Om te voorkomen dat onder de vlag van collectieve sponsoring dingen gebeuren die in strijd zijn met de letter en geest van de Gedragscode, is besloten om de eisen die worden gesteld aan gastvrijheid ook van toepassing te verklaren wanneer een vergunninghouder een bijeenkomst/manifestatie, op welke wijze dan ook, financieel geheel of gedeeltelijk mogelijk maakt. Sponsoring door vergunninghouders van bijeenkomsten en/of manifestaties zijn gelijkgesteld aan het verlenen van gastvrijheid in het kader van bijeenkomsten en/of manifestaties aan individuele beroepsbeoefenaren. Bijeenkomsten en/of manifestaties mogen alleen maar worden georganiseerd of – op welke wijze dan ook –gesponsord wanneer deze bijeenkomsten en/of manifestaties voldoen aan de eisen zoals gesteld in paragraaf 6.4. Vanuit het oogpunt van transparantie dienen de sponsorovereenkomsten voor bijeenkomsten en/of manifestaties schriftelijk te worden vastgelegd, waarin de rechten en plichten van de betrokken partijen, bijvoorbeeld de ter beschikkingstelling van standruimte of het mogen plaatsen van advertenties, helder zijn omschreven.
In Nieuwsbrief 2016/2 zijn nadere aanwijzingen gegeven hoe in geval van sponsoring door een of meer vergunninghouders van een congresorganisatie kan worden geborgd dat aan de gedragsregels van paragraaf 6.4 wordt voldaan. In de eerste plaats dient aan de hand van de begroting van de samenkomst te worden vastgesteld in hoeverre de deelnemers aan de samenkomst worden gesponsord in gastvrijheidskosten. Indien in de begroting sprake is van kosten voor vrijetijdsbesteding, dienen daar eigen bijdragen van deelnemers tegenover te staan. Zoals in artikel 6.4.3 bepaald, mag de door vergunninghouders geboden gastvrijheid geen ontspanning omvatten. Vervolgens dient te worden vastgesteld welke kosten in de begroting gastvrijheidskosten betreffen. Naast reis- en verblijfkosten betreffen dit inschrijvingskosten voor de samenkomst. Inschrijvingskosten dienen te worden onderscheiden van de algemene organisatiekosten van een samenkomst, die in beginsel volledig mogen worden gesponsord (zie de toelichting op artikel 6.4.3). Tot inschrijvingskosten behoren met name die uitgaven die specifiek kunnen worden toegeschreven aan deelnemers, zoals cursusmaterialen en de congrestas. Onvoorziene kosten en een eventueel batig saldo worden uit voorzorg onder gastvrijheidskosten gerekend, tenzij de congresorganisatie aantoont dat de bestemming van het batig saldo in overeenstemming is met de Gedragscode. Welke kosten tot welke categorie uitgaven behoren is nader uitgewerkt in de Handleiding zelfevaluatie gunstbetoon bij aanvraag accreditatie nascholing. Indien de omvang van de gastvrijheidskosten is vastgesteld, kan worden berekend in hoeverre deze zijn gesponsord door vergunninghouders (waarbij de eigen bijdragen van deelnemers, voor zover deze niet zijn bestemd voor kosten die te maken hebben met vrijetijdsbesteding en ontspanning, in mindering kunnen worden gebracht). Door het totaal aan gesponsorde gastvrijheidskosten te delen door het aantal deelnemers, kan de omvang van geboden gastvrijheid per deelnemer worden bepaald. Deze dient te voldoen aan de normen van paragraaf 6.4.
In adviesoordeel A16.005 heeft de Codecommissie het belang aangegeven dat beroepsbeoefenaren in geval van gesponsorde samenkomsten, moeten weten in welke mate sprake is van sponsoring van gastvrijheidskosten (bovenop de zelf betaalde deelnamekosten). Deze zijn voor de beroepsbeoefenaar op grond van artikel 6.4.6 onderdeel 1 gemaximeerd tot € 1.500 per jaar. Het CGR bestuur ziet dit als een verplichting van congresorganisatoren om de gesponsorde gastvrijheidskosten (bovenop de zelf betaalde deelnamekosten) kenbaar te maken aan de deelnemers. Van vergunninghouders wordt verwacht dat zij in de sponsorovereenkomsten congresorganisatoren hierop wijzen. Verwezen wordt naar Nieuwsbrief 2016/2.
Er bestaan ook andere vormen van sponsoring die geen betrekking hebben op bijeenkomsten/manifestaties en waarbij geen rechtstreekse relatie is tussen de ondernemer en de individuele beroepsbeoefenaar. Voor die vormen van sponsoring gelden - zolang het rationele geneesmiddelengebruik niet wordt aangetast - de uitgangspunten en normen, neergelegd in paragraaf 6.5. |