Transparantie

1. Welke financiële relaties vallen onder de gedragsregels voor openbaarmaking?
Onder de gedragsregels voor openbaarmaking vallen alleen financiële relaties die gebaseerd zijn op dienstverlenings-, gastvrijheids- of sponsoringsovereenkomsten onder de werkingssfeer van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame.
Onder dienstverlening vallen activiteiten als:

consultancy;
adviesraad;
spreker;
overige diensten;
onkosten.

Onder gastvrijheidskosten vallen reis-, verblijf- en deelnamekosten aan een bijeenkomst die volgens de Gedragscode schriftelijk dienen te worden vastgelegd (zie artikelen 6.4.6, derde lid en 6.4.8, tweede lid)

Onder sponsoring vallen activiteiten als:

sponsoring van wetenschappelijke bijeenkomsten en andere samenkomsten;
sponsoring van zorgactiviteiten zoals de financiering van een project van een ziekenhuis.

2. Wat valt buiten de gedragsregels voor openbaarmaking?
Buiten de regeling vallen:

betalingen die in totaal per jaar per beroepsbeoefenaar, instelling of samenwerkingsverband niet hoger zijn dan € 500;
geschenken van geringe waarde die van betekenis zijn voor de praktijk van de beroepsbeoefenaar, en marges en kortingen verband houdend met handelsrelaties.

3. Moeten financiële relaties inclusief of exclusief BTW worden geregistreerd?
Voor het bepalen of de bedragen inclusief of exclusief BTW moeten worden geregistreerd, volgt de CGR de fiscale regels. In de toelichting op art. 7.2 van de Gedragscode wordt hierop een nadere toelichting gegeven. Dit leidt tot het volgende overzicht:

Exclusief: BTW

Honorarium dienstverlening beroepsbeoefenaar
Honorarium dienstverlening instelling
Sponsoring samenkomst (voor zover daar diensten - zoals stand- en advertentieruimte - tegenover staan)

Inclusief BTW:

Onkosten dienstverlening
Sponsoring instelling
Sponsoring samenkomst zonder tegenprestatie
Sponsoring collectieve / individuele gastvrijheid

4. Gelden de gedragsregels voor openbaarmaking ook ten aanzien van bruikleen?

Indien een apparaat in bruikleen wordt gegeven in het kader van een dienstverleningsovereenkomst, dan dient te worden gezien als onkosten, die in het kader van dienstverlening separaat moeten worden geregistreerd.
Indien apparatuur aan een samenwerkingsverband of instelling als bruikleen ter beschikking wordt gesteld, dan betreft dit (een onderdeel van) sponsoring.
De economische waarde van hetgeen in bruikleen is gegeven dient per kalenderjaar te worden bepaald aan de hand van de afschrijvingskosten van het apparaat.
De relatie met de beroepsbeoefenaar respectievelijk het samenwerkingsverband of de instelling dient te worden geregistreerd indien de (cumulatieve) waarde van de financiële relatie(s) in een jaar meer bedraagt dan € 500.

5. Dienen vergoedingen voor stand- of advertentieruimte openbaar te worden gemaakt?
Afhankelijk van de gemaakte afspraken kunnen afspraken over het plaatsen van een stand tijdens een samenkomst of het recht een advertentie te plaatsen in een vakblad of op een website worden beschouwd als een vorm van sponsoring of dienstverlening. Indien de financiële relatie die hiermee gepaard gaat, moet worden toegeschreven aan een instelling of samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of patiëntenorganisatie, dan dient deze financiële relatie te worden geopenbaard. Dit geldt ongeacht of sprake is van een op zichzelf staande afspraak of dat de stand- of advertentieruimte onderdeel is van een sponsoring of dienstverlening. Uiteraard vindt openbaarmaking pas plaats indien het totaal van de financiële relaties met de betreffende partij hoger is dan € 500 in het betreffende kalenderjaar.

6. Wie moet als begunstigde worden geregistreerd?
De gedragsregels voor openbaarmaking gaan er vanuit dat de naam van de beroepsbeoefenaar wordt geregistreerd die feitelijk de werkzaamheden verricht, ongeacht of de beroepsbeoefenaar de begunstigde van de vergoeding is of niet. Indien een dienstverleningsovereenkomst wordt afgesloten met een instelling (of een derde partij die namens de instelling optreedt) of indien de vergoeding aan de instelling (daaronder ook begrepen de derde die namens de instelling optreedt) of een daaraan gelieerd onderzoeksfonds wordt betaald, dan dient vanaf 2015 de financiële relatie met de instelling buiten beschouwing te worden gelaten en dient uitsluitend de financiële relatie te worden geregistreerd met de beroepsbeoefenaar of beroepsbeoefenaren die het werk daadwerkelijk uitvoert/uitvoeren (het honorarium dat in de begroting aan de betrokken beroepsbeoefena(a)r(en) kan worden toegekend). Er is dus vanaf 2015 niet langer sprake van een dubbeltelling. Op de website van het Transparantieregister Zorg is expliciet aangegeven dat de weergegeven bedragen bij de persoonsnamen van beroepsbeoefenaren alleen iets zeggen over de intensiteit van de dienstverlening en niets over het inkomen dat de beroepsbeoefenaar in het kader van de dienstverlening ontvangt.

8. Indien een vergunninghouder een sponsoringsovereenkomst aangaat met een organisatiebureau dat in opdracht van een vereniging van beroepsbeoefenaren een congres organiseert, dient deze overeenkomst dan te worden geregistreerd?
Ja, de sponsoringsovereenkomst dient te worden geregistreerd alsof deze is aangegaan met de betrokken vereniging van beroepsbeoefenaren. Dat geldt ook in de situatue dat een organisatiebureau in opdracht handelt van een instelling of ander samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren of een patiëntenorganisatie.

