Interne transparantie

Vraag en antwoord intern transparantie (artikel 7.1.5 van de Gedragscode)
 
Vraag 1
Wat betekent interne transparantie?
 
Antwoord:
Interne transparantie betekent dat bepaalde financiële relaties van beroepsbeoefenaren (al dan niet via een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam of aan gelieerd zijn) met vergunninghouders bekend moeten zijn bij de Raad van Bestuur van het ziekenhuis waaraan de beroepsbeoefenaar verbonden is. De verplichting ligt bij de beroepsbeoefenaar: deze moet in voorkomende gevallen de Raad van Bestuur informeren dan wel aantoonbaar toestemming hebben verkregen van de Raad van Bestuur voor het aangaan van de financiële relatie. Indien de beroepsbeoefenaar aan meerdere ziekenhuizen is verbonden, moet de Raad van Bestuur van het meest relevante ziekenhuis op de hoogte worden gesteld of toestemming geven.
 
Vraag 2
Voor welke financiële relaties geldt de verplichting van interne transparantie?
 
Antwoord:
De regels van interne transparantie gelden voor die financiële relaties tussen beroepsbeoefenaren (al dan niet via een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam zijn) en vergunninghouders die op grond van de Gedragscode schriftelijk moeten worden vastgelegd. Dit betekent het volgende:
  1. Voor verleende gastvrijheid aan een beroepsbeoefenaar (al dan niet via een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam zijn) die op grond van artikelen 6.4.6 onder 3 (individuele gastvrijheidsovereenkomst bijeenkomst) of 6.4.8 onder 2 (individuele gastvrijheidsovereenkomst bij manifestatie) schriftelijk moet worden vastgelegd, heeft de beroepsbeoefenaar een meldplicht aan de Raad van Bestuur van het ziekenhuis waaraan hij (in overwegende mate) werkzaam is c.q. zijn hoofdactiviteit uitvoert. Vergunninghouders hebben hierbij geen (afgeleide) verplichtingen.
  2. Voor sponsorovereenkomsten van een samenkomst (bijeenkomst of manifestatie) die op grond van artikel 6.4.4 onder a schriftelijk moet worden vastgelegd, heeft de beroepsbeoefenaar die via een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam zijn,  (mede)verantwoordelijk is voor het aangaan van de sponsorovereenkomst, een meldplicht aan de Raad van Bestuur van het ziekenhuis waarvoor de betrokken gesponsorde samenkomst relevant is. Vergunninghouders hebben hierbij geen (afgeleide) verplichtingen.
  3. Voor een dienstverleningsovereenkomst die op grond van artikel 6.3.2 schriftelijk moet worden vastgelegd, moet de beroepsbeoefenaar (al dan niet via een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam zijn) toestemming krijgen van de Raad van Bestuur alvorens hij uitvoering kan geven aan de overeenkomst. Die toestemming moet blijken uit een handtekening van (of namens) de Raad van Bestuur van het ziekenhuis waarvoor de overeenkomst relevant is.
  4. Voor sponsorovereenkomsten van een project die op grond van artikel 6.5.3 onder f schriftelijk moet worden vastgelegd, met de beroepsbeoefenaar die de overeenkomst via een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam zijn aangaat, toestemming krijgen van de Raad van Bestuur waarvoor de overeenkomst relevant is, alvorens hij uitvoering kan geven aan de overeenkomst. Die toestemming moet blijken uit een handtekening van (of namens) de Raad van Bestuur van het ziekenhuis waaraan de beroepsbeoefenaar is verbonden.
 
 
Vraag 3
Wanneer moet een beroepsbeoefenaar toestemming van de Raad van Bestuur van het ziekenhuis krijgen voor een dienstverlenings- of sponsorovereenkomst die is afgesloten met een rechtspersoon (zogenaamde indirecte relatie)?
 
