Medische congressen

Februari 2019

1. Welke gastvrijheidskosten mag een vergunninghouder aan individuele beroepsbeoefenaren vergoeden zonder dat ik daartoe de afspraken schriftelijk hoef vast te leggen?
Indien de gastvrijheid zich beperkt tot deelname aan een door de vergunninghouder zelf georganiseerde bijeenkomst, zoals eten, drinken en parkeerkosten, dan hoeven de afspraken met de beroepsbeoefenaar niet schriftelijk te worden vastgelegd. Als individuele reis- en overnachtingskosten worden vergoed, dan moet dit wel schriftelijk worden vastgelegd. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een bevestigingsbrief of -email waarin ook de afspraken worden vastgelegd over het melden van de relatie in het Transparantieregister Zorg.

2. Indien een vergunninghouder aan een groep beroepsbeoefenaren voor een (buiten de vergunninghouder georganiseerde) wetenschappelijke bijeenkomst gastvrijheid verleent en in dat kader een diner organiseert, mogen dan ook andere deelnemers van die bijeenkomst gastvrijheid ontvangen die beperkt is tot het diner?
Ja, indien dit diner in het kader van die wetenschappelijke bijeenkomst wordt georganiseerd, dan is dat toegestaan. Alle deelnemers aan het diner mogen daarbij op gelijke wijze gastvrijheid ontvangen, mits dit past binnen de normen voor gastvrijheid voor wetenschappelijke bijeenkomsten. Gezien het feit dat het diner niet een zelf-georganiseerde bijeenkomst is maar plaatsvindt in het kader van een wetenschappelijke bijeenkomst, dient de deelname van het diner wel schriftelijk te worden vastgelegd en – indien de waarde (in het betreffende kalenderjaar cumulatief) boven € 500 komt, te worden gemeld aan het Transparantieregister Zorg.

3. Tot welk bedrag mogen maaltijdkosten in het kader van gastvrijheid en dienstverlening worden vergoed?
Gastvrijheidskosten mogen alleen worden vergoed wanneer dit strikt noodzakelijk is voor deelname aan de bijeenkomst. In het geval van maaltijden die in Nederland worden genoten geldt een absoluut maximum voor het vergoeden van deze kosten van € 75,- per maaltijd. Voor de maximale maaltijdkosten in het buitenland moet worden aangesloten bij de door EFPIA gepubliceerde bedragen. Indien dit bedrag in het betreffende land hoger ligt dan € 75, moet nog wel rekening worden gehouden met de bovengrens die geldt voor het vergoeden van het totaal van de gastvrijheid (maximaal € 75 in geval van een manifestatie). Indien voor een land geen maximum voor maaltijdkosten is vastgesteld, dan moet worden aangesloten bij de lokale gebruiken.

4. Dient een “no show” (de vergunninghouder maakt wel gastvrijheidskosten maar de beroepsbeoefenaar maakt geen gebruik van de gastvrijheid) te worden aangemerkt als gastvrijheidskosten?
In principe wel, tenzij de “no show” verschoonbaar is wegens persoonlijke omstandigheden (vergelijk met de voorwaarden van een annuleringsverzekering van reizen). Dit geldt alleen voor de gastvrijheidskosten die schriftelijk dienen te worden vastgelegd (dus niet indien een beroepsbeoefenaar geen gebruik maakt van een uitnodiging om deel te nemen aan een door de vergunninghouder zelf-georganiseerde bijeenkomst).

5. Wat mag een vergunninghouder in een stand aanbieden aan de deelnemers van een congres?
Het aanbieden van eten of drinken door een vergunninghouder moet worden gezien als het aanbieden van gastvrijheid en derhalve beperkt blijven tot hetgeen strikt noodzakelijk is. Het is dan ook mogelijk om in het kader van de normale omgangsvormen om bijvoorbeeld een kopje koffie met een koekje of een glas frisdrank of water aan te bieden. Wanneer vanuit de stand eten of drinken op een wervende wijze wordt aangeboden – denk hierbij aan een complete koffiehoek met barista, een sushi-bar of een stroopwafelkraam – dan blijft de gastvrijheid niet beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is. Het is dus niet alleen relevant wat wordt aangeboden, maar ook de wijze waarop iets wordt aangeboden is van belang. Naast het aanbieden van gastvrijheid vanuit een stand is het mogelijk om geschenken aan te bieden. Het geschenk moet dan wel beantwoorden aan de daarvoor geldende regels, die volgen uit art. 6.2.2 van de Gedragscode (en de toelichting).