9. Gelden de gedragsregels voor openbaarmaking ook voor arbeidsrelaties met beroepsbeoefenaren?
Indien een beroepsbeoefenaar naast zijn/haar praktijk in deeltijd in dienst is bij een vergunninghouder, dan valt deze relatie onder de gedragsregels voor openbaarmaking als dienstverleningsovereenkomst.

10. Gelden de gedragsregels voor openbaarmaking ook indien een in Nederland praktiserend beroepsbeoefenaar een dienstverleningsovereenkomst afsluit met een in het buitenland gevestigde vergunninghouder?
Ja, de gedragsregels voor openbaarmaking gelden voor de relaties die in Nederland praktiserende beroepsbeoefenaren hebben met farmaceutische bedrijven, ongeacht waar het farmaceutische bedrijf is gevestigd. De verantwoordelijkheid voor het melden moet worden vastgelegd in de onderliggende schriftelijke overeenkomst. Het feit dat een relatie bestaat met een buitenlands(e vestiging van een) farmaceutisch bedrijf doet niets af aan deze gedeelde verantwoordelijkheid.

11. Moeten financiële relaties met verpleegkundigen worden geregistreerd?
Verpleegkundig specialisten (ook wel: 'nurse practioners'), gespecialiseerd (long-, diabetes- en oncologie) verpleegkundigen worden als beroepsbeoefenaar aangemerkt, indien zij beschikken over voorschrijfbevoegdheid. Derhalve zullen financiële relaties met deze verpleegkundigen ook moeten worden gemeld in het Transparantieregister Zorg. Verpleegkundigen die uitsluitend in opdracht van een beroepsbeoefenaar geneesmiddelen toedienen of verstrekken worden voor gastvrijheid voor wetenschappelijke bijeenkomsten beschouwd als beroepsbeoefenaar. Deze individuele gastvrijheid aan verpleegkundigen moet dan ook worden geregistreerd.

12. In welk jaar moet een financiële relatie worden geregistreerd?
Het moment waarop de betaling wordt uitgevoerd is leidend voor het jaar waarin de registratie moet plaatsvinden. Hiermee volgen de gedragsregels voor openbaarmaking de fiscale regelgeving en wordt ook aangesloten bij de belastingopgave voor uitbetaalde bedragen aan derden (IB 47).

13. Wie moet de financiële relatie melden?
Afgesproken is dat transacties met Nederlandse farmaceutische bedrijven door het desbetreffende bedrijf worden gemeld. De verantwoordelijkheid voor het melden moet worden vastgelegd in de onderliggende schriftelijke overeenkomst. Het feit dat een relatie bestaat met een buitenlands(e vestiging van een) farmaceutisch bedrijf doet niets af aan deze gedeelde verantwoordelijkheid.

14. Indien een beroepsbeoefenaar deelname voor een bijeenkomst annuleert, moeten de gemaakte gastvrijheidskosten dan worden gemeld aan het Transparantieregister Zorg?
Ja, ongeacht de reden voor de annulering kwalificeren deze daadwerkelijk gemaakte kosten als gastvrijheidskosten. De gastvrijheidskosten die zouden zijn gemaakt, indien de deelname was doorgegaan maar zijn bespaard als gevolg van annulering, kwalificeren niet als gastvrijheidskosten. De vergoeding van gastvrijheidskosten dient op grond van art. 6.4.6, lid 3, Gedragscode schriftelijk te worden vastgelegd en zal moeten worden gemeld aan het Transparantieregister Zorg (mits aan de overige randvoorwaarden voor openbaarmaking wordt voldaan).

15. Wanneer moet een financiële relaties die een congresorganisator aangaat met individuele zorgaanbieders worden toegeschreven aan een farmaceutisch bedrijf?
Toeschrijving zal in ieder geval moeten plaatsvinden wanneer de congresorganisator uit hoofde van een opdrachtovereenkomst uit naam handelt van het farmaceutisch bedrijf. Ook wanneer het farmaceutisch bedrijf invloed uitoefent op de selectie van een individuele zorgaanbieder, bijv. als spreker of deelnemer, zal de relatie met deze zorgaanbieder aan het farmaceutisch bedrijf moeten worden toegeschreven. Tot slot vindt toeschrijving van de relaties met individuele zorgaanbieders plaats, indien het farmaceutisch bedrijf optreedt als enige (externe) financier van de activiteit en dit bedrijf meer dan 50% van de totale kosten van de activiteit voor haar rekening neemt.

16. Kan een aantal financiële relaties van dezelfde categorie geaggregeerd worden gemeld aan het Transparantieregister Zorg?
Strikt genomen is het niet strijd met de Gedragscode om deze relaties geaggregeerd te melden, mits deze in dezelfde categorie vallen en in dezelfde overeenkomst zijn vastgelegd. Uit het oogpunt van transparantie heeft het echter voorkeur om individuele relaties apart (als aparte regel) te melden, zodat het duidelijk is dat een samenwerking uit meerdere individuele relaties bestaat.

17. Welke organisaties worden aangemerkt als patiëntenorganisatie?
In art. 6.6.3 van de Gedragscode is bepaald dat patiëntenorganisaties non-profit organisaties zijn die overwegend zijn samengesteld uit patiënten en/of verzorgers van patiënten of andere verzorgers vertegenwoordigen. Hieronder worden ook gerekend de overkoepelende organisaties waartoe de non-profit organisatie behoort. Daarnaast gaat het ook om organisaties die de behoeften van patiënten of verzorgers ondersteunen, zoals fondsenwervende organisaties.