Als een bijeenkomst niet onder één van de drie categorieën, genoemd in artikel 6.4.5 valt, wordt deze gezien als een manifestatie, mits sprake is van een programma dat voorziet in informatiebehoeften van beroepsbeoefenaren (zie adviesoordelen nrs. A11.042, A13.063 en A13.068). Met de aanpassing van de Beleidsregels gunstbetoon Geneesmiddelenwet per 2018, zijn de bedragen voor gastvrijheid bij manifestaties vastgesteld op een maximum van € 75 per keer en € 375 per jaar.
Ook het aan een beroepsbeoefenaar rechtstreeks vergoeden van gastvrijheidskosten voor deelname aan een manifestatie dient schriftelijk te worden vastgelegd. Dit betekent niet dat de overeenkomst niet langs elektronische weg (per e-mail) tot stand kan komen (zie artikel 6:227a BW). Hierbij is wel vereist dat de ontvangende partij met de overeenkomst akkoord gaat en dat (per e-mail) bevestigt. Er hoeft geen schriftelijke overeenkomst te worden afgesloten wanneer een beroepsbeoefenaar enkel gastvrijheid geniet tijdens een manifestatie, georganiseerd door een vergunninghouder, zonder dat sprake is van vergoeding van reis- en/of overnachtingskosten. In dat geval volstaat dat de vergunninghouder de deelnemers de omvang van de geboden gastvrijheidskosten (bovenop de eventueel zelf betaalde deelnamekosten) meedeelt (zie verder de toelichting bij artikel 6.4.6). |