6. Hoe moet een positief (batig) saldo in de begroting of eindafrekening van een congres worden gekwalificeerd?
Het komt geregeld voor dat congressen worden gesponsord en dat op basis van de begroting en/of de eindafrekening wordt vastgesteld dat sprake is van een positief saldo. Over een dergelijk positief saldo dienen afspraken te worden gemaakt tussen de vergunninghouder en de congresorganisatie. Er zijn verschillende mogelijkheden om met het positief saldo om te gaan:
  1. Algemene sponsoring: Er kan worden afgesproken dat het positieve saldo een algemene sponsoring van de organisatie betreft. In het geval de organisatie bestaat uit een samenwerkingsverband of instelling van beroepsbeoefenaren, dan zal dit project moeten beantwoorden aan de gedragsregels voor sponsoring van projecten (art. 6.5.3 Gedragscode).
  2. Sponsoring van een andere bijeenkomst: Er kan ook worden afgesproken dat het positieve saldo wordt besteed aan de organisatie van een ander congres. In dat geval zal moeten worden vastgesteld dat dit congres ook voldoet aan de regels voor gastvrijheid (hoofdstuk 6.4 Gedragscode). Dit vergt het maken van heldere afspraken over de bijdrage aan het andere congres, omdat moet worden geborgd dat aan de Gedragscode wordt voldaan. Dat betekent dat deze afspraken onder andere in een schriftelijke overeenkomst moeten worden vastgelegd. Het betekent bovendien dat deze (indirecte) sponsoring van vergunninghouders aan een andere bijeenkomst, in de begroting en eindafrekening van dat congres inzichtelijk moet zijn en niet wordt opgevoerd als inkomsten uit de eigen bijdrage van de congresorganisatie.
  3. Vergoeding voor de congresorganisatie: In de praktijk komt het voor dat het positieve saldo ten goede komt aan de congresorganisatie als algemene vergoeding voor de inspanningen van de congresorganisatie. In het geval van instellingen of samenwerkingsverbanden van beroepsbeoefenaren die de bijeenkomst organiseren, is dit alleen mogelijk indien hier daadwerkelijk gemaakte kosten tegenover staan. Deze kosten zouden dan inzichtelijk moeten worden gemaakt in de begroting en eindafrekening (i.p.v. een positief saldo). Wanneer een andere partij optreedt als congresorganisatie kan in beginsel worden afgesproken dat het positief saldo wordt aangemerkt als vergoeding voor deze congresorganisatie. Uit het oogpunt van transparantie is het dan wel wenselijk dat deze vergoeding ook in de begroting als zodanig inzichtelijk wordt gemaakt (i.p.v. een positief saldo).
7. Bij welke partij ligt de verantwoordelijkheid om de voorwaarden m.b.t. de dienstverlening van sprekers na te leven, indien een congres of nascholing door een derde commerciële partij wordt georganiseerd en wordt gesponsord door één of meerdere farmaceutische bedrijven?
In de situatie dat het farmaceutisch bedrijf alleen optreedt als sponsor en geen invloed heeft op de (keuze voor de) sprekers en de inhoud van het programma, dan rust deze verantwoordelijkheid primair op de beroepsbeoefenaar en de commerciële congresorganisatie en niet op het farmaceutisch bedrijf. Indien het farmaceutisch bedrijf dat het congres sponsort  wél invloed heeft op de (keuze voor de) sprekers en de inhoud van het programma, dan komt deze verantwoordelijkheid ook mede bij de betreffende farmaceutische bedrijven te liggen en zullen die zich ervan moeten vergewissen dat de regels worden nageleefd.
 
