Veel beroepsbeoefenaren zijn werkzaam in een instelling en vormen daarmee een onderdeel van een groter organisatorisch verband. Naast de verantwoordelijkheden die de individuele beroepsbeoefenaren dragen voor het verlenen van goede zorg, dient ook binnen het grotere organisatorische verband zorggedragen te worden voor de systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg. De eindverantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het bestuur van het organisatorische verband. Deze bestuurders dienen op de hoogte te zijn van bepaalde financiële relaties die de in de instellingen werkzame beroepsbeoefenaren met vergunninghouders aangaan, en dienen in bepaalde gevallen daar zelfs toestemming voor te geven.  

Met de raad van bestuur wordt gelijkgesteld degene die onder een andere titel de eindverantwoordelijkheid draagt. Voor volledig solistisch werkzame beroepsbeoefenaren geldt dat zij zelf volledig op de hoogte zijn van en verantwoordelijk voor hun eigen handelen. De regels van dit artikel zijn om die reden niet op hen van toepassing.  

De financiële relaties waar de raad van bestuur van op de hoogte gesteld moeten worden zijn gastvrijheid als bedoeld in artikelen 6.4.4 onder a, 6.4.6 onder 3 en 6.4.8 onder 2, dienstverlening als bedoeld in artikel 6.3.2 en sponsoring als bedoeld in artikel 6.5.3. In het geval van gastvrijheid is sprake van een meldplicht. Dit geldt zowel voor afspraken op individueel niveau met de beroepsbeoefenaren als gesponsorde samenkomsten aan bijvoorbeeld een medische afdeling of samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren waar de betrokken beroepsbeoefenaar voor (mede) verantwoordelijk is. De voorwaarden hiervoor zijn uitgewerkt in lid 1. Voor het aangaan van dienstverlenings- en sponsoringsovereenkomsten is voorafgaande toestemming van de raad van bestuur vereist. De voorwaarden hiervoor zijn uitgewerkt in leden 2 en 3.  

Melden gastvrijheid  

Indien een beroepsbeoefenaar een overeenkomst sluit met een vergunninghouder over het vergoeden van kosten voor deelname aan een bijeenkomst in de zin van de artikelen 6.4.6 onder 3 en 6.4.8 onder 2, dient dit door de beroepsbeoefenaar bij de raad van bestuur te worden gemeld (lid 1). Dit geldt ook in het geval de vergunninghouder de kosten niet aan de beroepsbeoefenaar vergoedt, maar rechtstreeks voor zijn rekening neemt (waardoor de beroepsbeoefenaar deze kosten niet in rekening gebracht krijgt). Wanneer een vergunninghouder een samenkomst sponsort in de zin van artikel 6.4.4, dient de beroepsbeoefenaar die (mede) verantwoordelijk is voor de totstandkoming van de overeenkomst, dit te melden aan de instelling waarvoor de samenkomst relevant is. In alle gevallen zullen de afspraken schriftelijk moeten worden vastgelegd. De meldplicht geldt niet voor deelname van een individuele beroepsbeoefenaar aan een bijeenkomst die door een derde wordt georganiseerd en door een of meerdere vergunninghouders wordt gesponsord. Het komt voor dat een beroepsbeoefenaar werkzaam is bij meerdere instellingen. In dat geval zal de gastvrijheid moeten worden gemeld bij de instelling waar hij/zij in overwegende mate werkzaam is. 

Toestemming (en eventueel melden) dienstverlening en sponsoring 

Indien een beroepsbeoefenaar resp. een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren een dienstverleningsovereenkomst in de zin van artikel 6.3.2 of een sponsorovereenkomst in de zin van de artikel 6.5.3 met een vergunninghouder aangaat, geldt een zwaarder regime. Een melding alleen is dan niet voldoende. In dat geval dient er aantoonbare voorafgaande toestemming te zijn voor het aangaan van de betreffende overeenkomst van de raad van bestuur. Deze goedkeuringsplicht geldt niet alleen voor beroepsbeoefenaren die in loondienst zijn, maar ook voor zorgprofessionals die op andere basis werkzaam zijn, bijv. als vrijgevestigde medisch specialist op basis van een toelatingsovereenkomst. De goedkeuringsplicht geldt ook voor samenwerkingsverbanden die aan de instelling gerelateerd zijn, zoals een vakgroep, een divisie, het MSB of een researchstichting.  

Omdat artikel 6.5.3 onder c in de weg staat van een sponsorrelatie tussen een vergunninghouder en een individuele beroepsbeoefenaar, zal de contractpartij bij sponsoring altijd een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling zijn. Indien de contractspartij de instelling zelf is en de raad van bestuur ondertekent de overeenkomst namens de instelling, staat daarmee vast dat toestemming is gegeven. In alle andere gevallen dient de raad van bestuur akkoord te gaan met de overeenkomst.  

De toestemming moet blijken uit de handtekening van of namens de raad van bestuur op de overeenkomst. Uit deze handtekening volgt dat de raad van bestuur instemt met het aangaan van de betreffende dienstverlenings- of sponsorovereenkomst als zodanig. De medeondertekening hoeft niet te betekenen dat de raad van bestuur daarmee een volwaardige contractspartij bij de overeenkomst is in de zin dat deze ook aansprakelijk wordt voor de volledige uitvoering van de overeenkomst. 