Antwoord:
Voor de vraag wanneer toestemming nodig is als sprake is van een indirecte relatie (c.q. de dienstverlenings- of sponsorovereenkomst is niet rechtstreeks met de beroepsbeoefenaar aangegaan maar met een rechtspersoon) geldt het volgende:  
  1. Voor een dienstverlenings- of sponsorovereenkomst die is aangegaan met een rechtspersoon (anders dan het ziekenhuis zelf) maar waarbij duidelijk is welke diensten door de betrokken beroepsbeoefenaar worden uitgevoerd voor welke vergunninghouder, geldt dat de beroepsbeoefenaar toestemming moet hebben van de Raad van Bestuur alvorens de dienstverlenings- of sponsorovereenkomst kan worden uitgevoerd. Dit volgt uit het principe van artikel 7.2.1 lid 5.
  2. Voor een dienstverlenings- of sponsorovereenkomst die is aangegaan met een rechtspersoon maar waarbij niet duidelijk is welke diensten door de betrokken beroepsbeoefenaar worden uitgevoerd voor welke vergunninghouder (bijvoorbeeld in het geval meerdere vergunninghouders contractpartner zijn bij de overeenkomst), geldt dat de rechtspersoon toestemming moet hebben van de Raad van Bestuur van het ziekenhuis waar de rechtspersoon mee is gelieerd of waarbinnen de overeenkomst wordt uitgevoerd. Als de rechtspersoon en de overeenkomst geen relatie met een ziekenhuis hebben, is geen toestemming vereist.
 
Vraag 4
Wat houdt de toestemming van de Raad van Bestuur van het ziekenhuis in?
 
Antwoord:
De toestemming betekent dat door of namens de Raad van Bestuur met een handtekening op de overeenkomst is verklaard dat wordt ingestemd met de uitvoering van de overeenkomst door de betrokken beroepsbeoefenaar (al dan niet via een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam zijn). De toestemming mag door de Raad van Bestuur gedelegeerd worden.

De Raad van Bestuur kan ervoor kiezen de overeenkomst mede te ondertekenen en het ziekenhuis juridisch te binden aan de gehele overeenkomst, of de toestemming te beperken tot een handtekening voor “akkoord voor gezien” zonder daarmee gebonden te zijn aan de overeenkomst.
 
Vraag 5
Artikel 7.1.5 lid 2 en 3 bepaalt dat wanneer een beroepsbeoefenaar bij meerdere instellingen werkzaam is, toestemming moet worden verkregen van de Raad van Bestuur van de instelling waarvoor de betrokken overeenkomst relevant is. Wie bepaalt welke instelling voorafgaande toestemming dient te verlenen?
 
Antwoord:
Het is aan de betrokken beroepsbeoefenaar die – al dan niet via een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam zijn – de overeenkomst aangaat, zorg te dragen voor de vereiste toestemming. De vergunninghouder draagt geen verantwoordelijkheid om te controleren of het wel het juiste ziekenhuis is dat goedkeuring heeft gegeven.
 
Vraag 6
Dient de toestemming per overeenkomst te worden gegeven?
 
Antwoord:
De wijze van medeondertekening voor de toestemming is vormvrij. De toestemming kan worden gegeven in een samenwerkingsovereenkomst van het ziekenhuis met een medische staf, msb of vmsd of op basis van een raamovereenkomst van de vergunninghouder met de betrokken beroepsbeoefenaar (al dan niet via een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam zijn).
 
Vraag 7
Voor welke instellingen gelden de interne transparantieregels?
 
Antwoord:
De interne transparantieregels gelden voor ziekenhuizen waar beroepsbeoefenaren werken c.q. hun hoofdactiviteit uitvoeren. Ze gelden niet voor andere categorieën zorginstellingen of patiëntenorganisaties.
 
Vraag 8
In het nieuwe hoofdstuk 7 van de Gedragscode wordt gesproken over het feit dat 2024 een overgangsjaar zal vormen. Wat houdt dat in?
 