Wat betreft de openbaarmaking van de dienstverlening in het Transparantieregister Zorg geldt dat alleen de dienstverleningsovereenkomst met de spreker openbaar moet worden gemaakt, wanneer de relatie met de spreker (in)direct moet worden toegerekend aan een bepaald farmaceutisch bedrijf en het totaal van de relaties tussen dat bedrijf en de beroepsbeoefenaar in één jaar meer dan EUR 500 bedraagt. Een sprekersrelatie zou aan een bepaald farmaceutisch bedrijf kunnen worden toegerekend, indien dat bedrijf optreedt als sponsor van een congres en bepaalt dat de betreffende spreker onderdeel uitmaakt van het programma. Wanneer het farmaceutisch bedrijf de enige externe financier is van de bijeenkomst en meer dan 50% van de totale kosten vergoed, dan moet de relatie met de spreker ook aan het farmaceutisch bedrijf worden toegerekend.

8. Indien een beroepsbeoefenaar deelname voor een bijeenkomst annuleert, kwalificeren de gemaakte kosten voor de reis, het verblijf en de deelname als gastvrijheidskosten?
Ja, ongeacht de reden voor de annulering kwalificeren deze daadwerkelijk gemaakte kosten als gastvrijheidskosten. De gastvrijheidskosten die zouden zijn gemaakt, indien de deelname was doorgegaan maar zijn bespaard als gevolg van annulering, kwalificeren niet als gastvrijheidskosten. De vergoeding van gastvrijheidskosten dient op grond van art. 6.4.6, lid 3, Gedragscode schriftelijk te worden vastgelegd en zal moeten worden gemeld aan het Transparantieregister Zorg (mits aan de overige randvoorwaarden voor openbaarmaking wordt voldaan).

9. Wie bepaalt of een advertentie reclame betreft voor een receptgeneesmiddel?
Wanneer de uiting betrekking heeft op een receptgeneesmiddel wordt een aanprijzend karakter snel aangenomen, waardoor sprake is van reclame. De IGJ houdt toezicht op deze regels. Daarnaast kunnen de Codecommissie en Commissie van Beroep van de CGR hier op basis van een klacht of in een advies een oordeel over vellen.
 
10. Gelden de reclameregels ook voor deelnemers uit andere landen?
De bepalingen uit de Gedragscode en de Geneesmiddelenwet zijn gericht op de Nederlandse gezondheidszorg en daarmee op personen die in Nederland werkzaam zijn. Voor buitenlandse deelnemers gelden de regels uit dat betreffende land. Omdat de Europese Geneesmiddelenrichtlijn ook reclameregels bevat, zullen de regels in andere Europese landen op hoofdlijnen vergelijkbaar zijn.
 
11. Mag tijdens een evenement reclame worden gemaakt voor receptgeneesmiddelen, indien slechts een zeer beperkte groep niet-beroepsbeoefenaren deelneemt?
Niet-beroepsbeoefenaren mogen geen kennis nemen van de reclame-uitingen voor receptgeneesmiddelen. Als een evenement mede op hen is gericht, dan moeten voorzieningen worden getroffen. Met uitzondering van personen die onlosmakelijk zijn betrokken bij de operationele uitvoering van het evenement zoals voor medewerkers van farmaceutische bedrijven, de congresorganisator, de congreslocatie en de catering. Indien sprake is van grootschalige internationale congressen, dan kan het toelaatbaar zijn dat een klein deel van de zorgaanbieders die niet kwalificeren als beroepsbeoefenaren passief kennis kunnen nemen van de aanwezig reclame-uitingen voor receptgeneesmiddelen. Dat betekent dat zij niet hoeven te worden geweerd van de standruimte (zie ook onder hoofdstuk 2, paragraaf c), maar nog steeds niet actief mogen worden benaderd met reclame voor receptgeneesmiddelen.
 