Indien en voor zover raden van bestuur het verlenen van toestemming intern willen delegeren, staat het hen vrij dit naar eigen inzicht te regelen. Wel zal voor vergunninghouders kenbaar moeten zijn aan wie (en eventueel onder welke voorwaarden) deze bevoegdheid gedelegeerd is. Zij moeten zonder al te veel moeite kunnen vaststellen of voldaan is aan het vereiste dat voorafgaande toestemming door of namens de raad van bestuur verkregen is.  

In de praktijk kan het voorkomen dat een beroepsbeoefenaar aan meer dan één instelling verbonden is. In dat geval zou de verplichting om vooraf toestemming te krijgen van meerdere raden van bestuur tot een grote administratieve belasting kunnen leiden. Daarom volstaat in dat geval de goedkeuring van één raad van bestuur, nl. de raad van bestuur van de instelling waarvoor de betreffende overeenkomst het meest relevant is. De raad van bestuur van de andere instelling waar de beroepsbeoefenaar deels ook werkzaam is, dient door de betrokken beroepsbeoefenaar te worden geïnformeerd (lid 5).  

Van geval tot geval zal moeten worden bepaald in welke instelling – als meest relevant – goedkeuring moet worden verkregen en in welke instelling de interactie uitsluitend hoeft te worden gemeld. Bijvoorbeeld: als het gaat om een project dat in opdracht van een vergunninghouder door een beroepsbeoefenaar wordt uitgevoerd die in twee instellingen werkzaam is, is de goedkeuring nodig van de raad van bestuur van het ziekenhuis waarin dat project wordt uitgevoerd. De beroepsbeoefenaar dient de dienstverlening te melden aan de raad van bestuur van het andere ziekenhuis. Een ander voorbeeld is de situatie waarin een vakgroep van medisch specialisten een sponsorovereenkomst aangaat met een vergunninghouder voor de financiering van bijv. een opleidingsplek. De instelling waar de opleiding voornamelijk plaatsvindt, is dan het meest “relevant” en daar dient dan ook toestemming van de raad van bestuur te worden verkregen. Indien een bij die vakgroep betrokken specialist ook nog in een andere instelling werkzaam is, dient in dat ziekenhuis deze sponsoring te worden gemeld.  

Voor vergunninghouders is van belang dat alleen uitvoering kan worden gegeven aan een dienstverlenings- of sponsorovereenkomst als deze is medeondertekend door of namens het bevoegde bestuur van het ziekenhuis. Alvorens uitvoering mag worden gegeven aan de betrokken overeenkomst, dient de vergunninghouder te controleren dat deze is medeondertekend door of namens het bevoegde bestuur. Ziekenhuizen zullen daar op grond van lid 6, procedures voor hebben ingericht. 

Verplichtingen instellingen 

Instellingen hebben een zelfstandige verplichting in het naleven van de voorschriften in de Gedragscode over intern melden resp. voorafgaande toestemming. Op grond van lid 6 dient te zijn voorzien in: 

• een (centrale) procesinrichting m.b.t. tot het verlenen van goedkeuring van sponsor- en dienstverleningsovereenkomsten, met inbegrip van de eventueel gedelegeerde bevoegdheden in dit kader; 

• (centrale) afspraken m.b.t. administratie en financiële uitvoering van de goedgekeurde sponsor- en dienstverleningsovereenkomsten en het afleggen van verantwoording daarover; 

• het inrichten van een (centrale) administratie van de goedgekeurde en gemelde sponsor- en dienstverleningsovereenkomsten. 

Op grond van lid 1 tweede alinea moet worden zorggedragen voor een proces met betrekking tot het melden aan de raad van bestuur van de instelling van betalingen of vergoeding van kosten voor verleende gastvrijheid, met inbegrip van de eventueel gedelegeerde bevoegdheden in dit kader. Het is evident dat daarbij wordt gezorgd voor duidelijke informatie aan beroepsbeoefenaren over dit proces en aandacht is voor de uitvoerbaarheid daarvan. Te denken valt aan een duidelijk format over de aan te leveren informatie en tijdslijnen.  

De Gedragscode stelt geen nadere eisen aan de wijze waar instellingen nader invulling geven aan het bepaalde in lid 1 tweede alinea en lid 6. Ter illustratie wordt verwezen naar de Handreiking Governance financiële relaties zorgprofessionals en industrie. Deze Handreiking is opgesteld in 2023. Versie 2.0 is inmiddels onderschreven door de NVZ, NFU, en FMS  

In algemene zin wordt gewezen op het belang dat ook in het kader van de meld- en toestemmingsprocedures wordt voldaan aan de privacy wetgeving. Aanbevolen wordt hier bij het aangaan van de overeenkomsten rekening mee te houden, bijvoorbeeld door te bepalen dat beide partijen elkaar over een weer toestemming geven om de in de overeenkomst opgenomen persoonsgegevens te verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering en afhandeling van de overeenkomst.  

In verband met de termijn die nodig is om de meld- en toestemmingsprocedures te doorlopen, is het van belang dat alle betrokken partijen zich ervan bewust zijn dat informatie (de schriftelijke afspraken dan wel de overeenkomsten) tijdig beschikbaar is.