Antwoord:
2024 betreft een overgangsjaar voor vergunninghouders om de eigen procedures op orde te hebben. Dat betekent niet dat er in 2024 geen toestemming van de Raad van Bestuur van het ziekenhuis is vereist. De verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van de juiste toestemming ligt in 2024 bij de beroepsbeoefenaar die – al dan niet via een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam zijn – de overeenkomst met een vergunninghouder aangaat. Op grond van de Handreiking van de NVZ/NFU/FMS dienen ziekenhuizen een procesprotocol te hebben over de wijze van toestemming en het administreren daarvan. De Handreiking bepaalt daarover het volgende:
 
“de schriftelijke toestemming van de Raad van Bestuur is vormvrij, dus bijvoorbeeld ook per e-mail. Als het niet wenselijk is dat de Raad van Bestuur door medeondertekening contractpartij wordt, kan toestemming ook apart worden vastgelegd en geadministreerd. Ook ondertekening onder vermelding van akkoord of voor gezien is een optie, zonder dat daarmee de Raad van Bestuur juridisch gebonden wordt aan de overeenkomst zelf. Voor vergunninghouders is het zeer wenselijk dat in één document toestemming wordt gegeven en niet in aparte documenten of correspondentie.”
 
De Handreiking wijkt daarbij af van de Gedragscodes van CGR en GMH, die voor de toestemming medeondertekening van de betrokken overeenkomst voorschrijven.
Nu de Handreiking van de NVZ/NFU/FMS wat betreft de administratieve vereisten niet volledig aansluit bij de Gedragscodes, kan niet van vergunninghouders worden verlangd te controleren dat de toestemming op de wijze die in de Gedragscode wordt voorgeschreven, is verleend. Dit betekent dat in 2024, vergunninghouders mogen uitgaan van een vormvrije toestemming door of namens de Raad van Bestuur die door de beroepsbeoefenaar (of rechtspersoon) waarmee de betrokken overeenkomst is aangegaan, wordt aangeleverd.
 
Vraag 9
Hoe verhoudt het overgangsjaar zich tot de Handreiking Governance financiële relaties zorgprofessionals en industrie 2.0 die het volgende aangeeft:
Pagina 1 “... zodat eind 2023 alle ziekenhuizen compliant zijn aan de geldende regels voor financiële relaties met de industrie”
Pagina 2 “In dit advies over de governance zullen de aanbevelingen daarop vooruitlopen en zijn deze van toepassing op zowel de financiële relaties met de industrie van medische hulpmiddelen als de farmaceutische industrie”
 
Antwoord:
Zie antwoord op vraag 8. Het toestemmingsvereiste geldt vanaf 1 januari 2024, maar voor vergunninghouders geldt een overgangstermijn van 1 jaar om te controleren dat deze toestemming volgens de voorwaarden van de Gedragscode is verleend.
 
Vraag 10
Is er een website voor artsen waar we ook naar kunnen verwijzen voor toelichting op de nieuwe transparantieregels?
 
Antwoord:
De KNMG heeft nieuwsbericht gepubliceerd op Regels aannemen financiële vergoedingen leveranciers gewijzigd | KNMG en ook de website www.hoeblijfikonafhankelijk.nl zal binnenkort worden aangevuld met de nieuwe transparantieregels.
 
Vraag 11
Hoe wordt bepaald welk ziekenhuis mede moet tekenen in het volgende voorbeeld:
Een sponsorverzoek van een wetenschappelijke vereniging, voor sponsoring van een bijeenkomst met een wetenschappelijk programma en sprekers dat op een neutrale locatie in het land wordt aangeboden aan medisch specialisten.
 
Antwoord:
Eerst moet worden vastgesteld welke overeenkomsten er moeten worden afgesloten.
In de eerste plaats een sponsorovereenkomst van de vergunninghouder met de wetenschappelijke vereniging. Als de wetenschappelijke vereniging niet aan een ziekenhuis is verbonden en de gesponsorde activiteit ook niet in een ziekenhuis plaatsvindt, behoeft de overeenkomst niet te worden gemeld aan een Raad van Bestuur van een ziekenhuis.
In de tweede plaats voor de medisch specialisten die deelnemen aan de bijeenkomst geldt dat zolang de verleende gastvrijheid is beperkt tot eten en drinken ter plekke, er geen schriftelijke overeenkomsten hoeven te worden afgesloten en er dus ook geen melding aan een ziekenhuis nodig is.
In de derde plaats. als medisch specialisten worden betaald om tijdens de bijeenkomst te spreken, dient de wetenschappelijke vereniging daarvoor een dienstverleningsovereenkomst af te sluiten. Als de sponsoring voor de bijeenkomst afkomstig is van meerdere vergunninghouders, is er geen sprake van een indirecte relatie van de betrokken medisch specialisten met een vergunninghouder. Er ligt dan geen verantwoordelijkheid bij vergunninghouders om goedkeuring te krijgen van een ziekenhuis. In hoeverre de wetenschappelijke vereniging en de betrokken medisch specialisten die toestemming moet krijgen bij het aangaan van de dienstverleningsovereenkomsten, valt buiten de scope van de Gedragscode.
 
