma en een overzicht van de sprekers zijn bij de adviesaanvraag gevoegd. Als leerdoel omschrijft de aanvraag: “[A]”. Het programma vangt op [vrijdagochtend] om 09.00 uur en duurt die dag tot 16.40 uur. Op [zaterdag] wordt het programma dan om 09.00 uur voortgezet en om 13.00 uur met een lunch afgesloten.
De totale duur van de bijeenkomst bedraagt 16 uur. Het inhoudelijk gedeelte van het programma bedraagt in totaal 12 uur. Het programma omvat zowel plenaire presentaties als workshops.

1.3 Er zullen naar verwachting zullen in totaal ongeveer 200 tot 250 deelnemers zijn, afkomstig vanuit de hele Europese Unie, onder wie 5 Nederlandse beroepsbeoefenaren.

1.4 Verzoekster heeft voor deze bijeenkomst accreditatie aangevraagd bij de [wetenschappelijke vereniging B] maar die aanvraag is nog niet gehonoreerd.

1.5 De totale kosten per deelnemer bedragen € 1.203,00. Verzoekster is voornemens 50% van die kosten voor haar rekening te nemen. De deelnemers dragen zelf de andere 50% van de kosten.

1.6 Verzoekster vraagt advies over de geoorloofdheid van de door haar voorgenomen gastvrijheid.

2. De beoordeling

2.1 Uit de aanvraag volgt dat verzoekster voornemens is om gastvrijheid te verlenen aan de beroepsbeoefenaren die deelnemen aan de door verzoekster te organiseren bijeenkomst. De Codecommissie stelt voorop, dat zij zich in dit oordeel enkel uitspreekt over de deelname door Nederlandse beroepsbeoefenaren aan de bijeenkomst.

2.2. De Codecommissie gaat er vanuit dat de gevraagde accreditatie inmiddels is verleend of op korte termijn verleend zal worden en dat er dus sprake is van een wetenschappelijke bijeenkomst als bedoeld onder in artikel 6.4.5 sub 1 van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (nader: de Gedragscode). Voor het geval onverhoopt die accreditatie niet wordt verleend, kan verzoekster zich niet op dit advies beroepen en zal nader advies moeten worden gevraagd.

2.3 Van de sprekers/inleiders zijn verkorte cv’s overgelegd. Daaruit blijkt niet van banden met de farmaceutische industrie.

2.4 Op grond van artikel 6.4.1. van de Gedragscode geldt dat vergunninghouders er zorg voor dragen dat bij het verlenen van gastvrijheid, deze gastvrijheid binnen redelijke perken blijft, strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst beoogde doel, zich niet uitstrekt tot anderen dan de deelnemers aan het inhoudelijke gedeelte van de samenkomst en dat deze gastvrijheid plaatsvindt op een passende locatie.

2.4a Op grond van artikel 6.4.6 aanhef en onder 2 en 3 van de Gedragscode wordt aangenomen dat de gastvrijheid bij een bijeenkomst binnen redelijke perken blijft wanneer de beroepsbeoefenaar tenminste 50% van kosten (reis- en verblijfkosten en de kosten van deelname) zelf draagt en de afspraken over de verleende gastvrijheid zijn vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst waarin de uitvoering helder is omschreven. Aan eerstgenoemde eis wordt voldaan nu verzoekster niet meer dan 50% van voormelde kosten voor haar rekening zal nemen. Ook aan de vereiste schriftelijke vastlegging van de overeenkomst wordt zal blijkens de overgelegde stukken worden voldaan.

2.4b Ten aanzien van de eis dat de gastvrijheid beperkt dient te blijven tot hetgeen strikt noodzakelijk is, overweegt de Codecommissie dat in de door verzoekster bij haar adviesaanvraag gevoegde uitnodigingsbrief aan de beroepsbeoefenaren is opgenomen dat de bijeenkomst op [zaterdag] om 13.00 uur wordt afgesloten met een lunch. In het verleden heeft de Codecommissie in voorkomende gevallen geoordeeld dat het aanbieden van een lunch na afronding van het inhoudelijk programma van een bijeenkomst kan kwalificeren als ‘niet strikt noodzakelijk’. In het onderhavige geval echter is de Codecommissie van oordeel dat het aanbieden van een lunch na afronding van het inhoudelijke programma niet op bezwaren stuit. Redengevend daarvoor is de lengte van de inhoudelijke bijeenkomst die daar die ochtend aan vooraf zal gaan en de omstandigheid dat de deelnemers daarna nog een lange terugreis voor de boeg hebben.

2.4c Blijkens de toelichting op artikel 6.4.1 van de Gedragscode moet bij het criterium, dat de gastvrijheid strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst beoogde doel, worden gekeken naar de onderlinge samenhang tussen alle facetten van de bijeenkomst en de daarbij te verlenen gastvrijheid. Uitgangspunt is dat de beroepsmatig relevante inhoud van de bijeenkomst de belangrijkste reden voor deelname moet zijn en niet de gastvrijheid (de wijze waarop en de omgeving waarin de bijeenkomst wordt gepresenteerd en ingebed). De inhoud en opzet van het programma laat geen ontspanningselement zien. Er is om die reden, en ook overigens, geen grond te veronderstellen dat de te verlenen gastvrijheid niet ondergeschikt is aan het (hoofd)doel van de bijeenkomst.

2.4d Uit de aanvraag blijkt niet dat de gastvrijheid zich uitstrekt tot anderen dan de deelnemers aan het inhoudelijk gedeelte van de samenkomst.

2.4e In haar aanvraag geeft verzoekster aan dat zij verwacht dat er ongeveer 200 a 250 beroepsbeoefenaren aan de bijeenkomst zullen deelnemen en dat die beroepsbeoefenaren uit verscheidene landen uit de Europese Unie afkomstig zullen zijn. De keuze voor de stad Barcelona als plaats van samenkomst kan dan ook als passend worden aangemerkt. Ook het hotel waar de deelnemers aan de bijeenkomst zullen verblijven wordt ondergeschikt geacht aan het hoofddoel van de bijeenkomst.

2.5 Met inachtneming van de kanttekening met betrekking tot het verkrijgen van een accreditatie kan het advies positief luiden.

3. De kosten

De Codecommissie bepaalt dat de aan deze adviesaanvraag verbonden kosten aan verzoekster separaat in rekening zullen worden gebracht.

Aldus gedaan te Amsterdam op 20 januari 2020 door mr. J.A.J. van den Boom, voorzitter.