| Gastvrijheid bij bijeenkomsten en manifestaties |
| 6.4.1 |
Vergunninghouders dragen er zorg voor dat bij het verlenen van gastvrijheid aan beroepsbeoefenaren in het kader van bijeenkomsten en manifestaties deze gastvrijheid:
- beperkt blijft tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor de deelname aan de bijeenkomst of manifestatie; en
- strikt beperkt blijft tot het met de bijeenkomst of manifestatie beoogde doel. Daarbij speelt met name het evenwicht in tijdsbesteding tussen het wetenschappelijk programma en de overige onderdelen een essentiële rol; en
- zich niet uitstrekt tot anderen dan beroepsbeoefenaren;
- Bovendien dient de bijeenkomst/manifestatie plaats te vinden op een passende locatie.
|
| Toelichting |
| Verpleegkundigen |
| 6.4.2 |
Bij het verlenen van gastvrijheid in het kader van bijeenkomsten, wordt onder beroepsbeoefenaar tevens verstaan een verpleegkundige die in de uitoefening van zijn beroep in opdracht van een arts, tandarts of verloskundige geneesmiddelen toedient of verstrekt aan patiënten. |
| Toelichting |
| Verlenen van gastvrijheid |
| 6.4.3 |
Onder het verlenen van gastvrijheid wordt verstaan de vergoeding of het voor rekening nemen van reis-, verblijf- en deelnamekosten van een bijeenkomst/manifestatie. De geboden gastvrijheid mag geen ontspanning (sport, vrije tijdsbesteding en dergelijke) omvatten. |
| Toelichting |
| Sponsoring van een bijeenkomst/manifestatie |
| 6.4.4 |
De eisen die aan het verlenen van gastvrijheid in artikel 6.4.1 worden gesteld gelden niet alleen voor bijeenkomsten of manifestaties die direct of indirect door de vergunninghouder worden georganiseerd, maar ook voor bijeenkomsten of manifestaties die direct of indirect door de vergunninghouder worden gesponsord. Daarbij gelden de volgende eisen:
- de sponsoring dient voorafgaand aan de sponsoring schriftelijk te worden vastgelegd in een overeenkomst. De overeenkomst bevat in ieder geval een precieze omschrijving van de gesponsorde bijeenkomst/manifestatie (inclusief financiële onderbouwing) en van de rechten en verplichtingen van alle betrokken partijen.
- de sponsoring mag zich niet uitstrekken tot andere kosten dan algemene organisatiekosten en gastvrijheidskosten met in achtneming van artikelen 6.4.1 tot en met 6.4.3.
|
| Toelichting |
| Bijeenkomsten |
| 6.4.5 |
Van een bijeenkomst is sprake in de navolgende gevallen:
-
De inhoud van de bijeenkomst is door een wetenschappelijke vereniging of een van de farmaceutische industrie onafhankelijke en door de betrokken beroepsgroep erkende instantie als wetenschappelijk aangemerkt. Niet wie de organisator is, maar de inhoud bepaalt immers het wetenschappelijk karakter.
-
De organisatie is in handen van een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren, wetenschappelijke organisaties of andere van de farmaceutische industrie onafhankelijke groeperingen of instanties, waarbij geldt dat:
-
de organisator bepaalt, geheel onafhankelijk van de betrokken vergunninghouder
-
de inhoud van het programma;
De onderwerpkeuze dient tot stand te komen op basis van de onafhankelijke behoefte van beroepsbeoefenaren (en niet op basis van een willekeurig aanbod van de vergunninghouder).
-
de keuze van de sprekers tijdens de bijeenkomst;
-
de keuze van de locatie
-
de duur van de samenkomst, en
-
voor wie de bijeenkomst openstaat.
-
Indien een spreker banden heeft met de vergunninghouder of een derde partij, dient de objectiviteit van de presentatie te worden getoetst door de desbetreffende (wetenschappelijke) vereniging van beroepsbeoefenaren.
-
De organisatie is in handen of vindt plaats in opdracht van een vergunninghouder en de bijeenkomst is door de CGR preventief beoordeeld op artikel 6.4.1 en op inhoud, waarbij geldt dat:
-
de objectiviteit van de presentaties voldoende gewaarborgd dient te zijn, en
-
het programma voorziet in een onafhankelijke informatiebehoefte van beroepsbeoefenaren.
|
| Toelichting |
| Binnen redelijke perken bij bijeenkomsten |
| 6.4.6 |
In aanvulling op het bepaalde in artikel 6.4.1 aanhef en sub a geldt voor bijeenkomsten dat:
- de voor rekening van de vergunninghouder komende kosten van die gastvrijheid per beroepsbeoefenaar niet meer bedragen dan strikt noodzakelijk en in ieder geval niet meer dan € 500 per keer en € 1500 per jaar; of
- de beroepsbeoefenaar tenminste 50% van alle kosten (reis- en verblijfkosten en de kosten van deelname) zelf draagt; en
- de afspraken over de verleende gastvrijheid zijn vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, waarin de uitvoering helder dient te zijn omschreven. Deze eis geldt niet als de gastvrijheid enkel ziet op deelname aan een door de betrokken vergunninghouder georganiseerde bijeenkomst, zonder dat sprake is van vergoeding van reis- en/of overnachtingskosten.
|
| Toelichting |
| Manifestaties |
| 6.4.7 |
Samenkomsten met een programma dat voorziet in informatiebehoeften van beroepsbeoefenaren die geen bijeenkomst zijn in de zin van artikel 6.4.5, zijn manifestaties. |
|
| Binnen redelijke perken bij manifestaties |
| 6.4.8 |
In aanvulling op het bepaalde in artikel 6.4.1 aanhef en sub a geldt voor manifestaties dat:
- de voor rekening van de vergunninghouder komende kosten van die gastvrijheid per beroepsbeoefenaar niet meer bedragen dan strikt noodzakelijk en in ieder geval niet meer dan € 75 per keer en € 375 per jaar; en
- de afspraken over de verleende gastvrijheid zijn vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, waarin de uitvoering helder dient te zijn omschreven. Deze eis geldt niet als de gastvrijheid enkel ziet op deelname aan een door de betrokken vergunninghouder georganiseerde manifestatie, zonder dat sprake is van vergoeding van reis- en/of overnachtingskosten.
|
| Toelichting |
| Samenkomsten in het buitenland |
| 6.4.9 |
Indien de gastvrijheid ziet op een bijeenkomst/manifestatie die plaatsvindt in het buitenland, dient deze bijeenkomst/manifestatie vooraf ter goedkeuring aan de Codecommissie worden voorgelegd.
Vrijgesteld van deze verplichting zijn buitenlandse bijeenkomsten die qua opzet daadwerkelijk een internationaal karakter hebben en waarvan een belangrijk deel van de sprekers en deelnemers afkomstig zijn uit andere landen dan Nederland en:
- georganiseerd zijn door een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren, door een wetenschappelijke organisatie of andere van de farmaceutische industrie onafhankelijke groeperingen of instanties; of
- waarvan de inhoud door een wetenschappelijke vereniging of een van de farmaceutische industrie onafhankelijke en door de betrokken beroepsgroep erkende instantie als wetenschappelijk is aangemerkt.
|
| Toelichting |