Vraag 12
Hoe wordt bepaald welk ziekenhuis mede moet tekenen in het volgende voorbeeld:
In een medisch genootschap zijn 4 ziekenhuizen vertegenwoordigd met evenredige verantwoordelijkheid. Het genootschap vraagt aan 6 vergunninghouders ieder jaar een sponsoring om 4 regionale refereeravonden mede mogelijk te maken.
 
Antwoord:
De schriftelijke overeenkomsten die moeten worden afgesloten zijn sponsorovereenkomsten tussen het genootschap en de vergunninghouders. Het genootschap is gelieerd aan ten minste 1 ziekenhuis. Dit betekent dat ten minste aan één ziekenhuis (Raad van Bestuur) de overeenkomsten moeten worden gemeld. Vraag is welk ziekenhuis het meest betrokken is. Als het een evenredige verantwoordelijkheid is, volstaat melding aan één ziekenhuis.
 
Vraag 13
Klopt de aanname dat de kosten van gastvrijheid voor deelname aan een door een vergunninghouder georganiseerde nascholing moet worden gemeld aan de Raad van Bestuur, zowel door ingehuurde sprekers als door de deelnemers? Is het voorgaande ook het geval bij een door een vergunninghouder gesponsorde nascholing?
 
Antwoord:
Gastvrijheid geboden op basis van een schriftelijke overeenkomst dient door de beroepsbeoefenaar gemeld te worden aan de Raad van Bestuur. Als de geboden gastvrijheid zich beperkt tot enkel eten en drinken (dus er is geen sprake van de vergoeding van reis- en/of overnachtingskosten), dan hoeft er geen schriftelijke overeenkomst te worden afgesloten en dus ook geen melding plaats te vinden bij de Raad van Bestuur van het ziekenhuis.
Als er gastvrijheid wordt geboden die wel schriftelijk moet worden vastgelegd (in geval van bijvoorbeeld vergoeding van reis-, verblijf- of inschrijfkosten), dan is wel een schriftelijke overeenkomst vereist waarin de afspraken helder zijn vastgelegd. De overeenkomst is verder vormvrij en mag in de vorm van een uitnodigingsbrief, mits helder is dat er sprake is van overeenstemming met de betrokken arts.
Als een beroepsbeoefenaar optreedt als spreker, dan is sprake van dienstverlening waarvoor een dienstverleningsovereenkomst moet worden afgesloten. Deze overeenkomst behoeft voorafgaande goedkeuring van de Raad van Bestuur van het ziekenhuis waaraan de beroepsbeoefenaar is verbonden. De overeenkomst bevat afspraken over honorarium en onkosten. Als de spreker tevens deelnemer is aan een nascholingsbijeenkomst waarbij alleen eten en drinken in natura wordt aangeboden binnen de regels dat geen schriftelijke overeenkomst is vereist, dan hoeven deze kosten ook niet in de dienstverleningsovereenkomst te worden opgenomen als onkosten.
Voor de sponsoring van een nascholing dient een schriftelijke overeenkomst te worden afgesloten met de gesponsorde (niet zijnde een individuele beroepsbeoefenaar maar een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een instelling waarin beroepsbeoefenaren werkzaam zijn). De beroepsbeoefenaar die (mede) verantwoordelijk is voor de totstandkoming van de overeenkomst, dient de overeenkomst te melden aan de Raad van Bestuur van het ziekenhuis dat bij de gesponsorde bijeenkomst is betrokken.