ADVIES (AA22.002) van de CGR op het verzoek van [X] op 2 juni 2022 uit hoofde van artikel 2.5.1 van het Reglement Naleving geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de Keuringsraad.

1. Het verzoek

[X] is een landelijk onafhankelijk opererend bureau dat (inter)nationale congressen en nascholingen organiseert, communicatieplannen maakt en optreedt als gespreksleider bij patiёnten focusgroepen en spiegelgesprekken. De expertise ligt vooral op het medische vlak.

Vergunninghouder [Y] is voornemens [in 2022] van 9.00 uur tot 17.00 uur een wetenschappelijke nascholing met de titel [Z] te organiseren op de locatie Kasteel De Hooge Vuursche in Baarn.[X] is gevraagd te assisteren bij de opzet van deze bijeenkomst. De [nascholing Z] is een ontwikkelingsprogramma voor medisch specialisten ([artsen A, B en C]) met bijzondere belangstelling voor het aandachtsgebied [ziekte D]. Het curriculum is wisselend en bespreekt thema’s die belangrijk zijn voor de ontwikkelingen in het [ziekte D] landschap. De thema’s worden aangeboden door (inter)nationale experts binnen hun vakgebied. Tevens wordt gewaarborgd dat er volop gelegenheid zal zijn voor interactie en discussie, in een ronde tafel setting, over de nieuwste ontwikkelingen en de toepassing hiervan in de dagelijkse klinische praktijk. Voor deze bijeenkomst wordt accreditatie aangevraagd bij zowel de [wetenschappelijke vereniging E] en [wetenschappelijke vereniging F].
De [nascholing Z] bestaat al enkele jaren en wordt met succes 1 tot tweemaal per jaar georganiseerd waarbij maximaal 25 beroepsbeoefenaren aansluiten. De opzet voor deze wetenschappelijke bijeenkomst is kleinschalig zodat de medisch specialisten optimaal met elkaar de topics kunnen bediscussiëren. Aangezien de medisch specialisten allen een expertise hebben in hetzelfde vakgebied fungeert deze bijeenkomst tevens als een [Ziekte D] Netwerk.

[X] verzoekt te Keuringsraad te beoordelen of de keuze voor Kasteel De Hooge Vuursche in overeenstemming is met de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (hierna: Gedragscode) en of dit kasteel als ‘passende locatie’ in de betekenis van artikel 6.4.1 onder d van de Gedragscode kan worden aangemerkt.

De keuze voor de locatie Kasteel De Hooge Vuursche voor deze wetenschappelijke bijeenkomst is gemaakt op basis van onderstaande onderbouwing:
• Kasteel De Hooge Vuursche heeft weliswaar een luxe architecturale uitstraling, maar is een locatie die zich uitsluitend richt op zakelijke bijeenkomsten (vergaderingen) alsmede particuliere evenementen (vnl. trouwerijen) en bevat geen inpandige faciliteiten zoals een fitnessruimte of zwembad of toegang tot buitenactiviteiten zoals bijvoorbeeld een golfbaan. Ook is er is geen onafhankelijk restaurant met hoge waardering (uitsluitend catering die als ‘ambachtelijk’ wordt omschreven op de website). De menukaart van de catering is niet bijzonder luxe, de inrichting van het kasteel zelf is zakelijk en geeft geen aanleiding tot een bezoek van culturele aard.
• De locatie is geografisch gezien centraal gelegen met goede (gratis) parkeervoorzieningen
• De bijeenkomst is uitsluitend toegankelijk voor beroepsbeoefenaren. In het wetenschappelijke programma zijn geen ontspannende elementen opgenomen. Een voorbeeld van het programma is overgelegd aan de Keuringsraad.
• De gastvrijheidskosten tijdens de bijeenkomst zijn beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor deelname en vallen binnen de CGR normen onder d van artikel 6.4.1. De kosten van een maaltijd zijn niet meer dan €75,- en staan in relatie tot de duur van de bijeenkomst.

