ADVIES (AA25.007) van de CGR op het verzoek van [X] op 23 juni 2025 uit hoofde van artikel 2.5.1 van het Reglement Naleving geneesmiddelenreclame, uitgebracht door de Keuringsraad.

1. Het verzoek

[X] is een congresbureau en organiseert medische nascholingen en congressen. De organisatie is voornemens om een bijeenkomst te organiseren met sponsoring van één vergunninghouder.

Het gaat om een tweedaags [event Y]. De hoogtepunten worden geselecteerd door een programmacommissie bestaande uit vijf [artsen Z]. Er worden 40 beroepsbeoefenaren verwacht.

De doelen voor de aanwezigen zijn om 1) op de hoogte te zijn van de laatste internationale inzichten en ontwikkelingen binnen het vakgebied van [ziekten A], gepresenteerd tijdens [event Y]; 2) te brainstormen over deze inzichten en ontwikkelingen met Nederlandse collega [artsen Z]; 3) het bespreken van de klinische toepasbaarheid en impact voor de dagelijkse praktijk in Nederland, en 4) het uitwisselen van praktijkervaringen.

De bijeenkomst is reeds geaccrediteerd. Het gaat om een event dat twee dagen duurt, inclusief overnachting, met in totaal twaalf opleidingsuren. Het event wordt financieel mogelijk gemaakt zowel met sponsoring van één vergunninghouder als met eigen bijdrage van deelnemers.

[X] verzoekt de CGR om de vier onderstaande vragen te beantwoorden.

2. Het oordeel van de CGR

De vragen gesteld door [X] worden hieronder één voor één behandeld.

Vraag 1
De aanvrager stelt de volgende vraag:
Voor de ontwikkeling van de nascholing is een programmacommissie van vijf specialisten opgesteld. Als organisator verzorgt [X] de contracten, waarbij de volgende vergoedingen worden meegenomen:
a. Kosten registratie [event Y] – 700 euro
b. Gastvrijheidskosten [event Y] – 340 euro
c. Uurvergoeding conform CGR – 12 uur
i. 2 x 2 uur voorvergaderingen
ii. 1 x 4 uur vergaderdiner woensdagavond
iii. 1 x 4 uur voorzitter [event Y]

Is dit akkoord of moet [vergunninghouder B] de contracten afsluiten als single sponsor?

De beoordeling van deze vraag gaat in de kern over of de dienstverleningsovereenkomst in lijn is met hoofdstuk 6.3 van de Gedragscode, in het bijzonder of de vergoeding in redelijke verhouding staat tot de verleende dienst (art. 6.3.3 Gedragscode) en 2) en de vraag met wie het contract moet worden afgesloten, wat relevant is voor de transparantieverplichting (hoofdstuk 7.2 Gedragscode). Daar waar de aanvrager verwijst naar gastvrijheidskosten, gaat het in feite om het vergoeden van onkosten, te weten reis- en verblijfskosten.

Het eerste onderdeel van deze vraag heeft betrekking op de redelijke vergoeding van medisch specialisten voor een te leveren dienst in 2026. De dienst ziet erop dat één hoogleraar en vier medisch specialisten het programma opstellen voor het event in kwestie. Uit de kostenindicatie blijkt dat wordt gerekend met de uurtarieven die gelden in 2026.

Daarnaast is van belang dat de besteedde tijd in verhouding staat tot de te leveren dienst. De benodigde tijd lijkt hoog ingeschat. De CGR acht het niet passend om de beroepsbeoefenaren voor vier uur te vergoeden tijdens een diner de avond van te voren. Ervan uitgaande dat tijdens het diner niet alleen inhoudelijke zaken worden besproken, kunnen de beroepsbeoefenaren hier voor maximaal twee uur vergoed worden.

Indien dit punt wordt opgevolgd, concludeert de CGR dat de vergoedingen bestaande uit de honorering (uurvergoeding) en de onkosten (kosten registratie en overige onkosten) in redelijke verhouding staan tot de geleverde diensten.

Het tweede onderdeel van deze vraag ziet op de partij die het contract afsluit met de betreffende beroepsbeoefenaren. Voor de transparantieregels maakt dit in het geval van een single sponsor-situatie niet uit: artikel 7.2.1 lid 5 Gedragscode bepaalt dat op de dienstverlenings- of gastvrijheidsovereenkomsten die tussen een derde (bijvoorbeeld een congresorganisatie) worden aangegaan met een beroepsbeoefenaar, de regels worden toegepast alsof het contract is aangegaan tussen de beroepsbeoefenaar en de single sponsor. Dat betekent dat melding wordt gemaakt aan het Transparantieregister Zorg op de naam van de beroepsbeoefenaar en de single sponsor. De CGR adviseert de congresorganisatie om in het contract op te nemen dat [vergunninghouder B] verantwoordelijk is om de relatie openbaar te maken in het Transparantieregister Zorg.

Vraag 2
De aanvrager stelt de volgende vraag:
Voor de postersessies worden Nederlandse onderzoekers gevraagd om een presentatie in maximaal 10 minuten te geven. Hiervoor ontvangt de onderzoeker geen vergoeding. Dient voor deze dienstverlening wel een overeenkomst te worden gesloten?