12. Is een 5 sterren hotel een passende locatie?
Het aantal sterren geeft een indicatie van de faciliteiten die worden geboden door een locatie. Een 5 sterren hotel zal doorgaans niet als passende locatie worden gezien, maar uiteindelijk is de classificatie of een andere ranking niet het criterium.
 
13. Is een landgoed een passende locatie?
Wanneer het landgoed bekend staat als exclusieve locatie, dan zal dit doorgaans geen passende locatie zijn. De uitstraling is hierbij doorslaggevend en niet zozeer of van de aanwezige faciliteiten gebruik wordt gemaakt.

14. Welk bedrag aan gastvrijheidskosten mag een farmaceutische bedrijf maximaal vergoeden aan niet-beroepsbeoefenaren?
Het vergoeden van kosten voor de reis, het verblijf en de deelname van niet-beroepsbeoefenaren aan samenkomsten is niet toegestaan als daaruit een verkoopbevorderend oogmerk blijkt. Hierbij staat voorop dat de niet-beroepsbeoefenaren in het kader van de bijeenkomst niet worden blootgesteld aan reclame voor receptgeneesmiddelen. Dit maakt dat het vergoeden van deze kosten aan niet-beroepsbeoefenaren in het kader van manifestaties niet geoorloofd is. Wanneer het vergoeden van deze kosten in het kader van wetenschappelijke bijeenkomsten strikt beperkt blijft tot hetgeen noodzakelijk is voor een normale deelname, wordt dit verkoopbevorderend oogmerk niet aangenomen. Indien een verdergaande gastvrijheid wordt geboden, dient de betrokkene daar zelf voor te betalen.
 
15. Maakt het uit of een bijeenkomst slechts ten dele of volledig wordt gefinancierd door farmaceutische bedrijven?
Het belangrijkste verschil is dat wanneer er meerdere inkomstenbronnen zijn, dat het sponsorbedrag van farmaceutische bedrijven lager kan zijn dan de kosten voor gastvrijheid en sprekers of dat deze kosten deels of volledig worden vergoed vanuit de eigen bijdragen van deelnemers. Dan zal op basis van de eigen bijdragen en de hoogte van de sponsoring moeten worden bepaald of aan de grenzen voor gastvrijheid en vergoeding van sprekers wordt voldaan. Indien er geen inkomsten zijn uit de eigen bijdragen van deelnemers, heeft dat tot gevolg dat geen recreatieve/sociale activiteiten zullen altijd vanuit de eigen bijdragen van de deelnemers moeten worden vergoed.
 
16. Wat zijn de gevolgen voor afwijkingen in de eindafrekening van een evenement ten opzichte van de begroting?
Op basis van de werkelijk gemaakte kosten zal worden vastgesteld of aan de reclameregels wordt voldaan. In tegenstelling tot de begroting, geeft de eindafrekening een beeld van de werkelijke kosten. Voor verplichte toetsingen vooraf (bijv. via GAIA of door de Codecommissie) wordt uitgegaan van de begroting en de juistheid van de door de aanvrager aangeleverde gegevens. Achteraf blijven partijen zelf verantwoordelijk voor de naleving van de regels (zie ook onder hoofdstuk 3, paragraaf c, onder iv).
 
17. Hoeveel gastvrijheid mag een beroepsbeoefenaar maximaal per jaar ontvangen?
Voor wetenschappelijke evenementen geldt dat een individuele beroepsbeoefenaar maximaal € 1.500,- per jaar aan gastvrijheid mag ontvangen. Dit jaarlijks maximum geldt voor de totale bijdragen die de beroepsbeoefenaar per farmaceutisch bedrijf ontvangt. Het farmaceutisch bedrijf en beroepsbeoefenaar moeten beiden in de gaten houden of dit jaarlijks maximum niet wordt overschreden. Het is dus van belang dat de beroepsbeoefenaar inzicht krijgt in de gastvrijheid die hij of zij ontvangt. Niet in alle gevallen telt gesponsorde gastvrijheid mee voor het jaarlijks maximum. Indien de beroepsbeoefenaar tenminste de helft van de gastvrijheidskosten voor eigen rekening heeft genomen, dan telt de gastvrijheid voor dat evenement niet mee voor het jaarlijks maximum. De farmaceutische bedrijven hebben een verantwoordelijkheid om na te gaan dat zij als individueel bedrijf niet meer dan het jaarlijks maximum (direct) aan een beroepsbeoefenaar vergoeden. Voor manifestaties geldt een jaarlijks maximum van € 375,- per jaar per farmaceutisch bedrijf, ongeacht of de beroepsbeoefenaar een eigen bijdrage betaalt.  