2. Het oordeel van de Keuringsraad

Op grond van artikel 6.4.1 van de Gedragscode dienen vergunninghouders er zorg voor te dragen dat bij het verlenen van gastvrijheid aan beroepsbeoefenaren in het kader van bijeenkomsten en manifestaties deze gastvrijheid a. beperkt blijft tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor de deelname aan de bijeenkomst of manifestatie, b. strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst of manifestatie beoogde doel en c. zich niet uitstrekt tot anderen dan de beroepsbeoefenaren. Bovendien dient d. de bijeenkomst/manifestatie plaats te vinden op een passende locatie.

In de toelichting bij dit laatste onderdeel staat het volgende:
“Ten aanzien van de locatie van de bijeenkomst/manifestatie bepaalt artikel 6.4.1, laatste alinea dat deze dient plaats te vinden op een passende locatie, waarmee wordt beoogd dat gastvrijheid bescheiden wordt gehouden en uitwassen worden voorkomen. Dit kan zowel een fysieke locatie zijn als een virtuele locatie, zoals bij online nascholing. Getoetst wordt of de locatie:
a. qua uitstraling en faciliteiten ondergeschikt is aan het hoofddoel van de bijeenkomst/manifestatie en
b. qua geografische ligging objectief gerechtvaardigd is.

Een locatie is qua uitstraling en faciliteiten ondergeschikt aan het hoofddoel van de bijeenkomst/manifestatie indien deze niet dermate aantrekkelijk is dat aannemelijk is dat de locatie op zichzelf de reden vormt voor de beroepsbeoefenaar om aan de bijeenkomst/manifestatie deel te nemen (bijvoorbeeld een sterrenrestaurant of een luxe resort). Een locatie met een (zeer) luxe uitstraling (bijvoorbeeld een kasteeltje of landgoed) met uitgebreide faciliteiten, zal niet snel passend zijn voor een wetenschappelijke bijeenkomst.”

In deze casus betreft de locatie een kasteel en de vraag is in hoeverre er sprake is van een locatie met een (zeer) luxe uitstraling en uitgebreide faciliteiten. Het landgoed heeft weliswaar een luxe uitstraling, maar er is zoals hierboven beschreven geen sprake van uitgebreide faciliteiten of een restaurant met ‘haute cuisine’ en het oogt voldoende zakelijk. Bovendien zijn in het (voorbeeld)programma van de nascholing geen ontspannende elementen opgenomen en is daar ook geen ruimte voor ingepland binnen de tijdsindeling.

De geografische ligging van Kasteel De Hooge Vuursche in Baarn is centraal in Nederland en daarmee voldoende objectief gerechtvaardigd.

De adviesvraag richt zich specifiek op de locatie, maar de vraag of deze passend is, kan niet geheel los worden gezien van de andere voorwaarden uit artikel 6.4.1 van de Gedragscode. Conform artikel 6.4.1 onder a. blijven de gastvrijheidskosten beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor deelname, nu uitsluitend een lunch en twee korte (koffie)pauzes worden aangeboden, er geen maaltijden van meer dan € 75, – worden geserveerd en – ervan uitgaande dat accreditatie wordt verleend en daarmee sprake is van een wetenschappelijke bijeenkomst – de totale gastvrijheidskosten conform artikel 6.4.6 van de Gedragscode onder € 500,- blijven. Bovendien staan de gastvrijheidskosten in relatie tot de duur van de bijeenkomst.

Gelet op het bij de aanvraag gevoegde voorbeeldprogramma blijft de gastvrijheid conform artikel 6.4.1 onder b. tevens beperkt tot het met de bijeenkomst beoogde doel; het grootste deel van de voor de bijeenkomst ingeruimde tijd wordt besteed aan wetenschappelijke onderdelen en pauzes vormen logische onderbrekingen van het programma.

Tot slot nemen uitsluitend beroepsbeoefenaren deel, waarmee tevens wordt voldaan aan artikel 6.4.1 onder c.

Gezien het bovenstaande luidt het advies onder de in de aanvraag geschetste omstandigheden positief.

3. De kosten

De aan deze adviesaanvraag verbonden kosten zullen separaat aan [X] in rekening worden gebracht.