Valt een samenkomst in één van de drie in artikel 6.4.5 genoemde categorieën, dan wordt deze samenkomst gekwalificeerd als bijeenkomst. Dit betekent dat er voor de toegestane gastvrijheid twee opties zijn.
- Een bedrijf kan een bijdrage leveren aan de kosten die strikt noodzakelijk zijn in verhouding tot de duur van de bijeenkomst en in ieder geval niet meer dan € 500 per keer, met een maximum van € 1.500 per jaar (zie artikel 6.4.6 lid 1). Zo zal het vergoeden van het maximum bedrag van € 500 voor gastvrijheid waarschijnlijk alleen aan de orde zijn bij een meerdaagse bijeenkomst.
Zie verder de toelichting op artikel 6.4.4 in geval van gesponsorde bijeenkomsten.
- Men kan ook kiezen voor de optie onder artikel 6.4.6 lid 2. In de praktijk verzorgt een vergunninghouder vaak de logistieke zaken die te maken hebben met het bezoek van een bijeenkomst, zoals de reis, het verblijf en de inschrijving, en declareert (een deel van) deze kosten op enig moment bij de beroepsbeoefenaar. Artikel 6.4.6 lid 2 bepaalt nu dat een vergunninghouder in ieder geval 50% van deze kosten bij de beroepsbeoefenaar in rekening moet brengen. In dat geval wordt er door de evenredige tegenprestatie van de beroepsbeoefenaar van uitgegaan dat geen sprake is van gunstbetoon (zie de toelichting op paragraaf 6.4). Het spreekt voor zich dat een transparante en valide afrekening daaraan ten grondslag dient te liggen, en dat de kosten reëel dienen te zijn.
Iedere bijeenkomst moet tevens voldoen aan de eisen die zijn geformuleerd in de artikelen 7.1.2 en 7.1.3, en (uiteraard) aan de algemene eisen uit artikel 6.4.1.Of aan deze eisen is voldaan, zal van geval tot geval moeten worden beoordeeld.
Bij bijeenkomsten bedoeld onder artikel 6.4.5 leden 1 en 2 heeft een bedrijf geen invloed op de verhouding tussen de door de organisatoren bij die bijeenkomst geboden gastvrijheid en het hoofddoel van de bijeenkomst, omdat zij geen invloed heeft op de organisatie. Bij bijeenkomsten bedoeld in artikel 6.4.5 lid 3, draagt het bedrijf uiteraard wel verantwoording voor een redelijke verhouding tussen de bij die bijeenkomst geboden gastvrijheid en het hoofddoel van de bijeenkomst.
De afspraken over het rechtstreeks verlenen van gastvrijheid aan een beroepsbeoefenaar, dienen helder te worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst. Uit de overeenkomst moet blijken welke bijeenkomst (plaats, datum en duur) het betreft en welke afspraken zijn gemaakt over de vergoeding (in geld of in natura, met of zonder eigen bijdrage) van de gastvrijheidskosten. Op welke wijze de overeenkomst is vormgegeven is vrij en kan dus ook geschieden in een bevestigende brief van de vergunninghouder. De eis dat de overeenkomst schriftelijk moet zijn aangegaan, betekent niet dat deze niet langs elektronische weg (per e-mail) tot stand kan komen (zie artikel 6:227a BW). Hierbij is wel vereist dat de ontvangende partij met de overeenkomst akkoord gaat en dat (per e-mail) bevestigt.
De eis van de schriftelijke overeenkomst geldt niet wanneer een beroepsbeoefenaar enkel gastvrijheid (in de vorm van eten en drinken, congresmaterialen, eventuele parkeerkosten) geniet tijdens een bijeenkomst, georganiseerd door of namens een vergunninghouder, zonder dat sprake is van vergoeding van reis- en/of overnachtingskosten. In dat geval volstaat dat de vergunninghouder de deelnemers de omvang van de geboden gastvrijheidskosten (bovenop de eventueel zelf betaalde deelnamekosten) meedeelt (zie de toelichting onder artikel 6.4.4). |