Hoofdregel is dat de vergunninghouder zorgdraagt voor het aanleveren van de meldingen bij het Transparantieregister Zorg.  
 
Hierop geldt een uitzondering voor het geval een beroepsbeoefenaar of samenwerkingsverband/de instelling een interactie aangaat met een vergunninghouder: 
1. die buiten Nederland is gevestigd, of 
2. die geen lid is van een van de sectororganisaties die zijn aangesloten bij de CGR. 
 
Op grond van de EFPIA Code of Practice dienen vergunninghouders de nationale transparantieregels van Europese landen te volgen, ook al zijn zij niet in het betreffende land gevestigd. In de overeenkomst met in Nederland praktiserende en/of gevestigde ontvangers dient derhalve te worden vastgelegd dat de betrokken financiële relatie rechtstreeks door de buitenlandse vergunninghouder aan het centrale register zal worden aangeboden, dan wel via de verbonden onderneming die in Nederland is gevestigd, zal worden geopenbaard. Voor financiële relaties die niet op deze wijze aan het centrale register worden aangeboden, rust de verplichting tot openbaarmaking in elk geval op de ontvanger, tenzij uitdrukkelijk anders tussen partijen is overeengekomen. 

Of een vergunninghouder is aangesloten bij een van de sectororganisaties die zijn aangesloten bij de CGR is te raadplegen via https://www.cgr.nl/nl-NL/Stichting-CGR/Deelnemers.  
 
De procedure voor aanmelding van gegevens wordt vastgesteld door de stichting TRZ. Meer informatie is te vinden op https://www.transparantieregister.nl/home. Indien een overeenkomst loopt over meerdere jaren, wordt aangeraden om de vergoedingen die in het specifieke jaar zijn gefactureerd, afzonderlijk in het jaar van facturatie te melden in het Transparantieregister Zorg. 

In het vierde lid is de verplichting voor de vergunninghouders vastgelegd om binnen het bedrijf een adequate procedure op te stellen in het kader waarvan de openbaarmaking van hun financiële relaties standaard aan de bepalingen van deze gedragsregels wordt getoetst. Dit betreft een beschrijving van de methodologie, zoals de wijze waarop meerjarige overeenkomsten worden geopenbaard, hoe wordt omgegaan met BTW en hoe rekening wordt gehouden met vreemde valuta. In dit verband zij gewezen op artikel 4.3 van de Gedragscode.