18. Gelden de maximale uurtarieven voor dienstverlening ook voor sprekers uit het buitenland?
Nee, de Nederlandse reclameregels richten zich op Nederlandse gezondheidszorg. De maximale uurtarieven gelden dus voor beroepsbeoefenaren die in Nederland praktiseren / werkzaam zijn, ook indien de lezing in het buitenland wordt gegeven. Reclameregels uit het land van de spreker kunnen wel ook beperkingen opleggen aan de vergoeding van die spreker.
 
19. Telt de vergoeding van een maaltijd waarvan de waarde onder de € 75,- blijft mee voor de maximale gastvrijheidskosten die een beroepsbeoefenaar mag ontvangen in geval van wetenschappelijke bijeenkomsten (maximum van € 500 of 50% eigen bijdrage)?
Ja, de eis voor maximale maaltijdkosten in Nederland is aanvullend aan het maximumbedrag dat geldt voor de totale gastvrijheidskosten die voor die bijeenkomst maximaal mogen worden gesponsord. Het maximum van € 75,- geldt per individuele maaltijd die wordt genoten (in Nederland). Daarbij geldt ook dat de vergoeding van maaltijdkosten altijd beperkt moet blijven tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor deelname aan de bijeenkomst.
 
20. Is de vergoeding voor congresorganisaties ook aan regels gebonden?
Ja, dat is het geval wanneer deze congresorganisatie een samenwerkingsverband / instelling van beroepsbeoefenaren betreft en sponsorgeld van farmaceutiche bedrijiven ontvangt. In dit geval is sprake van een dienstverlening en hiervoor dient maximaal een marktconform tarief te worden betaald. Indien de congresorganisatie geen samenwerkingsverband / instelling van beroepsbeoefenaren is, dan leggen de reclameregels geen maximum vergoedingen op voor de fee van deze congresorganisaties.
 
21. Kan een andere naamgeving worden gebruikt voor het onderscheid ‘beroepsbeoefenaar’ en ‘niet-beroepsbeoefenaar’?
Een persoon die bevoegd is om geneesmiddelen voor te schrijven en / of ter hand te stellen is wettelijke gedefinieerd als beroepsbeoefenaar. Niet-beroepsbeoefenaar is geen wettelijke term. Het staat partijen vrij om in eigen bewoordingen het onderscheid duidelijk te maken tussen beroepsbeoefenaren en overige deelnemers aan het evenement. Hiervoor kunnen bijv. ook gekleurde badges of lanyards worden gebruikt.
 
22. Tot welke programmaonderdelen kunnen standhouders toegang verkrijgen?
Congresorganisaties maken afspraken met de farmaceutische bedrijven over toegang van hun vertegenwoordigers aan programmaonderdelen. De vertegenwoordigers dienen als zodanig herkenbaar te zijn (met badges).
 
23. Wat is de verantwoordelijkheid van professionele congresorganisaties voor de naleving van de reclameregels?
De Gedragscode bindt alleen de leden van de bij de CGR aangesloten koepelorganisaties. Congresorganisaties zijn dan ook niet direct gebonden aan de Gedragscode, maar wel aan de Geneesmiddelenwet en de beleidsregels. Op basis daarvan zal de congresorganisatie ervoor zorg moeten dragen dat de juiste organisatorische maatregelen worden getroffen zodat de reclameregels worden nageleefd. Hierbij moet worden gedacht aan het verstrekken van badges aan de deelnemers, het borgen dat (ondertekende) dienstverleningsovereenkomsten worden aangegaan met sprekers, het informeren van de beroepsbeoefenaren over de gesponsorde gastvrijheid, het samenstellen van een wetenschappelijk programma, het selecteren van een passende locatie, het opstellen van een deugdelijke begroting etc. Ook zijn farmaceutische bedrijven verplicht om in de sponsorovereenkomst randvoorwaarden te stellen, zodat de sponsorbijdrage conform de Gedragscode wordt aangewend door de congresorganisatie en dit door de sponsor kan worden gecontroleerd. 
 