Artikel 3.1.h van de Gedragscode definieert het begrip ‘financiële relatie’ als volgt: het in het vooruitzicht stellen, aanbieden of toekennen van geld of op geld waardeerbare diensten of goederen.

Bij het geven van een presentatie kan sprake zijn van een financiële relatie in de vorm van dienstverlening, indien als tegenprestatie voor het geven van de presentatie geld of op geld waardeerbare diensten of goederen in het vooruitzicht worden gesteld, aangeboden of toegekend. In dit geval wordt geen enkele vergoeding gegeven, wat betekent dat geen sprake is van een financiële relatie en ook geen verplichting om voor de financiële relatie een schriftelijke overeenkomst op te stellen. Dit zou anders zijn indien de onderzoeker wel wordt vergoed voor de presentatie en/of onkosten (bijvoorbeeld vergoeding van toegang tot het event of gemaakte reiskosten); in dergelijke gevallen is wel een schriftelijke overeenkomst noodzakelijk.

Vraag 3
De aanvrager stelt de volgende vraag:
Alle deelnemers ([artsen Z]) aan [activiteit C] dienen zich ook aan te melden voor [event Y]. De eigen bijdrage voor [activiteit C] is 340,- euro. De kosten van registratie [event Y] wil [vergunninghouder B] volledig vergoeden (700,-). Is dit mogelijk?

Artikel 6.4.6 van de Gedragscode stelt maxima aan de te vergoeden gastvrijheid per beroepsbeoefenaar per keer. Vergunninghouders die gastvrijheid direct dan wel indirect willen vergoeden kunnen kiezen voor een maximum bedrag van € 500 of het in rekening brengen van minstens 50% van de kosten bij de beroepsbeoefenaar.

In het geval zoals hierboven beschreven zou dat beteken dat [vergunninghouder B] maximaal € 500 sponsort of dat de eigen bijdrage van beroepsbeoefenaren en de vergoeding van de vergunningshouder even hoog zijn. Zoals het hierboven is voorgesteld, valt de vergoeding van € 700 niet binnen de kaders van de Gedragscode.

Vraag 4
De aanvrager stelt de volgende vraag:
Als locatie zijn we voornemens Bilderberg Hotel Oosterbeek te reserveren. Locatie is centraal gelegen en redelijk bereikbaar met OV. Is dit akkoord?

Op grond van artikel 6.4.1 van de Gedragscode dienen vergunninghouders er zorg voor te dragen dat bij het verlenen van gastvrijheid aan beroepsbeoefenaren in het kader van bijeenkomsten en manifestaties deze gastvrijheid a. beperkt blijft tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor de deelname aan de bijeenkomst of manifestatie, b. strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst of manifestatie beoogde doel en c. zich niet uitstrekt tot anderen dan de beroepsbeoefenaren. Bovendien dient d. de bijeenkomst/manifestatie plaats te vinden op een passende locatie. Van de begunstigde wordt op grond van artikel 6.1.3 van de Gedragscode verwacht dat hij bij het aangaan van een financiële relatie nagaat of deze in overeenstemming is met de Gedragscode, waaronder het bepaalde in artikel 6.4.1. Met het verbod op gunstbetoon uit hoofde van artikel 6.1.1 van de Gedragscode wordt gelijk gesteld het doen van een aanbod om verboden gunstbetoon dan wel het aanvaarden daarvan na een dergelijk aanbod.
In de toelichting bij onderdeel d. van artikel 6.4.1 van de Gedragscode staat het volgende:

“Ten aanzien van de locatie van de bijeenkomst/manifestatie bepaalt artikel 6.4.1, laatste alinea dat deze dient plaats te vinden op een passende locatie, waarmee wordt beoogd dat gastvrijheid bescheiden wordt gehouden en uitwassen worden voorkomen. Dit kan zowel een fysieke locatie zijn als een virtuele locatie, zoals bij online nascholing. Getoetst wordt of de locatie:
a. qua uitstraling en faciliteiten ondergeschikt is aan het hoofddoel van de bijeenkomst/manifestatie en
b. qua geografische ligging objectief gerechtvaardigd is.

Een locatie is qua uitstraling en faciliteiten ondergeschikt aan het hoofddoel van de bijeenkomst/manifestatie indien deze niet dermate aantrekkelijk is dat aannemelijk is dat de locatie op zichzelf de reden vormt voor de beroepsbeoefenaar om aan de bijeenkomst/manifestatie deel te nemen (bijvoorbeeld een sterrenrestaurant of een luxe resort). Een locatie met een (zeer) luxe uitstraling (bijvoorbeeld een kasteeltje of landgoed) met uitgebreide faciliteiten, zal niet snel passend zijn voor een wetenschappelijke bijeenkomst.”

Het Bilderberg Hotel Oosterbeek is centraal gelegen in Nederland. De uitstraling van de locatie is verzorgd maar zakelijk. Er zijn zwembad en sauna aanwezig maar dit is geen onderdeel van het zakelijke arrangement.

De locatie wordt passend geacht, onder de voorwaarde dat de uitnodiging voor het event de zakelijke uitstraling weerspiegelt en beroepsbeoefenaren niet worden vergoed voor eventuele ontspanning.

Conclusie
De aanvraag wordt gedeeltelijk en onder voorwaarden goedgekeurd.

3. De kosten

De aan deze adviesaanvraag verbonden kosten zullen separaat aan [X] in rekening worden gebracht.