24. Zijn artsen in opleiding beroepsbeoefenaar?
Ja, dit zijn basisartsen die zelfstandig bevoegd zijn om receptgeneesmiddelen voor te schrijven. Geneeskundestudenten, waaronder co-assistenten, zijn (nog) geen beroepsbeoefenaar.
 
25. Mogen farmaceutische bedrijven side-events organiseren?
Ja, satellietsymposia (of side-events) zijn doorgaans losstaande bijeenkomsten of manifestaties die als zelfstandig evenementen moeten worden gezien waarvoor de toepasselijke regels apart moeten worden toegepast. Wanneer farmaceutische bedrijven specifieke programmaonderdelen van het (hoofd)evenement sponsoren, dan zijn dit geen satellietsympoia en moet de sponsoring worden gezien als een sponsoring die ten goede komt aan het gehele evenement. Dergelijke sponsoringen moeten dan ook inzichtelijk zijn in één totale begroting van dat evenement en hiervoor kunnen geen aparte begrotingen worden aangehouden. Er geldt een uitzondering voor de verplichte preventieve toetsing van satellietsymposia die in het buitenland plaatsvinden en een integraal onderdeel vormen van de hoofdbijeenkomst (zie de toelichting op art. 6.4.9 Gedragscode).
 
26. Wat zijn de regels bij een online programma?
De CGR hanteert het uitgangspunt dat de regels die offline gelden, ook online gelden. Indien een online nascholing (e-learning) wordt aangeboden (die mede is gefinancierd) door farmaceutische bedrijven, dan moet dit worden beoordeeld op basis van de regels voor gastvrijheid. In het geval van een online nascholing kunnen de gastvrijheidskosten bestaan uit drukkosten voor cursusmaterialen voor  deelnemers en inschrijvingsgeld. Bij de inhoudelijke beoordeling van een online programma dient bijzondere aandacht uit te gaan naar de wijze waarop de nascholing wordt aangeboden, het verbod op publieksreclame voor receptgeneesmiddelen en de eis dat geneesmiddelenreclame (indien aanwezig) als zodanig herkenbaar moet zijn.
 
27. Is het mogelijk dat na afloop van het evenement een follow-up / evaluatie gesprek plaatsvindt met de buitendienst van het farmaceutisch bedrijf?
Ja, maar als de congresorganisatie een samenwerkingsverband / instelling van beroepsbeoefenaren betreft (zoals een wetenschappelijke vereniging), dan is terughoudendheid hierbij gepast. Deze contactmomenten moeten dienstig zijn aan de evaluatie van het evenement en mogen geen verkoopbevorderend oogmerk hebben.
 
28. Zijn de Nederlandse reclameregels ook van toepassing als buitenlandse vestigingen optreden als sprake is van buitenlandse sponsor of de organisator?
Ja. Op grond van de EFPIA HCP Code zijn alle bij EFPIA aangesloten farmaceutische bedrijven verplicht om de toepasselijke zelfregulering van het land waar het evenement plaatsvindt, na te leven.
 
29. Hoe dient in de praktijk te worden omgegaan met veranderende regelgeving wanneer in het verleden positief is geoordeeld over de opzet van de bijeenkomst?
Het evenement zal in overeenstemming met de reclameregels moeten plaatsvinden zoals die gelden ten tijde van het evenement. In het geval van wijzigingen van de gedragsregels, hanteert de CGR en de wetgever doorgaans een overgangstermijn. Deze overgangstermijn stelt partijen in staat om – indien nodig – aanpassingen te doen in de opzet van een evenement.